Průvodce vystavení objednávek (Objednávky)

K objednání produktů a služeb doporučujeme používat Průvodce vystavení objednávek, který prohledá celý systém, zjistí, které produkty chybí na skladu podle zvolené metody a strategie objednávání (chybějící produkty ze zakázek, nedostatečné množství produktů na skladě) a nabídne vám je k objednání u dodavatele a poté tuto objednávku za vás vystaví.

Obsah:

Nastavení průvodce

Při prvním spuštění vás průvodce vyzve k nastavení parametrů v několika krocích.

Nastavení můžete později změnit v možnostech agendy Objednávky.

Nastavení parametrů průvodce

Dodavatelé a ceny

V prvním kroku vyberete, kterým způsobem se bude zjišťovat dodavatel a cena produktu.

Dodavatelé a ceny

 

Adjudication Dodavatel z katalogu, cena z ceníku Externí odkaz

Použije se dodavatel na katalogové kartě, cena z nákupního ceníku dodavatele.

 

Adjudication Dodavatel i cena z katalogu Externí odkaz

Použije se dodavatel a nákupní cena na katalogové kartě.

 

Adjudication Dodavatel s nejnižší cenou, cena z ceníku Externí odkaz

Průvodce se pokusí najít dodavatele s nejnižší cenou v nákupním ceníku. 

 

Cena načtená do průvodce se vloží do objednávky jen v případě, že je způsob vložení ceny do objednávky nastaven na Cena z průvodce.

Cena na objednávce 

Vyberte, která cena se vloží do objednávky.

Cena na objednávce

  • Cena z průvodce
    Do položky se vloží cena z průvodce. Pokud jste cenu v průvodci upravili, vloží se upravená cena.
  • Cena dle běžné cenotvorby
    Do položky se načte cena dle cenotvorby, jako byste vložili produkt do dokladu ručně.

Datum dodání

Přejete si, aby systém vyplnil doporučené datum dodání ke každé položce?

Datum dodání

  • Vyplňovat datum dodání
    Datum dodání položky objednávky bude vyplněno hodnotou podle plánu objednání. Tato hodnota respektuje požadované datum dodání na zakázce.
  • Nevyplňovat datum dodání
    Datum dodání zůstane prázdné.

Nastavení parametrů průvodce uloženo

CheckBox - Zatržítko 2 (Zobrazení) Volbou data dodání je nastavení ukončeno a zvolené parametry uloženy.

Dialog Možnosti Altus Vario

Výše jmenované volby naleznete uložené v dialogu Možnosti Altus Vario/Agenda Objednávky. Kdykoli později můžete změnit nastavení:

  • metody objednání,
  • způsobu vyhledání dodavatele a ceny,
  • způsobu vložení položky do objednávky,
  • vkládání data dodání na objednávku.

Volby pro nastavení průvodce v dialogu Možnosti Altus Vario

Funkce průvodce vystavení objednávek

Průvodce objednáním pracuje ve dvou režimech:

  • V modulu Objednávky se nabízí všechny sklady. Průvodce objednává typy produktů kromě výrobků a polotovarů na výrobních skladech.
  • V modulu Výroba při objednání materiálu pro výrobní zakázky se nabízí pouze výrobní sklady. Průvodce objednává produkty typu Výrobek a Polotovar.

 → Prostřednictvím Průvodce lze objednávat PRODUKTY:

Dokumenty související s objednáním PRODUKTŮ: Vystavit výrobní zakázky, Nastavení modulu Výroba, Stavy položek výrobní zakázky.

Prostřednictvím Průvodce lze objednávat SLUŽBY:

  • Pro objednání služby vytvořte v zakázce položku s produktem typu služba nebo bez produktu a nastavte stav položky na objednat.
  • Průvodce nabídne k objednání všechny položky zakázky ve stavu objednat. Stav služby v zakázce se změní na OBJEDNÁNO. Konečným stavem je DODÁNO, tento stav lze nastavit jak na objednávce, tak na zakázce. Nastavením na jednom z dokladů se nastaví stav i na druhém.

Dokumenty související s objednáváním SLUŽEB: Stavy položky zakázky pro funkci objednávání služeb, Příklad objednání produktů a služeb od subdodavatelů, Stavy položky objednávky pro funkci objednávání služeb.

