Zaúčtování dokladů pomocí průvodce

 

Průvodce zaúčtováním dokladů

 

Doklady, které evidujete v systému, nemusíte účtovat ručně, ale s využitím průvodce.

Výběrem příkazu Účetnictví | Průvodce zaúčtováním zobrazíte Průvodce zaúčtováním dokladů.

V jednotlivých krocích průvodce vyberete z jaké knihy a k jakému datu chcete doklady zaúčtovat, do jakého období atd. Systém poté zaúčtuje doklady - vystaví do deníku účetní zápisy, prvotní doklady nastaví jako zaúčtované.

Doklady, které obsahují položky ve stavu "K úhradě" není možné zaúčtovat.

Pokud Vario na takový doklad v průběhu zaúčtování narazí, zobrazí hlášku "Na dokladu ... jsou neuhrazené položky. Nelze zaúčtovat." Průběh zaúčtování se ukončí.

Položky ve stavu "K úhradě" je třeba před zaúčtováním uhradit nebo změnit jejich způsob zaúčtování.

 

1. krok

Zadáte datum, ke kterému se mají doklady zaúčtovat (datum vzniku dokladů). K zaúčtování se pak budou brát doklady stejného a staršího data.

V poli se nabízí datum včerejší, aby nebyly zaúčtovány doklady, na kterých se ještě pracuje. Datum můžete samozřejmě upravit.

Pokud chcete zpracovat jen některé doklady z určité knihy, nikoliv jen souvislou řadu, pak zaškrtněte pole Zobrazit jednotlivé doklady.

 

2. krok

(na něj se dostanete klepnutím na tlačítko Další)

Ze seznamu vyberete jednu či více knih (deníků), ze kterých chcete doklady účtovat (pro kontrolu je u každé knihy uveden i počet nezaúčtovaných dokladů):

Klepnutím na knihu ji vyberete (opětovným klepnutím výběr zrušíte)

V případě, že budete účtovat jednotlivé doklady, musíte ze seznamu nejdříve vybrat knihu, ze které budete doklady účtovat a poté označit konkrétní doklad nebo doklady.

 

3. krok

(na něj se dostanete klepnutím na tlačítko Další)

Nastavíte, jakým způsobem chcete kontrolovat doklady při zpracovávání:

 

  • Zobrazovat každý zpracovávaný doklad při zpracování se zobrazí každý doklad (účetní zápis) pro zkontrolování či úpravu konta, střediska apod. po zavření tohoto dokladu (dialogu) bude systém pokračovat v zaúčtování dalších dokladů.

     

  • Zobrazovat doklad jen při nejasnostech nebo neznámé předkontaci při zpracování dokladu, který není předkontován vám systém dá možnost jak pokračovat:

    Zobrazit doklad (účetní zápis) pro okamžitou kontrolu a úpravu zápisu: klepnete na tlačítko Ano systém zobrazí dialog deník , po provedení úprav dialog uzavřete klepnutím na tlačítko OK a systém bude pokračovat v účtování dalších dokladů

    Nezobrazovat doklad, pokračovat v účtování, úpravu můžete provést později: klepnete na tlačítko Ne

    Ukončit účtování dokladů: klepnete na tlačítko Storno systém nebude pokračovat v účtování dokladů (můžete je zaúčtovat později);všechny dosud zpracovávané doklady zaúčtovány budou

     

  • Nezobrazovat, při nejasnostech přejít na další doklad = rychlé zaúčtování při zpracování se doklady, které nejsou předkontovány nebudou zobrazovat, konta můžete doplnit do deníku ručně až po zaúčtování všech požadovaných dokladů (viz. úprava účetního zápisu)

Zaškrtnutím pole Seskupovat položky dokladů můžete položky dokladu, které se účtují stejně seskupit na jeden řádek deníku. V opačném případě bude každá položka dokladu na zvláštním řádku deníku.

 

4. krok

(na něj se dostanete klepnutím na tlačítko Další)

Ze seznamu knih vyberete, do kterého deníku chcete doklady zaúčtovat.

