Zaúčtování dokladů do Peněžního deníku

Doklady, které evidujete v systému, nemusíte účtovat ručně, ale s využitím průvodce.

Výběrem příkazu Agenda/Zaúčtování dokladů... zobrazíte Průvodce zaúčtováním dokladů.

  • Vyberete, z jaké knihy a k jakému datu chcete doklady zaúčtovat. Systém poté zaúčtuje doklady - vystaví do deníku účetní zápisy a prvotní doklady nastaví jako zaúčtované.

 

Průvodce zaúčtováním navrhuje tyto typy dokladů:

  • Pokladna
  • Bankovní výpis
  • Interní doklad
  • Daňový doklad o přijetí platby pro faktury přijaté
  • Daňový doklad o přijetí platby pro faktury vydané 

 

1. Zvolte datum, ke kterému se mají doklady zaúčtovat (datum vzniku dokladů):

  • do včerejška
  • do dneška
  • do konce minulého měsíce
  • do konkrétního data (k zaúčtování se pak budou brát doklady stejného a staršího data)
  • Jen moje doklady
  • Jen uzamčené doklady 
     

Výběr dokladů k zaúčtování

 

  • Ze seznamu vyberete jednu či více knih (dokladů), ze kterých chcete účtovat (pro kontrolu je u každé knihy uveden i počet nezaúčtovaných dokladů):
  • Klepnutím na zatržítko CheckBox - Zatržítko v poli sloupce Kniha/Doklad vyberete (opětovným klepnutím výběr zrušíte).
  • Klepnutím na Plus zobrazíte "strom" Ostatních dokladů.

 

2. Tlačítkem Možnosti zaúčtování... vyvoláte stejnojmenný dialog, ve kterém nastavíte, jakým způsobem chcete kontrolovat doklady při zpracování.

  • Nastavení potvrďte klepnutím na tlačítko OK.

 

Výběr účetního deníku a způsob účtování

 

  • Zaškrtnutím pole CheckBox - Zatržítko Seskupovat položky dokladů můžete položky dokladu, které se účtují stejně, seskupit na jeden řádek deníku. V opačném případě bude každá položka dokladu na zvláštním řádku deníku.

 

Radio button - Přepínač Zobrazovat všechny zpracovávané doklady

  • Při zpracování se zobrazí každý doklad (účetní zápis) pro zkontrolování či úpravu konta, střediska apod. Po zavření tohoto dokladu (dialogu) bude systém pokračovat v zaúčtování dalších dokladů.

 

Radio button - Přepínač Zobrazovat doklad jen při nejasnostech (např. neznámé předkontaci) při zpracování dokladu, který není předkontován, vám systém nabídne, jak pokračovat:

  • Zobrazit doklad (účetní zápis) pro okamžitou kontrolu a úpravu zápisu: klepnete na tlačítko Ano systém zobrazí dialog Deník. Po provedení úprav dialog uzavřete klepnutím na tlačítko OK a systém bude pokračovat v účtování dalších dokladů.
  • Nezobrazovat doklad, pokračovat v účtování, úpravu můžete provést později: klepnete na tlačítko Ne.

 

Radio button - Přepínač Nezobrazovat (při nejasnostech přejít na další doklad) = rychlé zaúčtování. Při zpracování se doklady, které nejsou předkontovány, nebudou zobrazovat. Konta můžete doplnit do Deníku ručně až po zaúčtování všech požadovaných dokladů.

Zaškrtnutím pole CheckBox - Zatržítko Po zaúčtování zobrazit jen nové doklady můžete po zaúčtování nechat zobrazit jen nově vytvořené účetní zápisy (bude použit filtr na záznamy) . Tak můžete jednoduše zkontrolovat nově zaúčtované doklady nebo k nim vytisknout předkontace (rozsah tisku podle filtru tabulky).

Způsoby zaúčtování částečných plateb

V možnostech zaúčtování je možno nastavit volbu CheckBox - Zatržítko Při částečné úhradě faktury rozpouštět dle pořadí řádek a pokud je tato volba zaškrtnuta, tak ještě CheckBox - Zatržítko Upřednostnit DPH při částečné úhradě. Z toho plynou tři způsoby zaúčtování dokladů, pokud je faktura hrazena více platbami či libovolným počtem záloh a doplatků.

