Časové rozlišení

Doplněk je určen pro zpracování položek, které je třeba nákladově (výnosově) rozúčtovat do více období (měsíců, roků), nebo je potřeba položku dokladu rozúčtovat na více středisek.

Položku je možné rozepsat na jakkoliv dlouhé období, od 1 dne do několika měsíců, kalkulace má dvě varianty, po dnech nebo po měsících. Dále je možné položku rozúčtovat na více středisek a to buď pevnou částkou (pouze v CZK) nebo procentem z celkové částky. Funkce následně, dle nastaveného časového rozmezí, vytvoří příslušný počet interních dokladů v agendě Interní doklady (1 doklad = 1 měsíc), včetně rozpadu na jednotlivá střediska (položky interního dokladu).

Příklad otevření okna doplňku Časové rozlišení

Obrázek 1: Příklad otevření okna doplňku Časové rozlišení. (1Výběr dokladu; 2Volba položky; 3Spuštění doplňku Časové rozlišení; 4Dialog doplňku).

 

Obsah:

Instalace a start doplňku 

Instalovaný doplněk spustíte nad detailem dokladu – nad konkrétní položkou dokladu – ve jmenovaných agendách z nabídky (Nástroje)/Doplňky/Časové rozlišení (obr. 1).

Používáte-li doplněk pravidelně, doporučujeme vám definovat si vlastní klávesovou zkratku. Kdykoli ji stisknete nad detailem dokladu na kartě Položky, otevřete okno doplňku. Příklad nastavení naleznete v článku Klávesové zkratky na míru sekce Tipy a triky.

Nastavení doplňku 

Tabulka 1, obr. 1 a 2.

POLE POPIS FUNKCE
Název Informace z položky, jež se rozepisuje (převzatá z pole „Popis”). V případě prázdného pole „Popis” je informace zkopírována z pole „Poznámka”.
Částka k rozepsání Částka bez DPH v CZK na položce.
Datum od Dialog Kalendář
Datum do Dialog Kalendář
Nastavení časového intervalu, na který chcete položku rozepsat.
Počet dokladů Součet vytvářených dokladů na základě definovaného rozmezí dat – 1 měsíc v intervalu = 1 vytvořený doklad.
Předkontace položky Informace z položky dokladu z pole „Předkontace”.
Kniha interních dokladů ComboBox - Nabídka Výběr existující knihy, do které se všechny interní doklady vytvoří.
Způsob výpočtu částek ComboBox - Nabídka

Výběr je možný z:

  • Rozpočítat po dnech
  • Rozpočítat po měsících
(Vzorce výpočtů jsou uvedeny u příkladů.)
Středisko ComboBox - Nabídka Výběr ze seznamu existujících středisek, na která se bude rozepisovat částka.
Částka Informace o částce, která bude celkem rozepisována na dané středisko a předkontaci / řádek položky interního dokladu.
Procento Informace o celkovém procentuálním poměru rozpočítávané částky na středisko a předkontaci / řádek položky interního dokladu.
Předkontace ComboBox - Nabídka Seznam účtů z platného účtového rozvrhu, zadává se pouze číslem účtu.
  Dorovnat rozdíl   Funkce, která se pokusí na aktivní řádek (na řádek s kurzorem) přičíst/odečíst rozdíl rozepisované částky a částky k rozepsání.
  OK   Tlačítko provede vystavení dokladů dle zadaných parametrů v doplňku.
  Storno   Tlačítko vynuluje veškerá nastavení dialogu a uzavře dialog.
V dolní části dialogu se nachází informace o procentech, která již byla rozepsána – cílem je, aby bylo rozepsáno 100 %. Informace o částce, kterou je ještě třeba rozepsat – cílem je: „Je rozepsána celá částka”.

