Překlenutí roku - nastavení a provoz Varia 11 na přelomu roku

Ukončení legislativních aktualizací Vario 11

Vážení zákazníci, děkujeme vám za dlouholeté používání software Altus Vario 11. Chceme vám připomenout důležitou změnu, ke které došlo v dubnu 2014 – společnost Microsoft ukončila podporu pro Microsoft Windows XP a Microsoft Office 2003. To znamená, že již neposkytuje jakékoliv aktualizace pro tyto produkty. Plné znění citovaného textu naleznete v sekci Novinky.

Proto k 31. prosinci 2015 ukončujeme legislativní podporu systému Altus Vario 11. Uživatelům Varia 11 doporučujeme upgrade na verzi 14. Po přechodu na vyšší verzi Varia získáte opět veškeré legislativní aktualizace.

Související dokumenty

Popis přechodu z jednoho roku na druhý uvedený níže již není aktuální.

1. Vystavování dokladů na přelomu roku

Doklady se vystavují do knih s roční číselnou řadou. Při vystavení se určí do jakého účetního (resp. hospodářského) roku doklad patří.

a) Nový záznam v agendě

Vystavení nových dokladů založením nového záznamu do agendy je na přelomu roku bezproblémové.

  1. Na panelu nástrojů zvolte rok, do kterého chcete vystavit doklad.
  2. Klepněte na tlačítko Nový nebo zvolte příkaz menu Soubor/Nový záznam.... Doklad bude vytvořen do zobrazeného roku. Pokud se zobrazený rok liší od aktuálního, zobrazí se dotaz, kterým potvrdíte rok, do nějž se má doklad vystavit.

b) Nový záznam funkcí

Jsou možné 4 případy:

  • funkce se řídí zobrazeným rokem,
  • funkce se řídí rokem dokladu, který se zpracovává,
  • funkce vystavuje záznam vždy do nového roku a
  • funkce vystavuje záznam do roku vybraného v okně "Výběr záznamů" (platí pro Vario 12/14, kde je v průvodcích možnost změnit výchozí hodnotu pro "Doklady vystavit do roku").

Naprostá většina funkcí se řídí zobrazeným rokem nebo rokem dokladu. Obecně platí, že pokud se zpracovává zakázka či objednávka, vystavuje se navazující doklad do zobrazeného roku (fakturace zakázek, vystavení přijaté faktury dle objednávky). V ostatních případech se rok řídí rokem dokladu (při vyskladnění z faktury – výdejka dle roku faktury apod.).

Pokud funkce zjistí, že zobrazený rok nebo rok dokladu se odlišuje od roku podle systémového data, zobrazí se dotaz "Do kterého roku si přejete vystavit nový doklad?" s výběrem "rok dokladu"/"rok aktuální". Tento dotaz se bude zobrazovat prvních 90 dní nového roku (hospodářského nebo účetního) a dále se doklady budou vystavovat vždy do aktuálního roku.

Pravidla pro funkce, kdy záznam nevzniká přímo z tabulky agendy příkazem Soubor/Nový záznam: 

  1. Pokud chcete vystavit doklad do minulého roku, zvolte na panelu nástrojů minulý rok.
  2. Systémové datum neměňte.
  3. Vytvořte doklad prostřednictvím příslušné funkce (vyskladnit, zaskladnit, převést, fakturovat zakázku, vystavit doklad podle dokladu, uhradit fakturu, fakturovat skladový doklad, apod.).

V takovém případě má datum dokladu vzniklého v poli Datum aktuální datum, ale Datum účetního případu (který má přednost pro zaúčtování) i číselná řada je z minulého roku. Můžete tedy datum vystavení dodatečně opravit.

Pro skladovou evidenci je důležité pořadí pohybů – nesmíte vystavovat a vyskladňovat doklady starého roku když už se naskladňuje a vyskladňuje v roce novém.

Pokud vystavíte omylem doklad do nesprávného roku, můžete jej smazat nebo přesunout do jiného roku.

Doklady, které mají vazbu na jiné doklady, nemažte, ale přesuňte!