Práce s průvodcem vystavení objednávek

Prostřednictvím Průvodce lze objednávat PRODUKTY a SLUŽBY zároveň:

  • Jestliže vyberete CheckBox - Zatržítko PRODUKTY i CheckBox - Zatržítko SLUŽBY, položky k objednání se načtou pod sebe do jednoho okna Průvodce (bod 5) a lze je tudíž vybrat společně na jednu objednávku.

1. Objednat produkty a nebo služby

Průvodce spustíte z menu Agenda (Nástroje agendy) / Průvodce vystavení objednávek...

Dialog Vystavení objednávek - objednat produkty a nebo služby

Obrázek 1: Dialog Vystavení objednávek – objednat produkty a nebo služby.

2. Generovat nový plán objednání

Vytváření plánu objednání není spuštěné automaticky při každém použití průvodce. V okně průvodce (obr. 2) máte volbu, zda chcete plán generovat či nikoli. V záhlaví je informace, kdy a kým byl naposled plán vygenerován.

Výchozí volba je Radio button - Přepínač Ano, pokud plán nebyl nikdy vytvořen nebo je den starý, a Radio button - Přepínač Ne, když byl plán vytvořen téhož dne.

Poznámka: Plán objednání se generuje kvůli řešení závislostí mezi produkty. Například v případě výroby sestavuje požadavky na materiál na výrobu jednotlivých polotovarů a bere v úvahu, že polotovary se skládají z jiných polotovarů. Obdobně řeší též požadavky na sady. Plán objednání řeší též požadované časy dodání výroby a dodací lhůty.

Dialog Vystavení objednávek - Generovat nový plán objednání

Obrázek 2: Dialog Vystavení objednávek – Generovat nový plán objednání.

 

Pokud již máte po prvním spuštění nastavení průvodce automaticky uložené a chcete je beze změny použít, můžete pomocí tlačítka Vybrat produkty / služby přeskočit na seznam doporučených produktů / služeb k objednání (bod 5).

3. Objednat na sklady

Vyberete označením sklad nebo sklady, kterých se objednávka a požadavky týkají.

Dialog Vystavení objednávek - Výběr skladu

Obrázek 3: Dialog Vystavení objednávek – Výběr skladu.

4. Načíst jen produkty dodavatele/z katalogu

Způsob zjištění dodavatele a ceny se nastavuje v Možnostech Altus Vario.

 V okně (obr. 4) máte volby:

  • načítat jen produkty dodavatele
  • načítat jen produkty z katalogu.

Omezení na dodavatele vybere ty produkty, které průvodce doporučí objednat u daného dodavatele. Záleží na nastavení, zda hledáte dodavatele s nejnižší cenou nebo v katalogu.

Dialog Vystavení objednávek - Načíst jen produkty dodavatele/z katalogu

Obrázek 4: Dialog Vystavení objednávek – Načíst jen produkty dodavatele/z katalogu.

5. Návrh produktů a služeb k objednání

Průvodce nabídne seznam doporučených produktů a služeb k objednání (obr. 5). Seznam obsahuje položky podle všech strategií objednání.

Položky ve vystavené objednávce se řadí podle řazení položek v seznamu doporučených produktů a služeb k objednání (například podle sloupce "Produkt" nebo "Popis" atd.). Kromě uživatelského řazení jsou vystavené záznamy vždy seřazeny za "dodavatele" a "měnu" kvůli funkci "seskupení dokladů".

Alternativní název jednotek

Objednání s alternativním názvem jednotek se řeší alternativní jednotkou v ceníku. Alternativní jednotka v ceníku musí být pro všechny obratové ceny stejná. Použije-li se v průvodci cena z ceníku a ceník má alternativní jednotku, na objednávce se objeví alternativní jednotka. Množství přitom zůstává stejné. Slouží například pro objednání u dodavatele v cizím jazyce.

Objednání v alternativních jednotkách

Objednání v alternativních jednotkách se provede v případě, že nastane případ popsaný v předchozím odstavci a přitom produkt navíc používá balení nebo více jednotek. Je-li alternativní ceníková jednotka nalezena mezi jednotkami balení, použije se v objednávce a množství se přepočítá podle definovaného koeficientu. V průvodci jsou sloupce Chybí a Jednotky ve skladových jednotkách a sloupce Objednat a Jednotky dodavatele v jednotkách dodavatele. V triviálním případě tyto hodnoty souhlasí.

