Přidání a nastavení knihy

Při práci s agendami máte možnost nastavit vlastnosti jednotlivých knih pomocí šablon. Podle nich se vytvářejí nové záznamy, povolené druhy dokladů vystavovaných do knih a jejich číselné řady atd. Tyto vlastnosti nastavíte v dialogu Možnosti Altus Vario. Systém zobrazí dialog Možnosti – Moduly – vyberte konkrétní modul, poté agendu v rámci modulu. Zde upravte nastavení připravených knih nebo vytvořte novou knihu (Přidat...), případně ji přejmenujte (Přejmenovat...) či odstraňte (Odstranit). Můžete také napevno definovat vztah mezi Typy souvislostí a Souvisejícími knihami.

Při zadávání textových identifikátorů je třeba věnovat pozornost tzv. nepovoleným znakům * # ? ! ' "  Tyto znaky nesmí být obsaženy v jakémkoliv jednoznačném identifikátoru u jakékoliv agendy.

Přidání, přejmenování nebo odstranění knihy v dialogu Možnosti Altus Vario

Obrázek 1: Přidání, přejmenování nebo odstranění knihy v dialogu Možnosti Altus Vario.

 

Doporučujeme používat příkaz Možnosti z místní nabídky (pravé tlačítko myši) pro tabulku agendy. Dialog Možnosti knihy se otevře vždy pro knihu agendy, se kterou pracujete. Funkce je stejná ve všech agendách, liší se jen nabídkou.

Nabídka dialogu Možnosti knihy (obr. 2 - B)

Možnosti knihy v dialogu Možnosti Altus Vario

Obrázek 2: Možnosti knihy v dialogu Možnosti Altus Vario.

 

→ Obecné

V polích Kniha a Agenda jsou zobrazeny názvy knihy a agendy, jejíž nastavení provádíte. Pole nemůžete změnit. Zaškrtnutí  CheckBox - Zatržítko Volby Nepoužívat způsobí, že tuto knihu nebude systém nabízet.

Pobočka ComboBox - Nabídka z nabídky zvolte kontakt vytvořený jako pobočka k účetní jednotce (jak založit pobočku naleznete v dokumentu Naše firma).

 

→ Výchozí hodnoty

V polích jsou zobrazeny názvy výchozích šablon, podle kterých se vytvářejí nové záznamy do knihy při klepnutí na tlačítko Nový záznam na Panelu nástrojů:

 

Výchozí záznam ComboBox - Nabídka
Výchozí šablona nového záznamu ComboBox - Nabídka
Výchozí tiskový formulář ComboBox - Nabídka

 

Položka Šablony (levá nabídka) zobrazuje šablony dostupné v dané knize (při zakládání nového záznamu do knihy můžete výběrem příkazu Soubor/Nový zobrazit seznam těchto šablon. Z něj si vyberete, podle které šablony chcete záznam vytvořit). Zde můžete přidat novou šablonu, přejmenovat ji, odstranit či nastavit jako výchozí.

 

Výchozí tiskový formulář knihy se tiskne po klepnutí na tlačítko Tisk na panelu nástrojů (nebo klávesou Ctrl+P – podívejte se na možnosti definovat vlastní klávesové zkratky).

 

→ Deník

CheckBox - Zatržítko Nový, Úpravy, Odstranění

 

Doklady

Měna knihy ComboBox - Nabídka Kód měny pro nové záznamy do knihy při klepnutí na tlačítko Nový záznam. V dokladech (např. Vydaných) se měna dotahuje z dialogu Kontakt (z karty Obchodní) a pokud je odlišná, přepíše tuto hodnotu (definovanou ke knize).
Prázdné pole = CZK.
Konto ComboBox - Nabídka Výchozí konto dokladu při klepnutí na tlačítko Nový záznam (a nebo dle priority při vystavení dokladu systémem). Související dokument Předkontace - obecné principy.
Účtovat doklady v knize CheckBox - Zatržítko Jestliže máte funkci zaškrtnutou a vystavíte Nový záznam (doklad) do knihy, v poli Účtování na kartě Obecné bude stav Účtovat a doklad lze následně zaúčtovat přes místní nabídku nad dokladem.