2. Nastavení počátečních stavů

Při přechodu na nový účetní nebo hospodářský rok (podle toho, který používáte) je potřeba nastavit počáteční zůstatky v knihách prvotních dokladů a v účetnictví.

Prvotní doklady

Počáteční stav účtu banky a pokladny můžete nastavit kdykoliv (i opakovaně) po odsouhlasení zůstatku minulého roku:

  • Nastavíte aktuální rok: (seznam Rok na panelu nástrojů).
  • V menu agendy (třetí menu: Pokladna, resp. Banka) vyberete příkaz Zadat počáteční zůstatek. Systém vás vyzve k odsouhlasení částky počátečního zůstatku – nabídne částku konečného zůstatku v předchozím roce. Poté vytvoří doklad 0000 počátečního zůstatku – ten můžete i zpětně opravit. Tento doklad ma stejné vlastnosti jako jakýkoliv jiný prvotní doklad.
  • Počáteční zůstatek podle uvedeného postupu nastavíte v každé knize agend Banka a Pokladna zvlášť.

Účetnictví

  • Účetní rozvrh – nastavte účetní rozvrh pro nový rok: využijte funkce "Nový rozvrh – vytvořit na základě rozvrhu z minulého roku" a případně doplňte nebo zablokujte účty.
  • Počáteční stavy se při přechodu mezi jednotlivými roky nastavují až při účetní uzávěrce. Účetní uzávěrku je možno provést kdykoliv v průběhu roku, není potřeba s ní spěchat.
  • Při účetní uzávěrce se převádí položkově nevyrovnané zápisy na saldokontní účty (ty, které jsou v účetním rozvrhu nastavené jako saldokontní – měly by to být účty odběratelů a dodavatelů, u ostatních účtů (např. skladových) před uzávěrkou zrušte nastavení "Saldokontní"). Dále se spočítají a převedou zůstatky ostatních účtů do nového roku. Systém nastaví uzavřená období. To vše pomocí průvodce Roční účetní uzávěrka, kde máte možnost některé parametry funkce uzavření roku nastavit.
  • V případě nutnosti je možné uzávěrku odvolat a kdykoliv po opravě spustit znovu. (Protože se generují doklady do účetnictví a s tím i číselná řada účetních zápisů, po odvolání uzávěrky doporučujeme snížit počítadlo v nastavení knihy na správnou hodnotu).
  • Pro potřebu účetních je zde také možnost – v případě drobných oprav – odblokovat uzavřené období a opravu provést ručně – jak ve starém roce, tak v novém (ve složitějších případech doporučujeme odvolat uzávěrku, opravit data a vytvořit novou účetní uzávěrku).

3. Neuhrazené doklady

  • V prvotních dokladech je možnost přepnout mezi jednotlivými roky přímo na panelu nástrojů – zde máte kdykoliv, např. pomocí filtrů, možnost zjistit neuhrazené doklady – v průběhu roku se budou nastavovat jako uhrazené, tak jak budou přicházet platby. V některých výstupech (např. v adresáři) je možné získat přehled všech neuhrazených dokladů ze všech knih a let pohromadě – u každého dodavatele či odběratele.
  • V modulech je k dispozici tiskový výstup Závazky či Pohledávky zpětně ke dni, který zobrazí stav neuhrazených dokladů zpětně k zadanému dni.
  • V účetnictví se zůstatek saldokonta minulého roku přenáší až po uzávěrce a v novém roce se pak opět automaticky přiřazují platby. Před uzávěrkou zkontrolujte stav saldokonta předchozího období – zejména účty záloh, párování na chybná čísla dokladů apod. (nejjednodušší kontrola je v dialogu Saldokonta).
  • Doklady v cizí měně – přepočet zůstatku neuhrazené částky v modulu Účetnictví/agenda Interní doklady/funkce Přepočet kursových rozdílů – předtím však zkontrolujte doklady, které do tohoto přepočtu mají vstoupit, aby doklady neměly nějaké haléřové rozdíly. Také je nejdříve potřeba v Kursovním lístku nastavit platné kursy k 31. 12.

