Vážení uživatelé,

v aktuálním VARIO Info Services Vás seznámím s řešeními, které Vám pomohou zefektivnit práci s dokumenty.

I bez složitých zjišťování a statistik všichni tušíme, že z času věnovaného vyřízení „papírového“ dokumentu potřebujeme obvykle největší část na jeho dohledání, méně na prostudování a často pak jen pár vteřin na jeho skutečné vyřešení a oddelegování dalšímu kolegovi. Oficiální studie dokonce tvrdí, že průměrný uživatel pracující s jedním dokumentem 12 minut, potřebuje asi 9 minut jen na nalezení požadovaných informací a pouze 3 minuty věnuje skutečné práci. A to nerozvádí skutečnost, že každý x-tý dokument není nalezen vůbec, jiné zase projistotu hned v několika různých variantách. Časové a finanční nároky na vyřízení dokumentu vznikají také při preventivním kopírování dokumentů (nejen čas jsou peníze, náklady na papír a náplně tiskáren také nejsou zanedbatelnou položkou).

Řešením, které zajistí kvalitní a rychlé vyřízení dokumentu a přinese nemalé finanční úspory je Workflow http://cs.wikipedia.org/wiki/Workflow. Oficiální definice říká, že Workflow je obvykle součástí systémů pro správu dokumentů, která rozděluje všechny činnosti související s vyřízením dokumentu a úkoly definované v nastavení deleguje určeným pracovníkům. Zajišťuje tak dodržování firemních standardů a zaručuje kvalitu zpracování celého procesu.

Ten lze rozdělit do následujících kroků:
1. pořízení dokumentu - přiřazení procesu WFL dokumentu v elektronické podobě
2. identifikace – popis (usnadní následné vyhledávání) a určení toku dokumentu
3. schvalovací proces (i víceúrovňový)
4. může následovat překlopení záznamu do firemního IS (ruční nebo automatické)

Nejčastěji je využíván při zpracování přijatých faktur (věcné a finanční schválení, schválení úhrady, zaúčtování dokladu, archivace), ale aplikovat lze na jakýkoli dokument – smlouvy, objednávky, reklamace atp.

Výhody, které Vám WKF přinese:
- už založením se dokument automaticky archivuje, nemůže se ztratit
- vyhledání konkrétního dokumentu podle zadaných parametrů je otázkou několika vteřin
- doklad neobíhá po jednotlivých kancelářích, dokumenty jsou sdílené a určený pracovník vidí svoje úkoly
- veškeré změny a procesy prováděné nad dokumentem jsou identifikovatelné
- způsob zpracování procesu je pevně daný, do jeho průběhu zasahují pouze kompetentní osoby
- kdykoli je jasné, ve které fázi zpracování se dokument nachází a kdo je tkz. na řadě
- díky sdílení dokumentů a jasným pravidlům se zkrátí celý proces řešení, eliminuje se duplikace
- procesů, není třeba řešit nesrovnalosti mezi originálem a kopiemi, sníží se náklady na vytváření pracovních kopií dokumentů atd., což znamená výraznou úsporu finančních prostředků.

Naše nabídka řešení: 

V rámci partnerské sítě byla vyvinuta dvě řešení. Altus Portal Workflow je určené náročným klientům, jeho součástí je i firemní intranet a řízení dokumentace podle norem ISO 9001 a dalších. Invoiis vyvinuté partnerskou společností ACOMWARE, s.r.o. ve spolupráci se společností CodeBerry je vhodné pro menší firmy a zatím pracuje pouze s Přijatými doklady a formátem pdf, připravuje se začlenění Zakázek. Více informací získáte na níže uvedených odkazech.

Altus Portal Workflow:

http://www.altusvario.cz/reseni/reseni-ostatni/altus-portal-workflow

Invoiis:

http://www.altusvario.cz/reseni/reseni-ostatni/11/invoiis
POZOR: akční letní sleva 23.000,-