Překlenutí roku – nastavení a provoz Varia na přelomu roku

Na přelomu roku doporučujeme věnovat zvýšenou pozornost nastavení systému Vario.

1. Vystavení dokladů na přelomu roku

Vario umožňuje doklady zadávat souběžně do roku starého i nového – například dle časové souvislosti faktur.
Číselné řady se ve Variu běžně nastavují roční, tzn. že číslování probíhá průběžně, bez nutnosti úpravy číselné řady.

Doporučujeme

Ujasněte si interní metodiku zapisování dokladů na přelomu roku.
Zkontrolujte číselné řady, které nejsou nastaveny jako roční („číselné řady” v Možnostech knihy).
Neměňte systémové datum na PC při pořizování nových dokladů.
Osvěžte si vědomosti četbou dokumentů nápovědy Přidání a nastavení knihy a Vystavení dokladů (popis dialogu).

Na kartě DOMŮ ve skupině Data (moderní vzhled), nebo na panelu nástrojů (klasický vzhled) zvolte rok, do kterého chcete vystavit doklad.
Vytvořte nový záznam – na kartě DOMŮ ve skupině Záznamy (nabídka Nový), nebo klepněte na tlačítko Nový záznam – nebo zvolte příkaz z menu Soubor „Nový záznam…”.
Výchozí doklad se vystaví do zobrazeného roku. Pokud se zobrazený rok liší od aktuálního, zobrazí se dotaz, v jehož dialogu potvrdíte rok, do kterého se má doklad vystavit.
- Při vystavení dalšího dokladu se dotaz již nezobrazí.

Vystavovat doklady do příslušných agend můžete provádět také funkcí. Jedná se většinou o funkce dostupné z menu jednotlivých agend, například pro agendu Vydané doklady z menu Nástroje agendy(Agenda)/Fakturovat/Zakázky… (klasický vzhled), nebo z karty DOMŮ/Nástroje agendy/Fakturovat/Zakázky… (moderní vzhled). V tomto případě nejste vyzváni, abyste určili rok, do kterého budou vystaveny nově vzniklé doklady, ale rok určíte přímým výběrem v příslušném dialogu. Nejčastěji se jedná o pole Doklady vystavit do roku, které se nachází vpravo dole.

Další možností, jak vytvořit nový doklad, je použít funkce dostupné z nabídky tlačítka Stav Vše na kartě Položky v dokladu. Pokud se rok dokladu liší od aktuálního, zobrazí se dotaz, kterým potvrdíte rok, do kterého se má příslušný doklad vystavit.
- Analogicky se program zachová i v případě, že vystavujete nový doklad pouze pro položku dokladu pomocí místní nabídky nad polem „Stav” v položce dokladu.

Pro finance (agendy Pokladna a Banka) je ve Variu třeba převést zůstatky do dalšího roku samostatně pro každou knihu.
Zůstatky účtů v účetnictví se objeví až po provedení účetní závěrky.
- Pokud v těchto agendách upravíte doklady minulého roku, nebo založíte doklady nové, je nutné znovu překontrolovat a případně zadat počáteční zůstatek v příslušných knihách pro aktuální rok.

Doporučujeme

Počáteční stavy banky a pokladny lze nastavit kdykoliv (i opakovaně) po odsouhlasení zůstatku minulého roku (funkcí „Zadat počáteční zůstatek”).
V účetnictví lze provést závěrku, která navede prozatimní zůstatky a poté pokračovat ve zpracování minulého roku. Po odvolání a novém provedení závěrky se zůstatky převedou znovu (Účetnictví/Roční účetní závěrka).
Aktualizujte si vědomosti četbou dokumentů nápovědy Zůstatek pokladny a Zůstatek banky.

Doporučujeme

Zkontrolujte stavy všech vystavených dokladů, zda jsou dokončené (realizované).
Pro usnadnění práce použijte tiskový formulář Inventura a vyberte jednu z možností tisku podle potřeby (Vše, Pouze nenulové položky, Pouze nulové položky).
Aktualizujte si vědomosti četbou nápovědy Inventura skladu (práce s dialogem).

Účtový rozvrh je ve Variu pro každý rok samostatný a lze ho pomocí funkce zkopírovat ze zvoleného roku.
Při změně metodiky účtování je možné využít omezení časové platnosti.

Doporučujeme

Nový rozvrh založte ještě před pořizováním dokladů v novém roce kvůli kontrole zadání předkontace v položkách dokladu (Účetnictví/Účtový rozvrh).
Při používání slovních předkontací můžete změnu metodiky účtování provést kdykoli dodatečně. Pouze je třeba již zaúčtované doklady odúčtovat a zaúčtovat s novým nastavením (Účetnictví/Možnosti předkontací).
Aktualizujte své vědomosti četbou nápovědy Účtový rozvrh a osnova a Předkontace knih.

Firma je povinna přepočítat neuhrazené pohledávky a závazky k rozvahovému dni.
Ve Variu k tomu slouží funkce Přepočet kursových rozdílů v agendě Interní doklady.
Aktualizujte své vědomosti četbou nápovědy Přepočet kursových rozdílů.

Doporučujeme

Přepočet spusťte okamžitě po zpracování posledního výpisu předchozího roku, případně po provedení zápočtů.
Funkci můžete spustit opakovaně v případě, že se budou přepočítávat jiné (později došlé) doklady nebo se změní kurs.
Pokud zjistíte, že při přepočtu došlo z jakéhokoliv důvodu k chybě, použijte buď funkci Odvolat přepočet, nebo se obraťte na technickou podporu Vario.

Související dokumenty