Vážení přátelé,

Minulý týden jsem v médiích četl výrok Tomáše Bati, který prohlásil v r. 1932: „To, čemu jsme si zvykli říkat hospodářská krize, je jiné jméno pro mravní bídu. Mravní bída je příčina, hospodářský úpadek je následek. V naší zemi je mnoho lidí, kteří se domnívají, že hospodářský úpadek lze sanovat penězi. Hrozím se důsledku tohoto omylu. V postavení, v němž se nacházíme, nepotřebujeme žádných geniálních obratů a kombinací. Potřebujeme mravní stanoviska k lidem, k práci a veřejnému majetku.“

Tento 77 let starý citát zapadl i do mého pocitu z nedávné návštěvy Londýna. Moc se mi líbilo, jak jsou tam k sobě lidi ohleduplní a slušní. Všude je pořádek, věci fungují a vůbec nevadí, že jsou staré, protože jsou kvalitní. Fortel, solidnost, kvalita – chcete-li sledování dlouhodobých cílů místo orientace na okamžitý maximální zisk – to je cesta k prosperitě. Této hodnotě věříme i v Altusu.
Štěpán Pokorný

Novinky

Školení v Brně, Hradci Králové, Plzni a Českých Budějovicích
K efektivnímu využívání nové verze Varia je zapotřebí načerpat značný objem nových znalostí. Účast na tradičních školeních Varia, probíhajících v Praze, je pro řadu našich zákazníků časově příliš náročná. Rozhodli jsme se proto školení Varia rozšířit i mimo Prahu, konkrétně do Brna, Hradce Králové, Plzně a Českých Budějovic. Kapacita sálů může být rychle vyčerpána; proto se, prosím, v případě zájmu registrujte co nejdříve.

Seznam plánovaných školení a informace o jejich termínech naleznete zde.

Rozšiřujme Vario
Všem zájemcům o vývoj zákaznických rozšíření pro Altus Vario 12 je určeno programátorské školení, které proběhne 14. května v Praze. Obsahem školení budou principy i konkrétní postupy pro tvorbu vlastních tiskových výstupů, zobrazení, doplňků, modulů a ostatních komponent. Školení je určeno pro pokročilé uživatele Varia a programátory se znalostí programu Microsoft Access na úrovni vývojáře.

Účastníkům doporučujeme vzít si s sebou notebooky s aktuálním vydáním Varia 12 (to je možné stáhnout z www.altusvario.cz). Pro setkání doporučujeme neformální oblečení. V rámci školení bude zajištěno občerstvení.

Školení proběhne ve čtvrtek 14. května v Praze v prostorách HECTOR Sport centre&hotel, Malešická 655/59c, Praha 10, www.hector.cz.

Počet účastníků je omezen kapacitou sálu, proto doporučujeme včasnou registraci na http://www.altusvario.cz/skoleni/.

Portal Workflow – opona se otevírá
V minulém čísle Vario Info jsme poodhrnuli oponu nad velkým rozšířením Altus Portal o workflow. O snadnosti nasazení Portalu včetně workflow svědčí i jeho nová instalace v TA Triumph-Adler, o které se můžete dočíst v tomto čísle. Podívejme se dnes, jak workflow vlastně vypadá.

Jedna z největších změn, kterou rozšíření o workflow v Altus Portal přináší, se týká přesného nasměrování a určení toku dokumentů ve firmě.

Pro každý typ dokumentu a pro každý krok s ním spojený je popsáno, co se stane, pokud je schválen, zamítnut, nebo stornován. Názorně si to můžeme přiblížit na oběhu faktury.

Po přijetí do firmy putuje faktura k referentovi, a pokud ji ten schválí, pak míří k vedoucímu oddělení. Ten si například může vyžádat dodatečné dokumenty: zamítne-li fakturu, ta putuje zpět k referentovi spolu se zdůvodněním zamítnutí. Schválená faktura pokračuje dále k finančnímu řediteli. Ten ji může schválit a posunout tak do účtárny k likvidaci, může si od referenta vyžádat dodatečné dokumenty (po jejichž doplnění faktura bude putovat znovu k vedoucímu oddělení), ale také se může stát, že se rozhodne danou fakturu vůbec nezaplatit. Pak ji stornuje a její pouť podnikem končí. Definice takové cesty je přitom velmi jednoduchá, stačí pár kliknutí myší a cesta faktur podnikem je závazně stanovena.

Pro vyzkoušení Altus Portal navštivte adresu http://www.altus-portal.cz.

