Vážení přátelé,

ohlédnutí za uplynulým měsícem mi přináší radost. 20. března nastala jarní rovnodennost a s jarem přichází více světla a tepla pro nás pro všechny. Ostatně, návrat prvních skřivanů a čápů z afrických zimovišť je toho dokladem, stejně jako blížící se Velikonoce.
Zdrojem mé radosti ale není jen probouzející se příroda. Úspěšné setkání s Vario Partnery, posila našeho týmu, významné nasazení Portalu – o tom všem se můžete dočíst v tomto čísle newsletteru Vario Info.
Věřím, že jaro začalo stejně dobře i pro vás.
Příjemný duben přeje
Štěpán Pokorný

Novinky

Dva dny s Variem
Nové Vario je hotové a připravené na cestu k zákazníkům. Novinky v něm byly hlavním tématem setkání s našimi více než 50 Partnery: s těmi, kdo nasazují Vario u zákazníků. Věříme, že Vario Pratneři využijí získané informace tak, aby uživatelům přinesli okamžitý pozitivní efekt.

11. a 12. března se tak všichni Altus Vario Partneři¨důkladně seznámili jak s novým jádrem Varia, tak i s jednotlivými moduly a doplňky. Zájem vzbudilo i praktické předvádění nových nástrojů pro automatizaci nákupu a prodeje a nové CRM funkce. Stranou nezůstala ani účetní problematika – kontrolní práce se saldokontem, kurzovými rozdíly a uzávěrkové operace. To vše jsou oblasti, v nichž nasazení Varia přináší okamžitý efekt koncovým zákazníkům.

Změny v novém Variu jsou rozsáhlé a týkají se všech oblastí. Přepracovali jsme jeho jádro, začlenili do něj řadu modulů a rozšíření, které Vario 11 nabízelo samostatně. Právě proto jsme pro setkání s Partnery zvolili dvoudenní formu. Věříme, že Vario v rukách našich Partnerů bude našim uživatelům vysoce užitečné.

Posila pro mzdy
Novou posilou Altusu je Zdena Cmíralová, zkušená personální a mzdová účetní, která zamířila do našeho konzultačního týmu. Do Altusu přináší dlouholeté zkušenosti z oblasti mezd a personalistiky, z nichž, jak věříme, budou mít užitek všichni uživatelé Varia.

Mzdová problematika je v tuzemsku velice složitá; zároveň jde pro zaměstnance i zaměstnavatele o velmi citlivou a důležitou agendu. Naši zákazníci velmi oceňují, že Vario neustále odpovídá platné legislativě, proto jsme se rozhodli kompetence Altusu v této oblasti ještě posílit.

Mimo operativní práci při podpoře stávajícího modulu Mzdy se Zdena Cmíralová bude podílet i na přípravě nového řešení rozšiřující personalistiku o řízení lidských zdrojů.

Workflow v Portalu
Po více než půl roku trvajícím vývoji dochází k velkému rozšíření Altus Portal v oblasti workflow. Novinky jsou ve fázi posledních úprav, ladění a testování. Ještě před jejich oficiálním uvedením na trh se podívejme vývojářům pod pokličku.

Na úvod jen stručné shrnutí: Altus Portal nabízí uživatelům možnost řídit dokumentaci v souladu s normou ISO 9001. Je instalovaný například ve Fakultní nemocnici Olomouc či v TNT Czech Republic (viz zprávu v tomto čísle Vario Info). Systém efektivně spravuje dokumenty, umožňuje sdílení firemních dat a řídí dokumentaci systému managementu jakosti podle normy ISO 9001.

Nově začleněná podpora workflow externích dokumentů rozšíří současnou funkčnost například o možnost řídit schvalování dokumentu podle jeho typu nebo hodnot. To znamená, že schvalování faktury (nebo jiného dokumentu) je možné řídit podle výše částky nebo podle organizačního členění firmy. Pro schvalování typických dokumentů budou uživatelé moci využít předem definované šablony; pokud budou potřebovat navrhnout vlastní workflow, budou mít k dispozici vizuální nástroj plně začleněný do prostředí Portal.

Další informace k rozšíření Altus Portal přineseme za měsíc, v dubnovém vydání Vario Info.

Tipy a triky

Jak naplnit katalog
Pro naplnění katalogu nabízí Vario více možností. První z nich, za pomoci standardní funkce Průvodce importem, je vhodná k prvotnímu naplnění katalogu. Těm, kdo potřebují katalog pravidelně aktualizovat, lépe poslouží doplněk Import katalogu a ceníků z MS Excel. Jak se s ním pracuje?

S pomocí doplňku Import katalogu a ceníků z MS Excel lze položky v katalogu nejen přidávat, ale i aktualizovat. Jeho součástí je i aktualizace cen v cenících. Položky načtete pomocí jednoduchého průvodce, ve kterém nadefinujete vazební pole, tj. pole Varia, které je shodné s polem v Excelu (např. pole Produkt nebo Katalogové číslo) a přiřadíte jednotlivá pole z Varia k polím v Excelu. Můžete také nastavit i konkrétní hodnotu, která se má importovat bez ohledu na excelovský soubor (např. to může být pole Sazba DPH). V dalších krocích se již definují pravidla pro přepočet ceníků. V tomto doplňku můžete aktualizovat i více ceníků najednou. Toto řešení je vhodné pro firmy, které pravidelně aktualizují položky katalogu např. podle zaslaných dodavatelských ceníků.

