Překlenutí roku – nastavení a provoz Vario na přelomu roku

Na přelomu roku doporučujeme zrevidovat nastavení systému a věnovat zvýšenou pozornost některým funkcím. 

1. Vystavování dokladů na přelomu roku

  • Vario umožňuje doklady zadávat souběžně do roku starého i nového například dle časové souvislosti faktur.
  • Číselné řady se ve Variu běžně nastavují roční, tzn. že číslování probíhá průběžně, bez nutnosti úpravy číselné řady.

Doporučujeme

  • Ujasněte si interní metodiku zapisování dokladů na přelomu roku.
  • Zkontrolujte číselné řady, které nejsou nastaveny jako roční ("číselné řady" v Možnostech knihy).
  • Neměňte systémové datum na PC při pořizování nových dokladů.
  • Osvěžte si vědomosti četbou dokumentů nápovědy Přidání a nastavení knihy a Vystavení dokladů (popis dialogu).

Vystavení nového dokladu

  • Na kartě DOMŮ ve skupině Data (moderní vzhled), nebo na panelu nástrojů (klasický vzhled) zvolte rok, do kterého chcete vystavit doklad.
  • Vytvořte nový záznam – na kartě DOMŮ ve skupině Záznamy (nabídka Nový), nebo klepněte na tlačítko Nový záznam – nebo zvolte příkaz z menu Soubor "Nový záznam…".
  • Výchozí doklad se vystaví do zobrazeného roku. Pokud se zobrazený rok liší od aktuálního, zobrazí se dotaz, v jehož dialogu potvrdíte rok, do kterého se má doklad vystavit.
    • Při vystavení dalšího dokladu se dotaz již nezobrazí.

Vystavení nového dokladu pomocí funkce 

  • Vystavovat doklady do příslušných agend můžete provádět také funkcí. Jedná se většinou o funkce dostupné z menu jednotlivých agend, například pro agendu Vydané doklady z menu Agenda/Fakturovat/Zakázky… (klasický vzhled), nebo karta DOMŮ/skupina Agenda/nabídka Nástroje agendy/Fakturovat/Zakázky…  (moderní vzhled). V tomto případě nejste vyzváni, abyste určili rok, do kterého budou vystaveny nově vzniklé doklady, ale rok rovnou určíte výběrem v příslušném dialogu. Nejčastěji se jedná o pole Doklady vystavit do roku, které se nachází vpravo dole.

Vystavení nového dokladu pomocí tlačítka "Stav Vše" na dokladu

  • Další možností, jak vytvořit nový doklad, je použít funkce dostupné z nabídky tlačítka Stav Vše na kartě Položky dokladu. Pokud se rok dokladu liší od aktuálního, zobrazí se dotaz, kterým potvrdíte rok, do kterého se má příslušný doklad vystavit.
    • Analogicky se program zachová i v případě, že vystavujete nový doklad pouze pro položku dokladu pomocí místní nabídky nad polem "Stav" v položce dokladu.

2. Nastavení počátečních stavů

  • Pro finance (agendy Pokladna a Banka) je ve Variu třeba převést zůstatky do dalšího roku samostatně pro každou knihu.
  • Zůstatky účtů v účetnictví se objeví až po provedení účetní závěrky.
    • Pokud v těchto agendách upravíte doklady minulého roku nebo založíte doklady nové, je nutné znovu překontrolovat a případně zadat počáteční zůstatek v příslušných knihách pro aktuální rok.

Doporučujeme

  • Počáteční stavy banky a pokladny lze nastavit kdykoliv (i opakovaně) po odsouhlasení zůstatku minulého roku (funkcí Zadat počáteční zůstatek).
  • V účetnictví lze provést závěrku, která navede prozatimní zůstatky a poté pokračovat ve zpracování minulého roku. Po odvolání a novém provedení závěrky se zůstatky převedou znovu (Účetnictví/Roční účetní závěrka).
  • Osvěžte si vědomosti četbou dokumentů nápovědy Zůstatek pokladny a Zůstatek banky.

3. Inventury

  • Altus Vario umožňuje vytvoření a uložení inventury skladu.

Doporučujeme

  • Zkontrolujte stavy všech vystavených dokladů, zda jsou dokončené (realizované).
  • Pro usnadnění práce použijte tiskový formulář Inventura a vyberte jednu z možností tisku podle potřeby (Vše, Pouze nenulové položky, Pouze nulové položky).
  • Osvěžte si vědomosti četbou dokumentu nápovědy Inventura skladu (práce s dialogem).

4. Účtový rozvrh a předkontace pro nový rok

  • Účtový rozvrh je ve Variu pro každý rok samostatný a lze ho pomocí funkce zkopírovat ze zvoleného roku.
  • Při změně metodiky účtování je možné využít omezení časové platnosti.

Doporučujeme

  • Nový rozvrh založte ještě před pořizováním dokladů v novém roce kvůli kontrole zadání předkontace v položkách dokladu (Účetnictví/Účtový rozvrh).
  • Při používání slovních předkontací můžete změnu metodiky účtování provést kdykoli dodatečně. Pouze je třeba již zaúčtované doklady odúčtovat a zaúčtovat s novým nastavením (Účetnictví/Možnosti předkontací).
  • Osvěžte si vědomosti četbou dokumentů nápovědy Účtový rozvrh a osnova a Předkontace knih.

5. Neuhrazené doklady v cizí měně

  • Firma je povinna přepočítat neuhrazené pohledávky a závazky k rozvahovému dni. Ve Variu k tomu slouží funkce Přepočet kursových rozdílů v agendě Interní doklady.

Doporučujeme

  • Přepočet spusťte okamžitě po zpracování posledního výpisu předchozího roku, případně po provedení zápočtů.
  • Funkci můžete spustit opakovaně v případě, že se budou přepočítávat jiné (později došlé) doklady nebo se změní kurs.
  • Pozor, přepočet nelze odvolat!
  • Osvěžte si vědomosti četbou dokumentu nápovědy Přepočet kursových rozdílů.

 

Související dokumenty