Poté nastavíte, do jakého období se budou doklady v deníku účtovat:

Podle data dokladu (období v účetnictví se nastaví podle data vystavení dokladu)

Podle zdanitelného plnění (období v účetnictví se nastaví podle data zdanitelného plnění na dokladu, pokud není vyplněné, pak podle data vystavení dokladu)

Vše na období můžete zadat číslo období, do kterého se budou zpracovávané doklady účtovat (bez ohledu na to, jaké datum je vyplněno na dokladu, doklad se po zaúčtování zařadí do zvoleného účetního období - tuto volbu můžete použít na přijaté doklady, kdy přišly se zpožděním a nelze již odvést DPH podle data zdanitelného plnění, ale až v následujícím měsíci - tisk pak nastavíte ne podle zdanitelného plnění, ale podle účetního období)

Poznámka: Pokud máte v prvotní evidenci např. v modulu Přijaté doklady na kartě Obecné v dialogu Více datumů v poli Datum účetního případu zadané datum, má toto datum přednost před datem dokladu nebo datem zdanitelného plnění.

 

5. krok

(na něj se dostanete klepnutím na tlačítko Další)

Zaškrtnutím pole Po zaúčtování zobrazit jen nové doklady můžete po zaúčtování nechat zobrazit jen nově vytvořené účetní zápisy (bude použit filtr na záznamy) tak můžete jednoduše zkontrolovat nově zaúčtované doklady nebo k nim vytisknout předkontace (rozsah tisku podle filtru tabulky).

Pokud chcete provést nějaké změny, můžete se vrátit do předchozího kroku - klepnutím na tlačítko Zpět.

 

6. krok

Dialog uzavřete:

 

  • Klepnete na tlačítko Dokončit systém zaúčtuje doklady podle nastavených požadavků a zobrazí se dialog zobrazující průběh zaúčtování . Zpracovávané prvotní doklady se v systému označí jako zaúčtované a zabrání se tak jejich nechtěným úpravám.

     

  • Klepnete na tlačítko Storno - tak celou akci stornujete (zaúčtování nebude provedeno).

Po zaúčtování můžete provést kontrolu, zda vše sedí, zda jsou vyplněná konta, zda jsou všechna konta v rozvrhu, můžete překontrolovat součty dokladů apod. prostřednictvím funkce Kontrola zaúčtováno.

K právě zaúčtovaným dokladům (pokud jste zaškrtli volbu Zobrazit jen zaúčtované doklady) můžete vytisknout předkontace, které připojíte k prvotním dokladům.

 

Účtování řádku Oprava DPH

 

Průvodce zaúčtováním účtuje řádky Oprava DPH, které vznikají na faktuře, pokud je DPH na daňovém dokladu o přijetí platby počítaná shora.

Prvotní doklad - řádek vznikne automaticky při navázání zálohové faktury. Předkontace se vyplní automaticky. Částka je uvedena pouze ve sloupci DPH a je to součet rozdílu základu daně a z něj vypočtené DPH. Řádek nelze ručně měnit, je ve stavu Záloha.

Přiznání k DPH - do přiznání k DPH se doklad započte se správným základem daně a DPH (částka z prvotního dokladu se rozpočítá).

Nastavení účtu pro předkontaci - v modulu Účetnictví v Možnostech předkontací si pro každou knihu, kde se řádek Oprava DPH bude vyskytovat, nastavte předkontaci Oprava DPH. Není nutné text vypisovat, klikněte na poslední řádek a z nabídky vyberte příslušnou předkontaci.

Do předkontace MD a D vyplňte účty, které se mají použít. Zaúčtování proběhne přesně podle zápisu, tedy účet MD proti účtu D.

Zaúčtování - řádek se zaúčtuje automaticky s fakturou. Nyní se pro vyrovnání účtu DPH zaúčtuje celá částka řádku Oprava DPH z prvotního dokladu. Pokud bude v knize chybět nastavení předkontace Oprava DPH, zobrazí se v průvodci zaúčtováním standardní chybová hláška "Není zadaný účet MD nebo D".