Jak s doplňkem pracovat 

  • Spusťte doplněk (obr. 1).
  • Definujte Dialog Kalendář datum od a Dialog Kalendář datum do.
  • Vyberte ComboBox - Nabídka knihu interních dokladů, do které se budou doklady vytvářet.
  • Vyberte ComboBox - Nabídka způsob výpočtu částek.
  • Vyberte ComboBox - Nabídka středisko(a) = počet řádků, na které se bude rozpočítávat v rámci měsíce.
  • Zapište částky k příslušnému středisku, NEBO na daném řádku vyjádřete procentuální poměr.
  • Vyberte ComboBox - Nabídka účet daného střediska / řádku.
  • K dopočítání zbylé hodnoty (například k poslední položce (středisku)) můžete použít funkci Dorovnat rozdíl.
  • Rozpočítávání částek na zadaná střediska zahájíte klepnutím na tlačítko OK.
    • Zrušení a vynulování hodnot docílíte klepnutím na tlačítko Storno (okno doplňku zavřete).
  • Vytvořené interní doklady můžete ihned zkontrolovat.
  • Současně s vytvořením interních dokladů proběhne zápis do Deníku událostí původního dokladu, kde se zaznamená, že byly vytvořeny interní doklady, dále proběhne automatické vyplnění do pole Údaj 1 na položce původního dokladu. Informace v poli Údaj 1 zabraňuje opětovnému vytvoření interních dokladů k položce.

Příklady nastavení rozpočítání

Rozpočítání po měsících na libovolný počet středisek

Zadání:

  • Pojištění odpovědnosti společnosti za způsobené škody.
  • Pojistné období: 1. 6. 2017 – 31. 5. 2018.
  • Pojistná částka CZK: 20.000,00.

Doklad od pojišťovny je třeba rozepsat na 3 střediska a dle pojistného období na 12 měsíců (obr. 2).

Nastavení parametrů provedete standardním postupem zmíněným v odstavci Jak s doplňkem pracovat.

Příklad rozpočítání částky dokladu po měsících na 3 střediska

Obrázek 2: Příklad rozpočítání částky dokladu po měsících na 3 střediska.

 

Po potvrzení nastavení parametrů tlačítkem OK bude vytvořeno 12 interních dokladů (ID) na shodnou částku (obr. 3), každý z ID bude obsahovat tři řádky položek, kde bude částka rozepsána na střediska dle zadání. Interní doklady patřící do následujících účetních období budou mít číselnou řadu z budoucích období (přepokládá se, že nedojde je změně parametru číselné řady).

Postup výpočtu částky ve variantě „rozpočítat po měsících”:

  1. Částka položky dokladu / Počet dokladů (vypočteno z intervalu „Datum od ... Datum do”).

  2. Vypočtená částka jednotlivých ID * Procento řádku jednotlivých středisek (tento výpočet tvoří jednotlivé položky ID).

Příklad:

  1. 20.000 / 12 = 1.666,67 (matematicky zaokrouhleno + haléřové vyrovnání je provedeno na posledním dokladu).

    1. 1.666,67 * 20% = 333,33 (matematicky zaokrouhleno).

    2. 1.666,67 * 30% = 500,00 (matematicky zaokrouhleno).

    3. 1.666,67 * 50% = 833,34 (matematicky zaokrouhleno + haléřové dorovnání do celkové částky dokladu).

Přehled vytvořených interních dokladů

Obrázek 3: Přehled vytvořených interních dokladů.

Rozpočítání po dnech bez dělení na střediska

Zadání:

  • Licence k software.
  • Platnost licence: 20. 7. 2017 – 19. 7. 2018.
  • Celková částka CZK licence: 123.457,00.

Doklad od dodavatele je třeba rozepsat na období přesně dle platnosti licence, tj. na dny (obr. 4).

Nastavení parametrů provedete standardním postupem zmíněným v odstavci Jak s doplňkem pracovat.

Příklad rozpočítání částky dokladu po dnech

Obrázek 4: Příklad rozpočítání částky dokladu po dnech.

 

Po potvrzení nastavení parametrů tlačítkem OK bude vytvořeno 13 interních dokladů (ID), částka bude rozpočítaná dle dnů v jednotlivých měsících (obr. 5), každý z ID bude obsahovat jeden řádek položky. Interní doklady patřící do následujících účetních období budou mít číselnou řadu z budoucích období (přepokládá se, že nedojde je změně parametru číselné řady).