A. Poměrové zaúčtování

Při poměrovém zaúčtování (dosavadní způsob práce) se při účtování částečné platby vypočte poměr úhrady a celkové částky faktury, tímto poměrem se vynásobí všechny řádky, včetně hodnoty DPH a takto jsou zaúčtovány. Při každé částečné platbě je tedy účtována alikvotní část na celou strukturu nákladů faktury.

B. Prioritní zaúčtování dle pořadí položek

Při tomto způsobu rozúčtování se náklady uplatňují podle pořadí položek na prvotním dokladu. Tímto způsobem můžete tedy ovlivnit strukturu umořování nákladů (např. upřednostnění umoření nákladů na materiál a teprve následnými platbami uplatňujete služby atp.).

C. Upřednostnění DPH

Dnes již byla zrušena povinnost upřednostnit DPH, nicméně zvykově se ve většině firem stále dodržuje. Jedná se o to, že při prioritním zaúčtováním se o DPH účtuje před všemi ostatními položkami. Teprve, když je rozúčtováno DPH celé faktury, přistoupí se k účtování dalších nákladů.

Vyúčtování zálohových faktur

Při účtování zálohové faktury je provedeno uplatnění zálohové faktury ve struktuře nákladů či výnosů na této faktuře uvedené. Pokud tedy položky na zálohové faktuře neodpovídají položkám na daňové faktuře, potom se při zaúčtování vše upraví na správné hodnoty.

Faktura plně hrazená zálohou

Jedná se o situaci, kdy je faktura plně hrazená zálohou, tedy je zaplacena záloha a poté vystavena faktura na stejnou částku. Tato faktura by nebyla rozúčtována, neboť nedojde k žádné platbě této faktury. To vadí nejen pro absenci příznaku zaúčtování, ale především o výše uvedené vyrovnání nákladových položek v případě, že na zálohové faktuře jsou uvedena jiná konta než na faktuře daňové a kvůli zaúčtování DPH.

Tato situace se řeší pravidelným spouštěním volby Účtování nehrazené faktury... z menu Agendy. Tato volba vytvoří interní doklady, ve kterých jsou vyplněny všechny plně zálohou hrazené faktury. Zaúčtováním interního dokladu (navrhuje se v průvodci zaúčtováním) potom dojde k rozúčtování těchto faktur.

Daňový doklad o přijetí platby

Zákon ukládá povinnost účtovat o DPH v okamžiku vystavení Daňového dokladu o přijetí platby. V průvodci zaúčtováním jsou tedy zobrazeny všechny přijaté i vydané DDoPP a při zaúčtování provedou odpočet DPH od nákladových/výnosových položek hrazené zálohové faktury a jeho zaúčtování na příslušné konto DPH.

Reverse charge

Na dokladu je dopsán řádek se shodnou částkou v cizí měně a sazbou DPH pro samozdanění a typem zdanitelného plnění. Při zaúčtování se poté provede výpočet DPH a jeho zaúčtování na konto Výdej DPH. Pokud je plátce osvobozen od platby (tedy typ zdanitelného plnění nekončí na 3), potom se současně účtuje stejná částka na Příjem DPH.

Kurzové rozdíly

Při platbě se provede rozúčtování placené faktury v částkách, které byly na faktuře uvedeny (tedy kurzem faktury) a rozdíl oproti platbě je vyčíslen jako kurzový rozdíl.

Zakázky a střediska

V dané chvíli je nastavení způsobů zaúčtování středisek a zakázek v Možnostech zaúčtování nevyužívané.

Sumarizace řádků se stejnou předkontací

Dnes vlastně existují dva způsoby zpracování. U poměrného rozúčtování dochází k sumarizaci řádků se stejnou předkontací (neboť pořadí řádků není důležité), zatímco u prioritního k němu nedochází.

 

3. Klepnutím na tlačítko Zaúčtovat... systém zaúčtuje doklady podle nastavených požadavků a zobrazí se dialog zobrazující průběh zaúčtování. Zpracovávané prvotní doklady se v systému označí jako zaúčtované a zabrání se tak jejich nechtěným úpravám.

  • Tlačítkem Storno celou akci odvoláte (zaúčtování nebude provedeno). 

Tlačítko Kontrola zaúčtováno

Funkce vyhledá doklady označené jako zaúčtované, které chybí v deníku.

 

Související dokumenty