Knihy a číselné řady

 

Nastavení knihy

Při práci s agendami máte možnost nastavit vlastnosti jednotlivých knih šablony, podle kterých se vytvářejí nové záznamy, povolené druhy dokladů vystavovaných do knih a jejich číselné řady atd. Tyto vlastnosti nastavíte v dialogu Možnosti knihy:

  • Vyberete příkaz Možnosti z místní nabídky pro tabulku agendy
    nebo
  • Vyberete příkaz Nástroje | Možnosti
    Systém zobrazí dialog Možnosti - karta Moduly - vyberte konkrétní modul + Možnosti - karta Agendy - vyberte agendu v rámci modulu a tlačítkem Možnosti se již dostanete na možnost upravit nastavení připravených knih nebo vytvořit novou knihu případně ji přejmenovat. Dále zde naleznete nástroje pro úpravu tiskových výstupů (pokud máte nainstalovanou plnou verzi MS Access), exportů a nebo oprávnění k funkcím agendy.


Na kartě Knihy vyberete požadovanou knihu ze seznamu dostupných knih.
Klepnete na tlačítko Možnosti

 

Zobrazí se dialog Možnosti knihy, kde můžete provést požadovaná nastavení

Poznámka: dialog Možnosti knihy je stejný ve všech agendách, liší se jen přístupností některých nastavení - podle kontextu (v některých agendách nemá smysl určitá nastavení provádět, proto jsou někde tyto karty skryté).

 

Karta Obecné

Na této kartě je v poli Kniha zobrazen název knihy, jejíž nastavení provádíte. Toto pole nemůžete změnit.

Ve skupině Tisk nastavíte výchozí tiskový formulář pro knihu. Výchozí tiskový formulář knihy se tiskne po klepnutí na tlačítko Tisk na panelu nástrojů (nebo klávesou Ctrl + P - podívejte se na možnosti definovat vlastní klávesové zkratky).

Ve skupině Šablony je zobrazen název výchozí šablony (šablona, podle které se vytvářejí nové záznamy do knihy při klepnutí na tlačítko Nový záznam na panelu nástrojů). Seznam Šablona zobrazuje šablony dostupné v dané knize (při zakládání nového záznamu do knihy můžete výběrem příkazu Soubor | Nový zobrazit seznam těchto šablon, ze kterého si vyberete, podle které šablony chcete záznam vytvořit).
V této skupině můžete přidat novou šablonu, přejmenovat ji, odstranit či nastavit jako výchozí, klepnutím na příslušné tlačítko.

Na kartě také nastavíte informace týkající se účetních operací.

Účtovat doklady v knize zaškrtnete, pokud se budou doklady z knihy účtovat, doklady jsou pak v modulu Účetnictví nabízeny k zaúčtování (například doklady z knihy faktur se účtovat budou, ale doklady z knihy Zálohové faktury se neúčtují)

Konto číslo konta, na které se budou doklady knihy účtovat (konto dokladu lze dodatečně upravit přímo při vystavení dokladu)

Měna - přednastavený kód cizí měny

 

Karta Povolené záznamy

Na kartě definujete doklady, které chcete v knize povolit, tzn. jaké typy dokladů se budou nabízet v seznamu Doklad při vytvoření nového záznamu.

Povolené doklady jsou zobrazeny v seznamu Doklady povolené v knize.

Typickým příkladem je vytvoření několika knih vydaných dokladů: Vydané faktury, Vydané dobropisy a Vydané zálohové faktury. Pro každou z těchto knih nastavíte pouze jeden typ přípustných dokladů, pak se nestane, že omylem založíte fakturu do knihy dobropisů.

 

Karta Číselné řady

 

Na kartě se definují číselné řady pro doklady.

V celém systému musí mít každý doklad jedinečné číslo (ať se jedná o vydaný doklad, přijatý doklad, zakázku, objednávku apod.). Proto jakmile vytvoříte novou knihu dokladů, musíte odlišit pomocí nastavení, číselnou řadu dokladů v této knize tak, aby nemohlo dojít k duplicitě v rámci celého systému. Systém číselných řad si dobře rozmyslete ještě před začátkem používání systému.

Můžete definovat číselnou řadu v jedné knize společnou pro všechny záznamy (např. faktury a dobropisy v jedné číselné řadě) a nebo různou pro různé záznamy (např. v pokladně odlišit číselně příjmové a výdajové pokladní doklady).

Pro Vydané doklady používejte pouze čísla. Usnadníte tak identifikaci dokladů prostřednictvím variabilního čísla při platbě prostřednictvím banky. Jako variabilní symbol může být uveden pouze číselný výraz. Navíc banka na výpisu z účtu neuvádí nuly na začátku variabilního symbolu.

Pro ostatní doklady doporučujeme používat písemné zkratky (např. PP- pokladní doklad přijatý, PV pokladní doklad vydaný, SV skladový doklad vydaný apod.).

Pokud budete vyměňovat doklady mezi svými pobočkami, je potřeba odlišit číselné řady dokladů odlišovat i v rámci těchto poboček (do zkratky dokladu uvést i odlišení pobočky).

