Kontrola dat a záznamů

Kontrola datových souborů (jen souborový server)

  1. Zazálohujte data – zálohu provedete na file serveru přes menu Nástroje – Doplňky – Správce databáze
  2. Proveďte opravu a kompresi databáze + kontrolu integrity – přes menu Nástroje – Doplňky – Správce databáze

V případě potíží můžete též převést data do nových souborů prostřednictvím aktualizace. Stáhnete si nejnovější vydání Altus VARIO, spustíte aktualizaci a v možnostech nastavíte převod dat "i u aktuálních vydání".

Kontrola prvotních dokladů

1) Vytiskněte stav skladu k aktuálnímu datu – v modulu Sklad přes Soubor/ Tisk – Sestavy - Sklad ke dni, stav skladu k aktuálnímu datu, porovnejte se zůstatkem skladu k minulému období a přičtěte k němu příjmy, odečtěte výdeje za aktuální období (například sestava Příjmy za období a sklad v agendě Skladové doklady).

2) Zkontrolujte skladové doklady, faktury, jestli jsou všechny vyskladněné – přes filtr Nerealizované doklady v tabulce agendy skladových dokladů (nebo přímo v sestavě Skladové doklady po položkách).

3) Zkontrolujte, jestli doklady úhrad: bankovní výpisy, pokladní doklady jsou všechny ve stavu OK jako uhrazené – v tabulce agendy přes filtr Neproplacené výpisy (nebo v sestavě Bankovní výpisy, Pokladní doklady po položkách, sestava Doklady úhrad v agendě Vydané doklady a Přijaté doklady ukáže napárované platby včetně stavu úhrady).

4) Zkontrolujte stav pohledávek a závazků v prvotní evidenci a porovnejte je s účetnictvím – vytiskněte stav pohledávek a závazků přes tiskový formulář/sestavu Pohledávky/Závazky zpětně ke dni a v účetnictví vytiskněte Saldokonto určitého účtu s omezením na období.

Některé kontroly je potřeba dělat častěji – průběžně – například měsíčně: stav pohledávek, závazků, doklady úhrad, stav skladu. Podle objemu dat by mělo být samozřejmě i častější zálohování datové složky.

Četnost pravidelně prováděných kontrol by se měla řídit interními pokyny ve firmě.