 

Upřesnit možnosti knihy

 

Nabídka dialogu Možnosti knihy (obr. 3 - A)

Možnosti knihy v dialogu Možnosti Altus Vario

Obrázek 3: Možnosti knihy v dialogu Možnosti Altus Vario.

 

→ Povolené záznamy

Povolené záznamy jsou zobrazeny v tabulce. Definujete typ záznamu, produktu nebo dokladu, který chcete v knize povolit. Tzn., jaké typy záznamů se budou nabízet jako výchozí při vytvoření nového záznamu.

Příklad

Typickým příkladem je vytvoření několika knih vydaných dokladů: Vydané faktury, Vydané dobropisy a Vydané zálohové faktury. Pro každou z těchto knih nastavíte pouze jeden typ přípustných dokladů, pak se nestane, že omylem založíte fakturu do knihy dobropisů.

 

→ Pole

Zde nadefinujete hodnoty jednotlivých polí pro záznamy knihy:

Pole Z nabídky vyberte ComboBox - Nabídka název pole, pro které chcete nastavit výchozí hodnotu.
Titulek Jiný než výchozí titulek pole.
Formát ComboBox - Nabídka nabídka formátů. Jiný než výchozí formát pole.
Pořadí

Pořadové číslo.

Související dokumenty: Záznam změny konkrétní hodnoty pole a Karta Vlastní.

 

→ Akce

Viz dokument Akce – nástroj pro tvorbu procesů nad záznamy agend.

 

→ Číselné řady

Číselné řady se ve Variu běžně nastavují roční, tzn. že číslování probíhá průběžně, bez nutnosti úpravy číselné řady.

Definujte číselné řady pro doklady (obr. 4). V celém systému musí mít každý doklad jedinečné číslo (ať se jedná o vydaný doklad, přijatý doklad, zakázku, objednávku apod.). Proto, jakmile vytvoříte novou knihu dokladů, musíte odlišit pomocí nastavení číselnou řadu dokladů v této knize tak, aby nedošlo k duplicitě v rámci celého systému. Systém číselných řad si dobře rozmyslete ještě před začátkem používání systému.

Nastavení číselné řady pro knihu v dialogu Možnosti Altus Vario

Obrázek 4: Nastavení číselné řady pro knihu v dialogu Možnosti Altus Vario.

 

Můžete definovat Radio button - Přepínač číselnou řadu v jedné knize společnou pro všechny záznamy (např. faktury a dobropisy v jedné číselné řadě) a nebo různou pro různé záznamy (např. v pokladně odlišit číselně příjmové a výdajové pokladní doklady).

Pro Vydané doklady používejte pouze čísla. Usnadníte tak identifikaci dokladů prostřednictvím variabilního čísla při platbě prostřednictvím banky. Jako variabilní symbol může být uveden pouze číselný výraz. Navíc banka na výpisu z účtu neuvádí nuly na začátku variabilního symbolu.

Pro ostatní doklady doporučujeme používat písemné zkratky (např. PP pokladní doklad přijatý, PV pokladní doklad vydaný, SV skladový doklad vydaný apod.).

Pokud budete vyměňovat doklady mezi svými pobočkami, je potřeba číselné řady dokladů odlišovat i v rámci těchto poboček (do zkratky dokladu uvést i odlišení pobočky).

 

S číselným dokladem je zacházeno jako s textovým řetězcem, tzn. že se používá abecední řazení – z těchto důvodů:

  • Čísla dokladů v knize by měly mít stejnou délku: např. SV982350, SV980151 (a ne SV98151). Je třeba si dopředu rozmyslet, kolik dokladů budete vystavovat (viz nastavení pole Číslo).
  • Při používání rozlišení číselné řady navíc pomocí prefixu roku je důležité použít označení agendy, např. "PD-"yyyy\- nebo "POKL-"yyyy\- apod.
  • Ačkoliv číslo dokladu může být až 30 znaků dlouhé, jsou tiskové formuláře navrženy tak, aby se tiskla čísla cca do 15 znaků. Při vyšším počtu míst se nemusí číslo vejít do šířky sloupce.