V případě, že počet mj jednoho balení přesahuje požadované množství Chybí, zaokrouhlí se množství Objednat na celé jednotky nahoru. Sloupeček X ukazuje počet základních jednotek v alternativní jednotce.

Příklad

Požadavek je 456 kusů, objednáváte u dodavatele, který má v ceníku jednotku paleta, tato jednotka má 200 skladových jednotek, má se tedy objednat 2,28 palety, objednají se 3 palety.

Průvodce vystavením objednávek - produkty a služby k objednání

Obrázek 5: Dialog Vystavení objednávek – Seznam doporučených produktů a služeb k objednání.

 

Tabulka 1: Popis polí a sloupců průvodce (obr. 5)

FUNKCE VÝZNAM A NASTAVENÍ
Zobrazit ComboBox - Nabídka

Je-li vybrána výchozí hodnota Bez podrobností, průvodce zobrazuje jen pevně dané sloupce (viz tabulka). V seznamu pole Zobrazit je běžně k výběru jen tato možnost.

  • Odborní konzultanti Vario mohou do průvodce přidávat sloupce (počítaná pole) prostřednictvím zobrazení (práce na zakázku).
  • Je-li počítané pole definované, v seznamu Zobrazení se objeví název tohoto sloupce. Pokud je vybrán, do tabulky seznamu doporučených produktů a služeb k objednání (obr. 5) je přidán odpovídající sloupec (počítané pole).
Produkt  Poklepáním na identifikátor záznamu otevřete detail produktu. Pokud si objednávku některého produktu rozmyslíte, můžete jej ze seznamu odstranit. Vyberete produkt ze seznamu a stisknete Delete. Při novém spuštění Průvodce a nebo při volbě "zahájit tvorbu nové objednávky" se produkt opakovaně nabídne.
Místo mazání produktů ze seznamu lze snížit množství na 0 (v poli sloupce Objednat).
Nové produkty k objednání můžete do Průvodce přidávat výběrem ze seznamu ComboBox - Nabídka pole ve sloupci Produkt.
Varianta Produkty s definovanou variantou. Při spuštění Průvodce z agendy Objednávky může být sloupec skrytý. Vždy se však zobrazí při spuštění Průvodce z agendy Výroba.
Popis Popis produktu zadaný ve skladové nebo katalogové kartě.
Sklad Sklad, na který bude zboží objednáno.
Skladem Množství aktuálně skladem.
Min Minimální skladová zásoba nastavená na skladové kartě. Význam závisí na nastavené objednací strategii. U strategií Na objednávku a Na zakázku se toto množství přičte k požadovanému množství ze zakázek, takže po dodání zboží a uspokojení zakázek zůstane na skladu minimální zásoba.
Při sestavování objednacího plánu je priorita požadavku na minimální stav skladu zvýšena tak, aby požadavek na doplnění na minimální stav skladu byl vyřízen před požadavky ze zakázek. Důvodem je, že požadavky ze zakázek mohou mít posunuté datum dodání do budoucnosti, ale požadavek na doplnění skladu se bere jako aktuální.
Bod obj Bod objednání nastavený na skladové kartě. Používají jej některé Strategie objednání.
Max Maximální skladová zásoba nastavená na skladové kartě. Význam závisí na nastavené objednací strategii.
Objednáno Množství, které je již objednáno na předchozích objednávkách a zatím čeká na dodání. O tuto hodnotu je poníženo doporučené množství k objednání.
Chybí Doporučené množství k objednání podle nastavené objednací strategie.
Dodavatel Doplní se výchozí dodavatel z produktu (pokud je nastavený) nebo dodavatel s nejnižší cenou (pokud jste vybrali Dodavatele a ceny načíst Radio button - Přepínač z nákupních ceníků).
  • Jak poznáte, že produkt má více dodavatelů (více ceníků - pokud jsou definovány)? Umístěte kurzor do pole s názvem dodavatele a stiskněte klávesovou zkratku Ctrl+D.
  • Všechny produkty, které nemají určeného dodavatele, se vloží na jednu objednávku bez dodavatele.
  • Pro kopírování lze používat klávesové zkratky Ctrl+C a Ctrl+V.
  • Poklepáním na modrý identifikátor v poli sloupce Dodavatel otevřete detail kontaktu.
