Nastavení počátečních stavů do účetnictví

Přecházíte z jiného systému a potřebujete nastavit počáteční stavy do Varia:

Počáteční stavy doporučujeme zapsat do předcházejícího období se souvztažným spojovacím kontem 395 namísto 701 a poté provést Roční účetní závěrku a tak se počáteční stavy správně navedou. Aby to bylo možné, je potřeba mít založenou Účtovou osnovu i účtový rozvrh v aktuálním období i v předcházejícím.

Popis jednotlivých kroků provedených v předešlém období:

1/ Nevyrovnané saldokontní účty - pohledávky a závazky

Neuhrazené pohledávky a závazky, které si přejete párovat dle variabilního symbolu doporučujeme zapsat do prvotních dokladů.

Vyplňte konto dokladu 311, 321 apod. a nevyplňujte Datum zdanitelného plnění, Místo plnění ani v položkách DPH a Zdanit.plnění., v položkách zapište pouze neuhrazenou částku k uzavřenému období, dejte do předkontace spojovací účet například 395.

Účty 311 a 321 musí být zároveň v účtovém rozvrhu, kde musí mít zatrženo, že jde o saldokontní účet - a to jako pro starý rok, tak pro rok nový.

Stav pohledávek a závazků pro kontrolu zjistíte v tiskovém výstupu Pohledávky zpětně ke dni (sestava nebo tiskový formulář) a Závazky zpětně ke dni. Tak ověříte, že jste na nic nezapomněli.

V rámci analýzy s vámi může konzultant projít možnost hromadného převedení dokladů do Varia. Zákazník může připravit excelovský soubor s jednotlivými doklady a informacemi o nich (dá se použít i napojení na stávající adresář firem?, jaké údaje se převedou? - to vše je velice individuální).

2/ Ostatní nesaldokontní konta

V modulu Účetnictví, v agendě Interní doklady vystavte nový doklad typu Interní doklad a zapište všechna ostatní konta se souvztažností na 395. Konečné stavy nákladových a výnosových účtů rozepište také, aby se vám v budoucnu správně vytiskly ve Výsledovce minulá období.

V předkontaci můžete použít lomítko / jako oddělovač stran MD a D (MD/D).

Příklad: 211 000/395 000.

PLUS v modulu Banka a Pokladna nastavte počáteční zůstatek (tento záznam se neúčtuje).

3/ Vše zaúčtovat

Doklady poté zaúčtujte do Účetnictví do minulého období a v tiskovém formuláři Hlavní kniha zkontrolujte, zda-li je spojovací účet 395 vyrovnaný. V tuto chvíli hraje stejnou roli jako 701 – Počáteční účet rozvažný.

4/ Provést roční účetní závěrku

Je-li vše zadané, můžete provést roční účetní závěrku, během níž zadejte volbu „Převádět jednotlivě nevyrovnané položky“. Tímto se vám v novém roce automaticky zapíší počáteční stavy.

Více zde: Roční uzávěrka

Zálohové faktury:

Pokud existují nevyúčtované zálohové faktury, ke kterým (resp. k platbám) je v systému daňový doklad o přijetí platby, doporučujeme tuto operaci provést ve Variu ještě jednou, kvůli tomu, aby uživatelé při vyúčtování konečné faktury nemuseli postupovat rozdílným způsobem v případě minulé nebo letošní zálohy.

Tedy: zavést zálohovou fakturu, uhradit jí například interním dokladem (tento interní doklad je lépe také zaúčtovat (konto dokladu pak opět 395; můžete uhradit interním dokladem všechny tyto zaplacené zálohové faktury), poté vystavit obvyklým způsobem daňový doklad o přijetí platby, ten také zaúčtovat. Interní doklad na počáteční stavy poté snížit patřičně o výši tohoto zaúčtování (po zaúčtování platby zálohy, daňového dokladu o přijetí platby bude: na 395 celkové zaplacení zálohy, na účtu daňových záloh bude částka bez DPH a na účtu DPH bude příslušná částka DPH).

V případě, že není možné některé platby záloh připravit a pospojovat, resp. ve stávající evidenci toto není možné dohledat, doporučujeme účty takových záloh označit jako nesaldokontní, ale pro novou evidenci ve Variu založte účty nové, saldokontní, které se budou používat pro doklady vzniklé ve Variu. Tak budou staré položky "padat na jednu hromadu" a nové se budou párovat.

Navedení počátečních stavů během roku

Pokud přecházíte na Vario během účetního období, doporučujeme navádět počáteční stavy ve dvou krocích:

navedení počátečních stavů roku
navedení obratů od začátku roku do zavedení Varia

Díky tomuto postupu budete roční uzávěrku zpracovávat již pouze ve Variu, nebudete nuceni slučovat data ze dvou systémů. To by při pouhém navedení počátečních stavů v průběhu roku nebylo možné.

POSTUP

(jednotlivé kroky je v některých případech možné i zaměňovat a kombinovat, případně postupně doklady doplňovat)

1/ Nevyrovnané saldokontní účty – pohledávky a závazky

Do prvotních dokladů zapište všechny nezaplacené faktury ke dni zavedení Varia, viz postup výše. Doklady zaúčtujte.

2/ Stavy k počátku roku

V modulu Účetnictví v agendě Interní doklady vytvořte Interní doklad, do kterého zapište konečné zůstatky všech účtů z předvahy (tedy i nákladových a výnosových) se souvztažným zápisem na účet 395.

Stavy účtů 311 a 321, které jsou již částečně navedené pomocí jednotlivých nezaplacených faktur, je třeba vypočítat.

Příklad:

zůstatek účtu k 31.12. m.r. v předvaze = 100.000,-

nezaplacené faktury minulých let ke dni zavedení Varia = 10.000,-

částka na ID = 100.000 – 10.000 = 90.000

Interní doklad také zaúčtujte.

3/ Závěrka minulého období

Proveďte roční účetní závěrku minulého roku, zkontrolujte počáteční stavy aktuálního roku.

4/ Obraty aktuálního období

Vytvořte Interní doklad, do kterého zapište obraty všech účtů od počátku roku do dne zavedení Varia, opět se souvztažným zápisem na účet 395.

Obraty účtů 311 a 321 je třeba opět vypočítat. Měla by to být pouze částka úhrad faktur předešlých let.

Pokud máte správně navedené všechny nezaplacené faktury a odkontrolovaný počáteční stav roku, je možné hodnotu i pouze vypočítat jako nutnou korekci odečtením stavu účtů ve Variu a stavu, který by na účtu měl být podle platné předvahy.