Poznámka: s číselným dokladem je zacházeno jako s textovým řetězcem, tzn. že se používá abecední řazení, z tohoto důvodu:

Čísla dokladů v knize by měly mít stejnou délku: např. SV982350, SV980151 (a ne SV98151) je třeba si dopředu rozmyslet, kolik dokladů budete vystavovat (viz. nastavení pole Číslo).

Při používání rozlišení číselné řady pomocí čísla roku, měsíce a dne je důležité použít pro řazení pořadí: rok, měsíc, den, např. SV200303-001, SV03001 apod.

Prefix: libovolná předpona – může naznačit o jaký doklad jde: například FV – faktura vydaná, SV – Sklad - výdejka apod (zkratky: YY - dvojčíslí roku, "FV" - pevný text musí být v uvozovkách...)

Číslo: do pole nastavíte masku pro číslo (předpis tvaru čísla), například požadujete doplnit pořadové číslo dokladu na čtyři místa: 0001, 0025, 0155 - usnadníte si tak řazení

Suffix - libovolná přípona (stejné jako předpona)

 

Dialog Možnosti knihy - Stav počítadla

V dialogu je zobrazen počet řádků (stav počítadla) v knize. Podle těchto hodnot generuje systém nová čísla záznamů. Tyto hodnoty můžete upravovat.

Pokud používáte jen jednu číselnou řadu (např. v knize faktur), nastavíte požadovanou hodnotu počítadla do pole Počet řádek, pokud více číselných řad v jedné knize (příjmy a výdeje), je potřeba nastavení provést pro všechny typy záznymů postupně.

Pokud odstraníte naposledy vytvořený záznam v knize a chcete při vytvoření nového záznamu pokračovat v číslování podle předešlého záznamu (nechcete mít v číslech dokladů mezeru), upravte stav počítadla snižte číslo příjmu či výdeje (podle typu odstraněného dokladu) o jednu.
Pokud číslo dokladu zahrnuje i měsíc vystavení, můžete číslovat doklady v rámce měsíce: po přechodu do dalšího měsíce (před vystavením prvního dokladu v měsíci) počítadlo vynulujete v měsíci se začne číslovat od 1.

 

Karta Šablony

Na této kartě definujete šablony = předlohy pro vytvoření nových záznamů do knih.

Pro každou šablonu můžete definovat výchozí hodnoty pro záznamy: hodnoty, které se nastaví při zakládání nového záznamu do knihy pro jednotlivá pole.

Jak?

1. Vyberete ze seznamu požadovanou šablonu - a její Možnosti

- na kartě Obecné můžete zatrhnout, zda Položky vyplní uživatel (standardní nastavení) nebo Položky budou vyplněny podle šablony (= doklad už bude mít určité položky, u kterých můžete hodnoty opravit - upravit cenu nebo popis - určeno například pro předdefinování určitých typů režijních faktur nebo interních dokladů)

2. KARTA NOVÝ ZÁZNAM - Nadefinujete hodnoty jednotlivých polí pro záznamy:

a) do sloupce Pole zadáte název pole (vyberete ho ze seznamu), pro které chcete nastavit výchozí hodnotu

b) do sloupce Výchozí hodnota zapíšete požadovanou hodnotu nebo výraz (viz. Příklady výrazů)

3. KARTA NOVÁ POLOŽKA - Nadefinujete hodnoty polí pro položky záznamu (položky faktury, příjemky...):

a) klepnete na záložku Nová Položka

b) do sloupce Pole zadáte název pole (vyberete ho ze seznamu), pro které chcete nastavit výchozí hodnotu

c) do sloupce Výchozí hodnota zapíšete požadovanou hodnotu nebo výraz (viz. Příklady výrazů)

Doporučení: nastavte výchozí hodnoty pro pole:

  • Konstantní symbol
  • Způsob úhrady
  • Datum zdanitelného plnění pro vydané doklady nikoliv však pro přijaté (u přijatých dokladů se toto pole opisuje z dokladu). Datum zdanitelného plnění určuje, zda se jedná o daňový či nedaňový doklad.
  • Zaokrouhlování součtu a DPH
  • Zobrazit - pole slouží pro určení zobrazení na kartě Položky - Vše, Bez čísla, Bez jednotek - doporučujeme toto upravit v případě, že nepoužíváte v některé knize skladové položky (např. v pokladně) nebo jednotkové ceny, nebo používáte sklad, ale ne katalogové číslo
  • pro položky pak Jednotky, ev. Sazba DPH a předkontaci (pokud zadáváte zboží z katalogu, pak se tyto údaje mohou stahovat z nastavení z katalogu), Sklad (pokud jde o zboží skladem)

Karta Oprávnění

Na kartě je možné definovat oprávnění ke knize.

 

Karta Předkontace

V Podformuláři definujete názvy, které se zobrazují v seznamu Předkontace na položkách dokladu (měly by to být názvy srozumitelné i pro laickou obsluhu, např. Prodej zboží, Prodej služeb apod.). Účetní k jednotlivým předkontacím přiřadí konta, na které se bude účtovat. Pokud chcete název předkontace nabízet jen v určitém typu dokladu, vyberete ho ze seznamu Doklad.

Poznámka: pokud nepoužíváte modul účetnictví, můžete Předkontace využít pro pozdější analýzu struktury výnosů: filtrováním položek dokladu podle jednotlivých hodnot předkontací .