Postup výpočtu částky ve variantě „rozpočítat po dnech”:

  1. (Částka položky dokladu / Výpočet počtů dnů v zadaném intervalu) * Počet dnů v daném měsíci (výsledný počet dokladů = kolik měsíců bylo načteno, bez ohledu, zda jsou v intervalu uvedeny celé).

  2. Vypočtená částka jednotlivých ID * Procento řádku jednotlivých středisek (tento výpočet tvoří jednotlivé položky ID).

Příklad:

  1. (123.457,00 / 365) = 338,2384 (matematicky zaokrouhleno na 4 desetinné místa) * 12 = 4.058,86 (matematicky zaokrouhleno + haléřové vyrovnání je provedeno na posledním dokladu).

  2.  

    1. 4.058,86 * 100% = 4.058,86

Přehled vytvořených interních dokladů

Obrázek 5: Přehled vytvořených interních dokladů.

Rozpočítání po měsících na libovolný počet účtů

Zadání:

  • Nájem, energie a služby placené dopředu.
  • Období nájmu: 1. 9. 2017 – 28. 2. 2018.
  • Celková částka budoucích nákladů v CZK: 96.000,00.

Z toho:

  • nájem: 60.000,00.
  • energie: 6.000,00.
  • služby: 30.000,00.

Doklad od dodavatele je třeba rozepsat na období nájmu dle jednotlivých nákladů, tj. na více účtů (obr. 6).

Nastavení parametrů provedete standardním postupem zmíněným v odstavci Jak s doplňkem pracovat.

Příklad rozpočítání částky dokladu po měsících na libovolný počet účtů

Obrázek 6: Příklad rozpočítání částky dokladu po měsících na libovolný počet účtů.

 

Po potvrzení nastavení parametrů tlačítkem OK bude vytvořeno 6 interních dokladů na shodnou částku, každý z ID bude obsahovat tři řádky položek, kde bude částka rozepsána na účty dle zadání (obr. 7). Interní doklady patřící do následujících účetních období budou mít číselnou řadu z budoucích období (přepokládá se, že nedojde je změně parametru číselné řady).

Přehled vytvořených interních dokladů a detail interního dokladu

Obrázek 7: Přehled vytvořených interních dokladů a detail interního dokladu.

Kontrola, zrušení vytvořených dokladů

Vytvořené doklady je možné zkontrolovat již z přehledu, který se zobrazí po potvrzení nastavení parametrů časového rozlišení. Doklady je možné otevřít, vytisknout, případně zobrazit pro náhled.

Dialog s přehledem vytvořených interních dokladů

Obrázek 8: Dialog s přehledem vytvořených interních dokladů.

 

Pokud byl vytvořen pouze jeden doklad, přehled se nezobrazí, doklad je nutné zkontrolovat v agendě interních dokladů.

  • Vytvořený interní doklad je opatřen datem posledního dne v měsíci v zadaném rozsahu a to pro každý doklad zvlášť.
  • Interní doklady mají v poli Variabilní symbol automaticky zapsáno číslo původního dokladu.
  • V souvislostech interních dokladů lze nalézt informaci o původním dokladu, z kterého byl ID vytvořen a v souvislostech původních dokladů lze nalézt přehled vystavených interních dokladů.

Doklady je možné vytvářet i zpětně, tj. do předchozích měsíců než je původní doklad, avšak nesmí být tato období uzavřená.
Pokud při nastavení parametrů použijete datum z uzavřeného období, systém zobrazí informaci o uzavřeném období a ID za uzavřená období vytvoří do aktuálního měsíce. V takovém případě upravte rozmezí (Datum od-do) pro rozpočítání nákladů nebo otevřete požadované období.

Oprávnění

Nastavte oprávnění k doplňku pro profil a pro aktuální firmu v dialogu Možnosti Altus Vario: Doplňky: Obecné doplňky / Časové rozlišení.

 

Související dokumenty