Tipy a triky

Sledování historie kontaktů
Specializované CRM systémy pro sledování komunikace bývají složité a drahé. V řadě firem přitom pro tento úkol plně postačí Vario a Deník událostí. Uživatelé nového Varia mají na výběr dokonce ze dvou možností.

Deník událostí ve Variu je možné využívat i jako prostředek pro sledování kontaktů s klienty. Události deníku je možno zapisovat automaticky při vytvoření dokumentu (například dopisu) pomocí funkce Export. Například vytvoříte export, který generuje text hromadného emailu s pozvánkou na firemní akci. V exportu lze nastavit, aby se ke každému kontaktu spolu s textem mailu vytvořil záznam do deníku událostí. Obchodníci tak budou vědět, že tehdy a tehdy obdržel zákazník pozvánku.

Druhou možností je definovat šablonu smlouvy v exportech (třeba jako dokument Wordu). Ze seznamu Nový na kartě Deník událostí vyberete název tohoto exportu. Vario vytvoří nový dokument Wordu, podle šablony exportu doplní z Varia údaje o klientovi a nový dokument uloží do sdílené složky. Kromě toho připojí záznam do seznamu událostí k příslušnému klientovi. Díky tomu lze snadno a rychle vytvářet události podle firemních šablon. Vario navíc zajistí přehledné ukládání, které nezatěžuje uživatele.

Oprava narušené číselné řady
V knize, ve které máte číselnou řadu narušenou, vyberete pravým tlačítkem myši Možnosti / Číselná řada, poté zvolte Typ záznamu, u něhož je řada narušena a zadáte Stav počítadla... Pak již jen stačí v poli Řádek zapsat poslední použité číslo a potvrdit tlačítkem OK. Tím je oprava provedena. Vrátíte se zpět do karty Číselné řady, kde pro kontrolu můžete zvolit Test. Vario vám pak nabídne číslo dalšího dokladu.

Altus Vario a Portal v praxi

Altus Portal snižuje provozní náklady
Minulý měsíc byl Altus Portal úspěšně nasazen ve firmě TA Triumph-Adler Česká republika, přední společnosti v oblasti kancelářské techniky. Díky nasazení Altus Portal dokázal TA Triumph-Adler sjednotit proces workflow – schvalování přijatých faktur a dalších externích dokumentů – v transparentní celek. Významným přínosem elektronického schvalování dokumentů je například omezení zbytečných prodlev ve splatnostech faktur.

Produktový manažer softwaru Altus Portal, Jiří Padevět, k implementaci poznamenal: „‘Bloudění‘ dokumentů v papírové podobě cestou k určenému respondentovi se díky nasazení Altus Portal stává minulostí. Plusem navíc je odstranění zbytečných tisků dodatkových dokumentů, čímž se TA Triumph-Adler hlásí k ochraně životního prostředí v duchu normy ISO 14001.“

TA Triumph-Adler Česká republika je zároveň dlouholetým uživatelem informačního systému Altus Vario. Firma používá mimo tohoto softwaru i své vlastní aplikace, které jsou schopny monitorovat vytíženost jednotlivých zařízení, pracovišť, ale i konkrétních zaměstnanců.

Vario omezuje administrativu při práci se stovkami klientů
Dalším důkazem snadné přizpůsobitelnosti Varia je jeho nasazení i v poněkud nevšedním oboru – pronajímání virtuálních sídel. Díky implementaci komplexního podnikového systému Altus Vario snížila firma COMEFLEX CONSULTING administrativní náročnost zajišťování virtuálních kanceláří a souvisejících služeb.

„COMEFLEX CONSULTING nasadil na své specifické podnikání Altus Vario zejména proto, že se jedná o osvědčený spolehlivý systém, který se snadno přizpůsobil specifickým potřebám firmy,“ říká Štěpán Pokorný, jednatel Altus software. „Velkou roli hrálo i to, že Altus Vario nabízí vzhled velmi podobný běžným kancelářským programům, se kterými jsou uživatelé zvyklí běžně pracovat.“

Firmě samotné i jejím zákazníkům přineslo Vario především zjednodušení administrativy. Velkým přínosem je na míru vyvinutý modul Varia, Správa klientů, který sleduje výši paušální platby klienta a poskytnuté služby, umožňuje vyúčtovat nadlimitní “spotřebu” a také sám informuje zákazníka o došlé poště či přijatých telefonátech.

Vývoj i implementaci modulu dle potřeb zákazníka zajistil Trigis - informační systémy, certifikovaný partner společnosti Altus software.