Mzdy - Hromadný sběr dat pro registr pojištěnců na ČSSZ

vydání: 20050628 - verze: 11

Dle zákona č. 424/2003 Sb. jsou organizace a malé organizace povinny do 31. července 2005 předložit příslušné okresní správě sociálního zabezpečení seznam svých zaměstnanců. Tento hromadný sběr seznamu zaměstnanců je možné provést:

Elektronickým podáním seznamu zaměstnanců ve formátu datové věty přes Portál veřejné správy (dále PVS) - ve Variu pomocí doplňku Elektronická podání odeslání souboru na PVS
Elektronickým podáním seznamu zaměstnanců na datovém médiu podepsané zaručeným elektronickým podpisem - ve Variu pomocí doplňku Elektronická podání uložením na datové médium
Na datovém médiu - předepsaný textový soubor v CSV formátu na disketě/CD a tištěný seznam z MS Word - ve Variu pomocí exportu z tiskového formuláře Nemocenské pojištění do MS Excel a tisku z MS Word
V papírové formě - ve Variu tiskem do doporučeného formuláře

Základem pro hromadný sběr pro všechny formy je tiskový formulář Nemocenské pojištění. Do něj je možné potřebné informace načíst z Varia, upravit je, uložit zpět do Varia a provést jejich elektronické odeslání přes PVS, provést export do MS Excel pro získání CSV formátu a vytištění.

1. Spuštění TF Nemocenské pojištění

Tiskový formulář Nemocenské pojištění má dvě funkce:
1. Přípravu dat pro jednorázový hromadný sběr a jejich elektronické podání nebo export do MS Excel a tisk z MS Word
2. Tisk nových přihlášek, změn, oprav a odhlášek od 1. 7. 2005 nebo jejich elektronické podání doplňkem Elektronická podání.
Funkce pro tisk (tlačítko Tisk, volba rozsahu tisku, kopie) je tedy možné použít pouze pro tisk běžných příhlášek a odhlášek, nikoli pro hromadný sběr dat. Tisk hromadného sběru je možný pouze z MS Word podle bodu 6 po předchozí přípravě dat podle bodu 2-4.
Nový tiskový formulář je k dispozici po aktualizaci Varia a je dostupný běžným způsobem volbou Soubor|Tisk. Při načtení dat z Varia se pro hromadný sběr vyberou všechny pracovní poměry, které vznikly před 1. 7. 2005, trvají po 30. 6. 2005 a zakládají účast na nemocenském pojištění (tzn. mají vyplněné pole Činnost v pracovním poměru). To znamená, že výběr proběhne ze všech knih agendy Personalistika bez ohledu na zadaný rozsah tisku.

2. Vyplnění údajů v dialogu Možnosti

V zobrazeném dialogu Možnosti je nutné vyplnit následující údaje:

Okres org. jednotky ČSSZ - výběr ze seznamu kódů okresů podle příslušné správy SP
Akce - výběr volby 4 - Hromadný sběr velké organizace nebo 6 - Hromadný sběr malé organizace
Datum vyhotovení - vyplní se aktuální datum
Variabilní symbol - doplní se z dialogu Platby z typu platby Sociální pojištění z pole Variabilní symbol
IČ - doplní se IČ firmy
Stát IČ - výběr ze seznamu, výchozí je kód pro Českou republiku

3. Načtení dat z Varia

Klepnutím na tlačítko Načíst se provede přenesení údajů potřebných pro tisk a export. Pro pole, která je nutné vyplnit kódem se systém pokusí nalézt k hodnotě z Varia odpovídající kód v číselníku. Pokud kód není nalezen, je nutné hodnotu doplnit v tiskovém formuláři. Pokud hodnota není vyplněna v poli Občanství a Stát trvalého pobytu, není je nutné do Varia doplňovat, systém automaticky doplní výchozí kód CZ.

4. Zobrazení, úprava a kontrola dat

Před vlastním exportem nebo tiskem je vhodné provést úpravu a kontrolu dat. Tu je možné provést v dialozích agendy Personalistika nebo po načtení do tiskového formuláře ještě před exportem. Pokud se úprava provede v tiskovém formuláři, je možné následně data přenést zpět do Varia. Před exportem zpět do Varia zkontrolujte, zda jsou načtená data úplná, aby zpětným exportem nedošlo ke ztrátě dat.

Pomocí tlačítka Zobrazit se otevře dialog, kde je možné provést úpravu údajů, zkontrolovat úplnost údajů a provést export zpět do Varia. Načtením údajů se do dialogu Zaměstnanci přenesou dosud zadané údaje a další je možné pohodlně doplnit s využitím číselníků. Úpravy lze provádět v tabulce nebo po poklepání na pole Pracovní poměr nebo tlačítko Detail v detailním formuláři Zaměstnanec. Záznamy ve formuláři Zaměstnanci je možné přidávat (případně odstraňovat) bez ohledu na existující záznamy v agendě Personalistika.

Údaje hromadného sběru:

Většina polí je shodná s podklady pro evidenční listy. Některá pole jsou nově povinná, některá jen pro velké organizace, některá i pro malé. Klepnutím na tlačítko Kontrola je možné zkontrolovat, zda jsou vyplněna všechna povinná pole ve vztahu k poli Akce.