4. Inventura skladu

Altus Vario umožňuje uložit aktuální stav skladu – v menu Sklad/Inventura… zobrazíte dialogové okno pro zadání inventury a spočítání rozdílů pro aktuální sklad. Tlačítkem Nová inventura bude uložen ke každé položce její aktuální stav. Díky tomu není nutné během inventury zastavit práci se skladem (ale doporučujeme zastavit práci se skladem – i s ohledem na pořadí prováděných pohybů na skladu).

Než se však pustíte do inventury, zkontrolujte, že všechny vystavené doklady jsou také dokončené z hlediska skladu (nemají položky ve stavu "vydává se" nebo "přijímá se" nebo "převádí se" na skladových dokladech, případně i na fakturách vydaných a pokladních příjmových dokladech – zde až na výjimky, kdy ze skladu byla položka odečtena, ale přímo, pomocí jiného skladového dokladu, který už není na prodejní doklad napárován).

  • Založte novou inventuru (tlačítkem Nová inventura). Tisk formuláře pro zápis lze uskutečnit přes menu Soubor/Tisk.
  • Poté, až zjistíte fyzické zásoby na skladu, je můžete (i průběžně) zadávat do pole Inventura ke každé položce (stav Skladem zobrazuje stav uložený v okamžiku založení inventury, nikoliv aktuální – pokud se již se skladem pracovalo).
  • V poli Rozdíl se vypočítává rozdíl. Po dokončení inventury je možné provést Vyrovnání rozdílů – inventura vytvoří doklady pro vyskladnění a naskladnění produktů.

Každý sklad si eviduje inventuru zvlášť a nezávisle. Vzniklé doklady k inventuře je vhodné předkontovat (můžete mít připravenou předkontaci v šabloně knihy – například "inventurní rozdíl" pro příjem či výdej) a označit je Kategorií dokladu "Nefakturovat", aby se nenabízely ke stažení do faktury vydané či přijaté.

  • Osvěžte si vědomosti četbou dokumentu nápovědy pro Vario 11 Inventura Skladu.

5. Číselné řady dokladů

Jedním z důležitých bodů pro bezproblémový přechod na nový rok je správné nastavení číselných řad knih (dialog Možnosti knihy). V rámci celého systému je nutné mít pro každý doklad jedinečné číslo (a to přes všechny pobočky, knihy i roky), systém nedovolí vytvořit doklad s číslem, které již existuje.

Jestliže používáte roční číselné řady u dokladů, je zpravidla součástí čísla také identifikátor roku. Tím je zajištěna jedinečnost čísla přesto, že se na začátku nového roku zakládá nová číselná řada začínající opět od 1.

Pokud máte správně nastavený formát číselné řady, není potřeba nic měnit – Altus Vario použije číselnou řadu příslušného roku automaticky. Pokud si nejste jisti, že v nastavení číselných řad správně používáte identifikaci roku, zkontrolujte jejich nastavení podle následujícího postupu:

  • Otevřete dialog Možnosti knihy (např. z místní nabídky nad tabulkou agendy) a přejděte na kartu Číselné řady.
  • Pokud daná kniha používá roční číselnou řadu, je zaškrtnuto pole Roční číselná řada (každý rok má své počítadlo):
    • Ujistěte se, že součástí čísla dokladu, které se skládá z polí Prefix, Číslo a Suffix, jsou znaky yy nebo yyyy.
    • Tyto znaky jsou maskou, která je při vygenerování čísla nahrazena aktuálním rokem, zobrazeným na dvě nebo čtyři místa (otestujte klepnutím na tlačítko TEST).
    • Jestliže jste místo této masky použili konstantní výraz (například 2011), změňte ho na masku (yyyy). Podrobnosti o možných výrazech naleznete v nápovědě Varia 11 (viz níže "Související dokument").

Pokud nepoužíváte roční číselné řady, pokračuje generování čísel dokladů ve vzestupné řadě bez ohledu na rok.

Mějte na paměti, že doklady jsou zařazeny do roků podle údaje ROK (= skrytý údaj dostupný přes dialog "Více dat" vedle pole Datum). Ve verzi 10 je to pouze podle pole Datum.

 

Související dokumenty