Zaúčtování mezd

 

Zaúčtování mezd se provádí pomocí menu Mzdy|Zaúčtování mezd.

Před samotným nastavením v modulu Mzdy je třeba vytvořit předkontace u knihy Interních dokladů, v které se budou mzdy účtovat, a to v modulu Účetnictví, v dialogu Možnosti předkontací .

V modulu Mzdy funkce Zaúčtování mezd umožňuje v jednom dialogu nastavit všechny parametry zaúčtování mezd a provést zaúčtování. V záhlaví formuláře je možné nastavit knihu interních dokladů, do které se vytvoří interní doklad pro zaúčtování mezd. Pokud knihu nezadáte, systém se při zaúčtování zeptá, do jaké knihy interních dokladů si přejete vytvořit nový doklad.  V záhlaví se dále zobrazuje aktuální kniha agendy Mzdy a číslo dokladu, pokud již zaúčtování mezd v aktuálním období proběhlo.

Na kartě Nastavení složek se určí, které mzdové složky se budou účtovat, s jakou předkontací (předkontace je nutné vytvořit v modulu Účetnictví v Možnostech předkontací po výběru příslušné knihy) a zda se mají složky rozúčtovat na střediska a zakázky. Možnost nastavit tyto parametry účtování je možné také v jednotlivých mzdových složkách v dialogu Mzdové složky.

Na kartě Nastavení poměrů je možné zadat individuální předkontace k pracovním poměrům, jejichž mzdové složky se budou účtovat jinak, než podle výchozího nastavení na kartě Nastavení složek.

Na kartě K zaúčtování se zobrazují záznamy, které vyplývají z nastavení na prvních dvou kartách, a které se při zaúčtování přenesou do položek interního dokladu.

Zatržení volby Podle předkontací umožní na kartě K zaúčtování seskupit položky podle předkontace bez ohledu na zvolené nastavení účtování na střediska a zakázky. To umožní rychlejší kontrolu úplnosti nastavení při větším počtu středisek. Zvolenou variantu seskupení respektuje také tiskový formulář Mzdové složky k zaúčtování, který se zobrazí klepnutím na tlačítko Tisk. Vlastní zaúčtování respektuje nastavení účtování na střediska a zakázky bez ohledu na způsob zobrazení podle předkotací.

Přehled mzdových složek k zaúčtování je možné vytisknout klepnutím na tlačítko Tisk. Vytvoření interního dokladu se provede tlačítkem Zaúčtovat.

Zaškrtnutím pole Účtovat pojištění odpovědnosti je možné vytvořit záznam pro účtování povinného pojištění odpovědnosti za škodu. Na kartě Nastavení složek může být složka Pojištění odpovědnosti trvale nastavena k účtování a vlastní účtování této částky se řídí hodnotou pole Účtovat pojištění odpovědnosti v zápatí formuláře, které se automaticky zaškrtne pouze v obdobích 3, 6, 9 a 12. Vytvořený interní doklad je následně možné zaúčtovat v modulu Účetnictví volbou menu Účetnictví|Zaúčtování dokladů.

 

Účtování na střediska a zakázky

Mzdové složky je možné při zaúčtování rozúčtovat na střediska a zakázky. Při účtování mzdových složek systém přebírá středisko z pole Středisko v dialogu Mzda (resp. Pracovní poměr). Do jednotlivých mzdových složek není nutné středisko zadávat. Tento způsob vyhovuje, pokud zaměstnanci pracují celý měsíc na jednom (výchozím) středisku a nedochází k přesunům zaměstnanců mezi středisky. V případě, že zaměstnanci pracující v jednom období pro více středisek nebo častěji mezi středisky přecházejí, je nutné zadávat střediska do jednotlivých mzdových složek. Při účtování mzdových složek na zakázky je nutné zakázky zadávat do jednotlivých složek, vzhledem k tomu, že zaměstnanec obvykle v jednom období nepracuje pouze na jedné zakázce.

 

Pro správné a snazší zadávání středisek a zakázek byla provedena úprava modulu Mzdy. Do mzdových složek přidávaných v dialogu Mzda na kartě Měsíční složky se středisko a zakázka přebírá z nastavení vlastností mzdové složky v dialogu Mzdy|Mzdové složky nebo se přebírá z výchozího střediska a zakázky z karty Obecné dialogu  Mzda (resp. Pracovní poměr). Tím se sníží počet ručně zadávaných středisek a zakázek, zadávají se pouze střediska a zakázky rozdílná od výchozích. Střediska a Zakázky nastavená ve výchozích složkách v dialogu Pracovní poměr na kartě Nastavení se při vytváření mezd zachovávají.

 

První předpokladem pro účtování mzdových složek na střediska a zakázky je zatržení vlastnosti Středisko a Zakázka v detailech mzdových složek v dialogu Mzdy|Mzdové složky. Tím se zajistí, že po otevření mzdové složky na kartě Měsíční složky v dialogu Mzda jsou pole Středisko a Zakázka přístupná.

Výchozí středisko a zakázku mzdové složky je možné přednastavit následujícími způsoby:

 

  1. Přebráním střediska a zakázky z výchozí mzdové složky pracovního poměru

V dialogu Pracovní poměr se na kartě Obecné zadává výchozí Středisko a Zakázka. Při vytváření výchozích mzdových složek na kartě Nastavení se tyto výchozí hodnoty přebírají a nebo je možné je v jednotlivých složkách zadat ručně. Při vytváření mezd v jednotlivých obdobích se z těchto výchozích mzdových složek přebírají také nastavená střediska a zakázky do měsíčních mzdových složek. Tento systém vyhovuje, pokud zaměstnanci pracující stabilně pro jedno středisko a zakázku celý měsíc. V případě trvalé změny střediska je nutné změnit výchozí v dialogu Pracovní poměr středisko a také střediska ve výchozích mzdových složkách.