Číslo okresu - TF Nemocenské pojištění - dialog Možnosti - pole Okres org. jednotky ČSSZ
Rodné číslo - dialog Pracovník - pole Rodné číslo
Příjmení - dialog Pracovník - pole Příjmení
Předchozí příjmení - dialog Pracovník - pole Dřívější příjmení
Jméno - dialog Pracovník - pole Křestní
Datum narození - dialog Pracovník - pole Datum narození
Rodné příjmení - dialog Pracovník - pole Rodné jméno
Místo narození - dialog Pracovník - pole Místo narození
Pohlaví - z rodného čísla - dialog Pracovník
Rodinný stav - dialog Pracovník - pole Stav. Toto pole je povinné pro velké orgnaizace a je nutné použít kód z číselníku. Nejrychlejším způsobem vyplnění je načtení dat z Varia do tiskového formuláře a výběr hodnoty ze seznamu pro jednotlivé záznamy. Další možností je ve Variu uživatelsky připojit nad pole Stav číselník s hodnotami:
svobodný(á)
ženatý (vdaná)
rozvedený(á)
ovdovělý(á)
a doplnit tento údaj ve Variu.
Státní občanství - dialog Pracovník - pole Občanství. Pro toto pole je nutné použít kód z číselníku. Pokud je ve Variu v poli Občanství hodnota ČR, CR, CZ, Česká republika nebo je pole prázdné, použije se při načtení z Varia kód CZ. V tiskovém formuláři je možné použít číselník.
Adresa trvalého bydliště:
Ulice - dialog Pracovník - pole Ulice
Číslo popisné - dialog Pracovník - pole Ulice
Obec - dialog Pracovník - pole Město
PSČ - dialog Pracovník - pole PSČ
Stát - dialog Pracovník - pole Stát. Pro toto pole je nutné použít kód z číselníku. Pokud pole není ve Variu vyplněné, doplní se při načtení z Varia kód CZ. V tiskovém formuláři je možné použít číselník.
Adresa pobytu v ČR, je-li trvalý pobyt mimo ČR:
Ulice - dialog Pracovník, tlačítko Přihláška SP
Číslo popisné - dialog Pracovník, tlačítko Přihláška SP
Obec - dialog Pracovník, tlačítko Přihláška SP
PSČ - dialog Pracovník, tlačítko Přihláška SP, zadávejte bez mezer
Identifikace zaměstnavatele a informace o zaměstnání:
Variabilní symbol - TF Nemocenské pojištění - dialog Možnosti - pole Variabilní symbol
IČ - TF Nemocenské pojištění - dialog Možnosti - pole IČ
Stát, který IČ vydal - TF Nemocenské pojištění - dialog Možnosti - pole Stát IČ
Datum vstupu do zaměstnání - dialog Pracovní poměr - pole Datum nástupu
Druh činnosti - dialog Pracovní poměr - pole Činnost
Identifikace posledního cizozemského nositele pojištění:
Název cizozemského nositele pojištění - dialog Pracovník, tlačítko Přihláška SP
Ulice - dialog Pracovník, tlačítko Přihláška SP
Číslo pojistné - dialog Pracovník, tlačítko Přihláška SP
Post Code - dialog Pracovník, tlačítko Přihláška SP
Obec - dialog Pracovník, tlačítko Přihláška SP
Stát - dialog Pracovník, tlačítko Přihláška SP
Číslo cizozemského pojištění - dialog Pracovník, tlačítko Přihláška SP

Klepnutím na tlačítko Export do Varia se vyplněné údaje přenesou zpět do Varia. Přenášejí se data z dialogu Pracovník, které mají odpovídající ekvivalent v datové struktuře Varia. Z polí s kódem se do polí Varia nepřenesou kódy, ale odpovídající hodnoty z číselníku. Tuto akci je nutné provést před případnou aktualizací Varia (resp. tiskového formuláře), jinak dojde k jejich ztrátě a je nutné je znovu načíst z Varia.

5. Elektronické podání

Klepnutím na tlačítko Elektronické podání se provede vytvoření xml souboru do vybraného adresáře. Otevře se doplněk Elektronická podání, pokud je nainstalován. Instalaci licencovaného doplňku najdete na Mzdy - Doplněk Elektronická podání. Popis odeslání podání pomocí doplňku najdete v článku Mzdy - Elektronická podání - nový typ podání Nemocenské pojištění.

6. Export do MS Excel a MS Word

V případě akce 4 - Hromadný sběr velké organizace nebo 6 - Hromadný sběr malé organizace je možné provést export do šablon xls a doc. Šablony jsou k dispozici na Mzdy - šablony pro export. Nelze použít šablony, které jsou k dispozici na ČSSZ. Pomocí šablon je možné vytvořit CSV soubor a dokument pro tisk údajů hromadného sběru.
1. Po klepnutí na tlačítko Export do MS Excel se určí složka, do které byly umístěny šablony (PRIHL-O.xls, PRIHL-O.doc, resp. PRIHL-MO.xls, PRIHL-MO.doc) a vybere se příslušná xls šablona podle typu organizace. Do tohoto souboru se přenesou data z Varia, která zkontrolujte.
2. Zavřením souboru se ve stejné složce vytvoří soubor organizace.csv (resp. mo.csv), který nahrajte na disketu nebo CD.
3. Otevřete PRIHLseznam-O.doc (resp. PRIHLseznam-MO.doc) ve stejném adresáři, klepněte na tlačítko Sloučit a zobrazí se formuláře s daty z xls souboru. Tyto formuláře vytiskněte, orazítkujte, podepište a předejte spolu se souborem organizace.csv (resp. mo.csv) na OSSZ.

7. Tisk

Klepnutím na tlačítko Tisk je možné vytisknout data hromadného sběru do doporučených formulářů společně s průvodním dopisem. Připraven je tisk pro malé i velké organizace včetně zadaných cizozemských nositelů pojištění. Bez ohledu na zvolený rozsah tisku pro aktuální knihu se tisknou všechny záznamy, které jsou po načtení v tabulce Nemocenské pojištění.