  • Dodavatele změníte výběrem ComboBox - Nabídka ze seznamu dodavatelů. Výběr jiného dodavatele respektuje výše popsaná pravidla v bodě 4 a 5, tzn. dohledává nákupní cenu v ceníku nebo v katalogu, objednává v alternativních jednotkách, zaokrouhluje na celé jednotky nahoru atd.
Cena
  • Buď nejlepší, nebo poslední cena, která je k dispozici na katalogové kartě nebo v ceníku.
  • V případě, že cena pochází z ceníku dodavatele, bude použit též alternativní popis a číslo z tohoto ceníku (pokud jsou v ceníku určeny).
Poznámka: Pokud v průvodci popis produktu upravíte, budou v tomto případě úpravy ztraceny. Jestliže cena nebude pocházet z ceníku, budou úpravy popisu přeneseny do objednávky.
Měna Není-li vyplněna, jedná se automaticky o měnu v CZK.
ZPC
(Způsob Pořízení Ceny)
Informuje, jak cena vznikla:
  • K (cena je načtena z Katalogu)
  • C (cena je načtena z Ceníku)
  • M (Manuální změna ceny)
Objednat Množství, které se skutečně dostane na objednávku dodavateli, ale jen u řádků označených zatržítkem. Počet objednávek bude souhlasit s počtem dodavatelů v seznamu. Několik stejných dodavatelů je automaticky sloučeno do jedné objednávky. Množství Objednat je v jednotkách dodavatele.
CheckBox - Zatržítko Výběr položky Produkt v množství k objednání Průvodcem.
Zakázky Zakázka, ze které požadavek vzešel. Průvodce při vystavení objednávky vytváří vazbu mezi objednávkou a zakázkou.
Pokud je zakázek více (např. ZAK-2012-00051...), poklepáním na identifikátor otevřete okno Související zakázky se seznamem zakázek.
  • Zakázka je vyplněna jen u strategií Na objednávku a Na zakázku.
Datum plnění Datum plnění položky zakázky, tedy datum, na kdy má být zboží připraveno.
Datum zahájení Datum zahájení výroby. Při spuštění Průvodce z agendy Objednávky je sloupec skryt.
Odběratel Identifikátor kontaktu (odběratele) ze zakázky.
Jednotky Skladové jednotky.
Jed. dodavatele Jednotky dodavatele, které se objeví na objednávce.
X Počet skladových jednotek v jednotce dodavatele (ukazuje počet základních jednotek v alternativní jednotce).
Popis dodavatele Název zboží, výrobku nebo služby. Načítá se z ceníku dodavatele ze sloupce Popis alternativní.
Objednací číslo Načítá se z ceníku dodavatele ze sloupce Číslo alternativní. Při vystavení objednávky se Objednací číslo použije pokud je vyplněno místo katalogového čísla.
Tlačítka
Vybrat všeZrušit výběr
  • Příkazy vám v kombinaci s funkcí Filtrovat pomohou například tehdy, je-li seznam doporučených produktů k objednání příliš dlouhý a objednávky chcete vytvářet postupně.
TIP: Nastavte kurzor do pole s dodavatelem, kterému chcete vytvořit objednávky nejdříve. Z místní nabídky vyberte Filtrovat podle výběru (obr. 5). Pak stiskněte tlačítko Vybrat vše. Opět v poli filtrovaného dodavatele vyvolejte místní nabídku, zvolte Zrušit filtr či řazení dat. Takto jste vybrali zaškrtnutím jen požadovaného dodavatele.
   

6. Zadání upřesňujících údajů před vytvořením objednávek

Pomocí těchto voleb můžete změnit výchozí nastavení agendy Objednávky (výchozí nastavení v dialogu Možnosti Altus Vario). Klepněte na textové tlačítko Další nastavení a z nabídek ComboBox - Nabídka vyberte hodnotu pro pole Kniha (vyžadujete-li, vyberte jinou knihu objednávek definovanou v systému), Šablona (doplní se Výchozí podle předchozí volby Kniha) a Název záznamu (doplní se podle volby Kniha).

Zvolte Radio button - Přepínač sklad, který se použije k naskladnění objednaných produktů.

 Upřesňující údaje pro vytvoření objednávek

Obrázek 6: Upřesňující údaje pro vytvoření objednávek.

Ukládání nastavení průvodce

Nastavení průvodce se ukládá automaticky vždy při dokončení průvodce v posledním okně, ale i v případě, že uživatel průvodce nedokončil.