 

  1. Přebrání střediska a zakázky z vlastností mzdové složky

V jednotlivých mzdových složkách v dialogu Mzdy|Mzdové složky je možné nastavit Středisko a Zakázku. Při přidání složky na kartě Měsíční složky v dialogu Mzda je po výběru složky ze seznamu doplní středisko a zakázka, které je u této složky doplněné. Je tedy např. možné připravit mzdové složky pro práci na různých zakázkách (případně v členění podle jednotlivých sazeb) a tyto složky přidávat na kartě Měsíční složky jednotlivým zaměstnancům. Hodnoty z vlastností mzdové složky se přebírají pouze v případě, že nejsou přebrány z výchozích mzdových složek pracovního poměru podle bodu 1

 

  1. Přebírání střediska a zakázky z pracovního poměru

Pokud Středisko a Zakázka nejsou zadané ani ve výchozích mzdových složkách ani ve vlastnostech mzdové složky, přebírá se výchozí středisko a zakázka pracovní poměru z karty Obecné dialogu Pracovní poměr (resp. Mzda). Z pracovního poměru se hodnoty přebírají v případě, že nejsou zadány podle bodu 1 a 2.

 

Pro vlastní zaúčtování mzdových složek, kde je nutné rozúčtovat nákladové mzdové složky jednoho zaměstnance na více středisek, je možné použít doplněk Účtování na střediska.

K dispozici je také nový tiskový formulář Mzdové složky k zaúčtování, který rozdělí mzdové složky na složky k zaúčtování a ostatní podle pole Účtovat. Dále je rozdělí podle středisek, a to u měsíčních složek podle zadaných středisek a u mzdových složek výsledných určených k členění na střediska (hrubá mzda, SP a ZP zaměstnavatele) podle středisek zadaných v měsíčních složkách vstupujících do hrubé mzdy. Pomocí tohoto tiskového formuláře je možné zkontrolovat, zda mají všechny mzdové složky určené k zaúčtování na střediska zadáno středisko. 

 

Individuální rozúčtování mzdových složek

V dialogu Pracovní poměr na kartě Účetnictví nebo v dialogu Zaúčtování mezd na kartě Nastavení poměrů je možné zadat předkontace pro jednotlivé mzdové složky a pracovní poměry. Tím lze docílit rozúčtování částek těchto složek do více položek interního dokladu. Tyto předkontace je možné nastavit pouze vybraným pracovním poměrům. Složky zbývajících pracovních poměrů budou při zaúčtování respektovat předkontaci zadanou v dialogu Mzdové složky nebo v dialogu Zaúčtování mezd na kartě Nastavení poměrů.

Pro zaokrouhlení složek SP zaměstnavatele všech pracovníků na koruny nahoru bude vytvořena položka interního dokladu Zaokrouhlení SP zaměstnavatele. Do seznamu předkontací knihy interních dokladů, do které se provádí zaúčtování mezd, je vhodné doplnit předkontaci Zaokrouhlení SP zaměstnavatele a odpovídající čísla účtů.
V případě, že předkontace není nastavena, použije se text předkontace Zaokrouhlení SP zaměstnavatele jako dosud.

 

Párování

Položky vytvořeného interního dokladu jsou doplněny o párovací znak pro následné párování s položkami bankovního výpisu, pokladního nebo interního dokladu v účetnictví. Jako párovací znak pro párování mzdových složek zdravotního pojištění, daní a pojištění odpovědnosti se automaticky používá IČ firmy. Pro párování složek sociálního pojištění se používá Variabilní symbol zadaný v dialogu Platby u platby sociálního pojištění.

Pro párování mzdových složek jako např. Výplata na účet, Spoření, Ostatní srážky je možné zadat hodnotu nebo vybrat výraz v dialogu Mzdy|Zaúčtování v poli Párovací znak. Výběrem ze seznamu je možné vybrat Osobní číslo, Pracovní poměr, IČ, Údaj 1 – poměr, Údaj 1 – složka, Kategorie – poměr, Kategorie - složka a Kategorie – typ složky. Při vytváření interního dokladu se tato hodnota doplní do pole Variabilní symbol položky dokladu a v důsledku toho lze položky seskupit nejen podle zadané předkontace, ale také podle tohoto pole. Je tedy možné při stejné předkontaci v účetnictví párovat vybrané mzdové složky jednotlivě. Pro správné spárování proti bankovnímu výpisu je nutné tuto hodnotu zadat také do pole Variabilní symbol na kartě Platby v dialogu Pracovní poměr k číslu účtu, na který se částka dané mzdové složky posílá. V dialogu Mzdy|Zaúčtování se vyhodnocený párovací znak zobrazuje na kartě K zaúčtování ve sloupci Párovací znak. Ve vytvořeném interním dokladu je hodnota párovacího znaku přístupná v poli Variabilní symbol v dialogu Podrobnosti k položce, který lze otevřít z místní nabídky nad položkami dokladu. Vzhledem k párování s položkami bankovního výpisu by Párovací znak neměl začínat nulou.