Altus Portal Workflow

Altus Portal Workflow – řešení pro schvalování a oběh dokumentů a dokladů

Odstraní obvyklé předávání papírových originálů dokumentů mezi kolegy a eliminuje v reálném čase riziko ztráty dokladu nebo jeho nedořešení.

Je součástí intranetové aplikace Altus Portal (http://www.altus-portal.cz) určené pro řízení dokumentů dle norem ISO 9001, firemní intranet a pro reporty z IS a archivaci. Uživatelé Altus Portal mají nárok na Workflow v rámci upgradu zdarma. Zájemci pouze o řešení Workflow mohou za zvýhodněných podmínek využívat jen tuto část.

Obvyklé je nastavení procesu workflow pro zpracování přijatých faktur. Začíná přijetím a identifikací dokladu, který poté prochází i víceúrovňovým schválením (věcným, finančním) a pokračuje do ekonomického oddělení. Zde schválený doklad zapíší do systému, zaúčtují a uhradí – viz obrázek.

Vše lze bez omezení nastavit tak, aby proces vyhovoval firemním standardům.

Workflow lze ovšem přiřadit jakémukoli dokumentu, tedy například také smlouvám, nabídkám, firemním směrnicím apod., a to v jakémkoli obvyklém formátu. Aplikace umožňuje definovat neomezené množství šablon workflow.

Přínosy Altus Portal Workflow

  • pro fungování je třeba jen internetový prohlížeč – IE, Mozzila, Opera
  • snadné pořízení dokumentu přes funkci „Pořídit dokument“
  • distribuce dokumentů pomocí notifikačních e-mailů
  • kompatibilní se všemi používanými typy formátů dokumentů – PDF, JPG, PNG, BTM atd.
  • kompatibilní s dokumenty MS Office – DOC, XLS atd.
  • libovolná identifikace dle zaběhlých firemních standardů
  • snadné definování místa uložení ve stromové struktuře
  • jednoduché nastavení oprávnění pro vstup do jednotlivých složek, případně možnost editace
  • libovolné množství šablon workflow
  • možnost přiřazení procesu workflow jakémukoliv dokumentu – přijatá faktura, smlouva přijatá i odesílaná, zápisy z porad, firemní směrnice atd.
  • jednoduché a intuitivní nastavení
  • libovolná definice jednotlivých kroků dle firemních standardů
  • ke každému kroku definice člověka, nebo několika lidí, kteří za něj odpovídají a budou ho schvalovat
  • srozumitelný rozdělovník, kde je jasně vidět, v jakém kroku se dokument nachází
  • informační komponenty a statistiky pro kontrolu splněných a nesplněných kroků
  • zastupitelnost osob v procesu workflow centrálně za osobu, tak i u jednotlivých šablon
  • snadné vyhledávání – i fulltextové
  • součástí programu je i firemní intranet, řízení dokumentace dle ISO 9001 a dalších norem, reporty z informačního systému, kompatibilita s podnikovým systémem Altus Vario.

 

Řešení samostatná aplikace
Název Altus Portal
Status standardní řešení
Výrobce Altus software s.r.o.