Vícenásobné použití průvodce

Funkcí CheckBox - Zatržítko Po vystavení objednávek spustit průvodce znovu pro výběr dalších produktů k objednání můžete zvolit, že se má spustit znovu, a umožnit například vytvoření objednávky u dalšího dodavatele. Objednané produkty se odepíší ze seznamu načtených produktů, aby se nenabízely znovu k objednání. Zároveň průvodce odepisuje objednané produkty i z plánu objednání. Díky tomu, že se plán nemusí generovat při každém spuštění, je možné průvodce zavírat a opětovně otevírat a pokračovat v objednávání od posledního stavu.

Tlačítkem Storno celou akci zrušíte (objednávky nebudou vystaveny), ale při následujícím spuštění Průvodce máte možnost zpracovat předchozí objednávky nebo vytvořit nové. Program Altus Vario nesmí být mezi tím ukončen.

7. Vystavení objednávek

Tlačítkem Objednat vytvoříte objednávky, jejichž položky budou ve stavu OBJEDNÁNO, pokud nemáte nastaven jiný výchozí stav v možnostech knihy Objednávky. Služby jsou vždy ve stavu OBJEDNÁNO, nehledě na nastavený výchozí stav.

Položky ve vystavené objednávce se řadí podle řazení položek v seznamu doporučených produktů a služeb k objednání (například podle sloupce "Produkt" nebo "Popis" atd.). Kromě uživatelského řazení jsou vystavené záznamy vždy seřazeny za "dodavatele" a "měnu" kvůli funkci "seskupení dokladů".

Do knihy Objednávek (pokud jich máte více, systém zobrazí jejich seznam pro upřesnění) se vystaví nové objednávky na požadované zboží a služby – pro každého dodavatele jedna. Zobrazí se dialog Vystavené objednávky (obr. 7).

Dialog Vystavené objednávky s výběrem funkcí

Obrázek 7: Dialog Vystavené objednávky s výběrem funkcí.

 

V dialogu Vystavené objednávky máte na výběr z množství dalších funkcí, které vybrané doklady umožní opakovaně tisknout, zobrazit jejich náhled, otevřít detail dokladu, provést výchozí akci. Výběr v tabulce můžete uskutečnit pomocí zatržítka Zatržítko nebo pomocí nabídky tlačítka Vybrat vše. Pomocí místní nabídky lze záznamy filtrovat a řadit, pro numerická pole vyvolat funkci Rychlý součet, v okně skrývat nebo zobrazovat skryté sloupce.

Karta Souvislosti v záznamu Objednávka a Zakázka

Na kartě Souvislosti, v detailu objednávek a zakázek, vyberte položku Zobrazit: Zakázky objednávky ComboBox - Nabídka. Pokud jsou objednávky vystaveny pomocí Průvodce vystavení objednávek na základě požadavků ze zakázek, jsou u objednávek uvedeny zakázky, na jejichž základě vznikl požadavek na objednání. Ze zakázek jsou pod tímto zobrazením vidět příslušné objednávky. Doklady lze pro tento typ souvislosti zadat též ručně prostřednictvím tlačítka Upravit seznam souvisejících dokladů... (postup je stejný jako u ostatních souvislostí). Stejná vazba je též mezi objednávkami a výrobními zakázkami.

Datum dodání v položce objednávek

Průvodce vystavení objednávek vyplní požadované datum dodání jen u strategií, které s požadovaným datem dodání pracují (Na zakázku, Podle Max - Min, Podle ekonomické dávky, Podle objednacího cyklu, Wagner-Whitin).

  • Pokud datum dodání nelze určit nebo je požadováno dodání co nejdříve, datum se neuvede.
  • Průvodce objednáním vyplní Datum dodání v případě, že požadované datum dodání je vyšší, než aktuální datum + jeden den.
  • Pokud je stav položky objednávky OBJEDNÁNO, má hodnota data dodání význam požadovaného data dodání.
  • Pokud je stav položky objednávky POTVRZENO, předpokládá se, že v poli je datum přislíbený dodavatelem. Uživatel, který nastavuje stav POTVRZENO, by tudíž měl datum aktualizovat.
    Pozor: posunutí data dodání dál do budoucnosti nepovede k vystavení nové objednávky k původnímu požadovanému datu.

 

Související dokumenty