» Uživatelé » Vario Info Services - 15.7.2009
Vario Info Services - 15.7.2009
 |
Services doporučit k odběru |
Vážení uživatelé,v aktuálním VARIO Info Services Vás seznámím s řešeními, které Vám pomohou zefektivnit práci s dokumenty. I bez složitých zjišťování a statistik všichni tušíme, že z času věnovaného vyřízení „papírového“ dokumentu potřebujeme obvykle největší část na jeho dohledání, méně na prostudování a často pak jen pár vteřin na jeho skutečné vyřešení a oddelegování dalšímu kolegovi. Oficiální studie dokonce tvrdí, že průměrný uživatel pracující s jedním dokumentem 12 minut, potřebuje asi 9 minut jen na nalezení požadovaných informací a pouze 3 minuty věnuje skutečné práci. A to nerozvádí skutečnost, že každý x-tý dokument není nalezen vůbec, jiné zase projistotu hned v několika různých variantách. Časové a finanční nároky na vyřízení dokumentu vznikají také při preventivním kopírování dokumentů (nejen čas jsou peníze, náklady na papír a náplně tiskáren také nejsou zanedbatelnou položkou).
Řešením, které zajistí kvalitní a rychlé vyřízení dokumentu a přinese nemalé finanční úspory je Workflow http://cs.wikipedia.org/wiki/Workflow. Oficiální definice říká, že Workflow je obvykle součástí systémů pro správu dokumentů, která rozděluje všechny činnosti související s vyřízením dokumentu a úkoly definované v nastavení deleguje určeným pracovníkům. Zajišťuje tak dodržování firemních standardů a zaručuje kvalitu zpracování celého procesu.
Ten lze rozdělit do následujících kroků: 1. pořízení dokumentu - přiřazení procesu WFL dokumentu v elektronické podobě 2. identifikace – popis (usnadní následné vyhledávání) a určení toku dokumentu 3. schvalovací proces (i víceúrovňový) 4. může následovat překlopení záznamu do firemního IS (ruční nebo automatické)
Nejčastěji je využíván při zpracování přijatých faktur (věcné a finanční schválení, schválení úhrady, zaúčtování dokladu, archivace), ale aplikovat lze na jakýkoli dokument – smlouvy, objednávky, reklamace atp.
Výhody, které Vám WKF přinese: - způsob zpracování procesu je pevně daný, do jeho průběhu zasahují pouze kompetentní osoby - kdykoli je jasné, ve které fázi zpracování se dokument nachází a kdo je tkz. na řadě - díky sdílení dokumentů a jasným pravidlům se zkrátí celý proces řešení, eliminuje se duplikace procesů, není třeba řešit nesrovnalosti mezi originálem a kopiemi, sníží se náklady na vytváření pracovních kopií dokumentů atd., což znamená výraznou úsporu finančních prostředků.
Naše nabídka řešení:V rámci partnerské sítě byla vyvinuta dvě řešení. Altus Portal Workflow je určené náročným klientům, jeho součástí je i firemní intranet a řízení dokumentace podle norem ISO 9001 a dalších. Invoiis vyvinuté partnerskou společností ACOMWARE, s.r.o. ve spolupráci se společností CodeBerry je vhodné pro menší firmy a zatím pracuje pouze s Přijatými doklady a formátem pdf, připravuje se začlenění Zakázek Více informací o možnostech jednotlivých produktů získáte na níže uvedených odkazech.
Altus Portal workflow:http://www.altusvario.cz/reseni/reseni-ostatni/altus-portal-workflow
Invoiis:http://www.altusvario.cz/reseni/reseni-ostatni/11/invoiis POZOR: akční letní sleva 23.000,- |
     |