Archivace dat pomocí Správce databáze

Výběrem příkazu z menu Nástroje/Doplňky/Správce databáze zobrazíte dialog Správce databáze a vyberete kartu Archivace (obr. 1).

Zálohování dat

Před archivací vytvořte kompletní zálohu dat.

Správce databáze a karta Archivace

Obrázek 1: Doplněk Správce databáze a karta Archivace.

Archivace neslouží k zálohování dat

Archivace slouží k přesunu starých dokladů z pracovních dat do dat archivu. Účelem archivace je zmenšení objemu pracovních databází. Archivace neslouží k zálohování dat.

Pokud nemáte výkonnostní problémy, archivace není potřeba. V opačném případě význam má, jestliže jsou data spravována na MDB souborovém serveru. Na SQL serveru se výrazné zlepšení výkonu neprojeví.

Stáří dokladů k archivaci

V praxi byste neměli archivovat doklady mladší než 3 roky. Rozumné je archivovat doklady starší než 5 let (obr. 2). Je potřeba pamatovat na to, že archivované doklady jsou odstraněny z pracovních dat. Tím přijdete o rychlý náhled na historii zakázek, prodejů a nákupů u odběratelů a dodavatelů, protože tyto přehledy se získávají z dokladů.

Archivovat doklady

Obrázek 2: Archivovat doklady.

Archivace

V doplňku Správce databáze, na kartě Archivace (obr. 1), se zadá datum Dialog Kalendář, ke kterému se mají přesunout (smazat) staré doklady.

Před archivací se provede kontrola neuhrazených dokladů, nerealizovaných zakázek a skladových pohybů. Tyto "nedokončené" doklady by se měly nejdříve uvést do pořádku a teprve potom archivovat. Můžete vybrat, které z "nedokončených" dokladů se nemají archivovat. Pokud existuje vazba mezi doklady (například Faktura-Výdejka) a jeden z dokladů nebude archivován, nebude kvůli zachování vazby archivován ani související doklad.

Archivované doklady

Po archivaci budou staré doklady dostupné v databázi archivu (obr. 3). V pracovních datech zůstanou pouze "nedokončené" doklady a všechny doklady, které mají vazbu na nearchivované doklady. Je potřeba pamatovat na to, že veškeré přehledy založené na historii dokladů budou po archivaci relevantní pouze od data, ke kterému byly archivovány doklady.

Otevřít archiv

Obrázek 3: Otevřít archiv.

 

Související dokumenty