 

Prefix Libovolná předpona musí být ohraničená uvozovkami. Může naznačit, o jaký doklad jde: například prefix pro fakturu přijatou vypadá takto "PD-F-"yyyy\-
  • PD je označením agendy Přijaté doklady,
  • F označuje faktury,
  • Znaky yyyy\- jsou maskou, která je při vygenerování čísla nahrazena aktuálním rokem, zobrazeným na čtyři místa,
  • Jednotlivé hodnoty prefixu oddělujte pro přehlednost pomlčkou (-).
Pro skladovou výdejku bude prefix vypadat např. takto "SD-V-"yyyy\-
Číslo Do pole nastavíte masku pro číslo. Tento tzv. předpis tvaru čísla usnadňuje řazení dokladů v systému Vario. Například požadujete, aby za prefixem systém doplňoval pořadové číslo dokladu na pět míst: 00000. Číslo dokladu připojíte k prefixu faktury přijaté, takže zápis prefixu včetně čísla bude vypadat takto "PD-F-"yyyy\-00000. Následně vytvořený doklad v systému bude mít jedinečné číslo: PD-F-2012-00001

Obecné vysvětlení používaných symbolů v maskách

Příklad masky "PD-"YYYY\-000000

  • "PD-" hodnota uvedená v uvozovkách bude předána do čísla
  • YYYY maska bude nahrazena aktuálním rokem (např. 2012)
  • \-  znak za \ bude předán do čísla. Jedná se o ekvivalent zápisu "-". Ekvivalentem zápisu "PD-" je \P\D\-
  • 000000 maska pořadového čísla (např. 000001, 001234)

 

Další možnosti masky

  • YY maska roku na 2 místa (např. 12)
  • MM  maska měsíce na 2 místa
  • 0 formátuje číslo bez úvodních nul (např. 1, 1234). Doporučujeme vždy používat masku s dostatečným počtem míst, aby číslo dokladu mělo pevnou délku.

 

Příklady masek

Prefix Číslo Výsledné číslo pro doklad č.145
"BV-"yyyy\- 0000 BV-2012-0145
"BV-"yyyy"-" 0000 BV-2012-0145
\B\V\-YYYY\- 0000 BV-2012-0145
YYYYMM 0000 2012050145
  0 145
"A-" 00 A-145
YYYY 0000 20120145
Suffix Libovolná přípona (stejné jako prefix-předpona).

 

Tlačítko Stav počítadla...

V dialogu je zobrazen počet řádků (stav počítadla) v knize. Podle těchto hodnot generuje systém nová čísla záznamů. Tyto hodnoty můžete upravovat. Zde můžete změnit stav počítadla pro všechny typy záznamů.

Doporučujeme používat jen jednu společnou číselnou řadu.

Pokud odstraníte naposledy vytvořený záznam v knize, systém při vytvoření nového záznamu automaticky zajistí pokračování v číslování podle předešlého záznamu (v číslech dokladů nevznikne mezera).

 

 Tlačítko Test...

  • Otestuje se nastavení formátu čísla před vystavením nového záznamu v agendě. Zároveň se testuje existence záznamu se stejným číslem, aby se předešlo možné duplicitě.
  • Proběhne kontrola duplicity formátu číselné řady, která má za cíl odhalit potencionální duplicitu čísel i v případě, že knihy ještě neobsahují záznamy.
  • Kontrola číselných řad obsahuje i výpis celkového počtu zpracovaných řad, celkového počtu zpracovaných záznamů a celkového počtu nalezených chyb.

 

Kontrola číselných řad dokladů

Jedním z důležitých bodů pro bezproblémový přechod na nový rok je správné nastavení číselných řad knih (v dialogu Možnosti Altus Vario). V rámci celého systému je nutné mít pro každý doklad jedinečné číslo (a to přes všechny pobočky, knihy i roky). Systém nedovolí vytvořit doklad s číslem, které již existuje.

Jestliže používáte roční číselné řady u dokladů, je zpravidla součástí čísla také identifikátor roku. Tím je zajištěna jedinečnost čísla přesto, že se na začátku nového roku zakládá nová číselná řada začínající opět od 1.