Načtení cen
Ceny do ceníku můžete importovat více způsoby. Jednoduchý způsob je pomocí funkcí Kopírovat CTRL+C (v Excelu) a Vložit CTRL+V (v ceníku Varia). V tomto případě je nutné, aby kopírované sloupce (produkt a cena) byly seřazeny v Excelu i ve Variu stejně. Pro případný následný přepočet ceny lze využít standardní funkce v ceníku Varia. Co ale dělat v případě, že je nutné aktualizovat více ceníků najednou?

V takovém případě, kdy vinou mechanické práce hrozí nebezpečí chyby s vážnými důsledky, je možné využít funkci doplňku Import katalogu a ceníků z MS Excel. S jeho pomocí je možné aktualizovat více ceníků najednou a lze již při importu zadat koeficient přepočtu (např. navýšení či snížení ceny oproti ceníku v Excelu o x %). Kromě načtení cen umožňuje doplněk při importu vyřešit i přidání nových položek do Katalogu.

Import položek dokladu
Pro import produktů nebo celých položek dokladu do dokladu lze využít standardní funkce Kopírovat CTRL+C a Vložit CTRL+V. Jak ale určit, které pole z Excelu patří do jakého pole ve Variu?

Pro jednoznačné přiřazení polí v Excelu k položkám ve Variu je nutné zkopírovat i nadpisy polí. Tyto nadpisy jsou v jednotlivých typech dokladů odlišné. Nejjednodušší způsob, jak zjistit jejich název, je zkopírovat si do Excelu nějakou jinou položku z typově stejného dokladu. Tím se zkopíruje nejenom daná položka, ale i názvy jednotlivých polí. Takto zjištěné názvy pak využijte jako názvy polí pro položky, které potřebujete importovat do Varia.

Altus Vario a Portal v praxi

Altus Portal v TNT Express Worldwide
Česká pobočka jednoho z největších světových přepravců expresních zásilek v oblasti B2B, TNT Express Worldwide, je čerstvým uživatelem systému Altus Portalu. TNT Express Worldwide předtím používal k řízení své ISO dokumentace podnikový groupware. Programy tohoto typu jsou velice obsáhlé a zvládají široké portfolio firemních procesů, ale pro daný účel jsou složité a nepřizpůsobivé. Hlavními důvody, proč se TNT Express Worldwide rozhodl ze svého dosud používaného systému přejít na Altus Portal, je jednoduchost a účelnost našeho řešení. V současné době probíhá převod veškeré řízené dokumentace včetně ISO 9001.

Otevřenost šetří výkon
Společnosti VanCo.net, orientované na datové komunikace a mikrovlnné technologie, slouží spolehlivě Altus Vario již dlouhou dobu. Od počátku března Vario plní i webový obchod společnosti www.wifishop.cz. Otevřenost našeho systému umožnila partnerovi Altusu, společnosti Trigis, navrhnout řešení, které šetří výkon webové databáze a kapacitu spojení mezi firmou a e-shopem.

Komunikace mezi Variem a e-shopem probíhá pomocí webových služeb napojených přímo na databázi Varia - technicky jde o XML SOAP. Díky tomu je nutné mezi e-shopem a databází přenášet jen změny v jednotlivých dokladech, což šetří výkon databáze i požadavky na přenosovou kapacitu. Vario podporuje všechny funkce e-shopu, jako je možnost objednávky i bez registrace, různé platební metody, sledování zásilek, přístup k archivu faktur a dodacích listů, vyřizování reklamací atd. Technicky je přenos realizován tak, aby v budoucnu ušetřil práci při příchodu nové verze Varia.

Vario zvyšuje efektivitu
Jeden z největších importérů krbových vložek, kamen, obezdívek a souvisejícího příslušenství do České republiky, HS Flamingo, se rozhodl nasadit Vario v SQL kategorii. Pro podporu webového obchodu slouží novinka Vario Web Services, spolupráce se smluvními přepravci zajišťují další rozšíření a zakázkový kód. Ukončení implementace, kterou provádí Certifikovaný Partner Vario, společnost 4profit, očekáváme na začátku června.

Nový produkt, Vario Web Services, využívá technologie XML webových služeb a výrobcům e-shopů a dalších aplikací poskytuje možnost univerzálního napojení na Vario bez podrobné znalosti jeho datové struktury a funkcí. Spolu s dalšími doplňky zajistí kompletní řízení e-shopu přímo z Varia. Na zakázku vyvinuté moduly budou zajišťovat podporu pro dopravce Geis a General Parcel. Speciální doplňky pak řeší podporu dalších smluvních přepravců či správu zakázek.

Po ukončení zkušebního provozu HS Flamingo očekává výrazné zefektivnění nákupu a prodeje, především díky zrychlení odbavování zakázek, zejména internetových. Jde i o budoucnost: zásadní výhodou v nasazení nového informačního systému je pro zákazníka hledisko pokrytí budoucích potřeb.