Pokud máte správně nastavený formát číselné řady, není potřeba nic měnit – Altus Vario použije číselnou řadu příslušného roku automaticky. Pokud si nejste jisti, že v nastavení číselných řad správně používáte identifikaci roku, zkontrolujte jejich nastavení podle následujícího postupu:

  • Otevřete dialog Možnosti Altus Vario (např. z místní nabídky nad tabulkou agendy) a v levém okně vyberte položku Číselné řady.
  • Pokud daná kniha používá roční číselnou řadu, je zaškrtnuto pole Roční číselná řada (každý rok má své počítadlo):
    • Ujistěte se, že součástí čísla dokladu, které se skládá z polí Prefix, Číslo a Suffix, jsou znaky yy nebo yyyy.
    • Tyto znaky jsou maskou, která je při vygenerování čísla nahrazena aktuálním rokem, zobrazeným na dvě nebo čtyři místa (otestujte klepnutím na tlačítko Test...).
    • Jestliže jste místo této masky použili konstantní výraz (například 2011), změňte ho na masku (yyyy).

Pokud nepoužíváte roční číselné řady, pokračuje generování čísel dokladů ve vzestupné řadě bez ohledu na rok.

  • Mějte na paměti, že doklady jsou zařazeny do roků podle údaje ROK (= skrytý údaj dostupný přes dialog "Více dat" vedle pole Datum).

→ Šablony

Na tomto místě definujete šablony = předlohy pro vytvoření nových záznamů do knih. Můžete je přidávat, přejmenovávat nebo odstraňovat. Pro každou šablonu můžete definovat výchozí hodnoty pro záznamy: hodnoty, které se nastaví při zakládání nového záznamu do knihy pro jednotlivá pole.

 

→ Předkontace

  

→ Oprávnění ke knize

Přidání nebo odebrání oprávnění ke knize. Pokud nenastavíte oprávnění pro konkrétní uživatele nebo skupinu, budou mít všichni uživatelé plný přístup k objektu.

  • Pro převod záznamu do knihy je vyžadováno oprávnění pro úpravy ve zdrojové i v cílové knize.

 

→ Související knihy

Nastavení souvisejících knih naleznete v možnostech konkrétní knihy agendy. Například v knize Vydané faktury a dobropisy (obr. 5): v levé stromové struktuře označte položku Související knihy. Vpravo, v poli sloupce Typ souvislosti je již vybrána hodnota Sklad a v poli sloupce Související kniha hodnota Hlavní sklad. To znamená, že pokud budete z vydané faktury vyskladňovat zboží, automaticky se bude vyskladňovat z hlavního skladu.

Druhá položka Faktura vydaná – Výdejka souvisí s knihou Skladové doklady (obr. 5). Tzn., že pokud vyskladníte z faktury vydané zboží, výdejka se automaticky vystaví do knihy Skladové doklady. Pokud byste knih v agendě měli definovaných více, nemusíte je při práci s Variem, díky této funkci, vybírat ručně.

Takto můžete napevno definovat vztah mezi Typy souvislostí a Souvisejícími knihami, který je různý, podle toho, ve které knize agendy se právě nacházíte. Třeba můžete nastavit související knihy účetních dokladů ke knihám skladových dokladů, ke třem knihám výdejek jednu knihu vydaných faktur...

Dialog Možnosti Altus Vario

Obrázek 5: Dialog Možnosti Altus Vario.

Adaptivní menu pro výběr knihy

Pokud agenda obsahuje velké množství knih (cca více než 40), na konci menu se zobrazí prvek pro posun na další knihy. Posun funguje tak, že seznam knih při najetí ukazatele myši na prvek posouvá. V případě, kdy se knihy nevejdou do jednoho menu, vytvoří podnabídky skupin knih. Díky tomu jsou knihy seskupeny do samostatných menu, jejichž obsah se vejde na obrazovku naráz a prvek pro posouvání položek se nebude zobrazovat.

  • Pokud by bylo knih tolik, že by bylo potřeba vytvořit tolik podnabídek, kolik by se do menu knih nevešlo, zobrazí se v menu jen příkaz pro otevření seznamu knih. Seznam knih je realizován tabulkou, která umožňuje vyhledávání a filtrování pro rychlejší nalezení knihy.

 

Související dokumenty