Servisní knížka - informace

 

Je třeba pravidelně zálohovat:

 

  • Datové soubory firem. Počet se liší podle počtu zpracovávaných firem od 1 do 4999:

Data základu VARIO Data0001.mdbData4999.mdb
Data Účetnictví DUct0001.mdbDUct4999.mdb
Data Majetek DMaj0001.mdbDMaj4999.mdb
Propojené dokumenty DOLE0001.mdbDOLE4999.mdb
Data zákaznických a budoucích modulů ????0001.mdb????4999.mdb
Údaje o konfiguraci, seznam firem Firmy.mdb
Seznam uživatelů a přístupových práv Vario.mdw
Pokud jste již provedli Archivaci dokladů
zálohujte také archivní datové soubory
????5001.mdb až ????9999.mdb

Názvy a pořadová čísla mají stejný význam jako u datových souborů popsaných v prvním bodu.

Zálohování můžete mít automatické – požádejte správce vaší sítě o zařazení datové složky Varia do pravidelné automatické zálohy.

 

Kontrola datových souborů:

1) zálohujte data – zálohu provedete na file serveru přes menu Nástroje – Doplňky – Správce databáze


2) proveďte opravu a kompresi databáze + kontrolu integrity – přes menu Nástroje – Doplňky – Správce databáze


3) aktualizujte + převeďte data i u aktuálních vydání – na naší internetové stránce www.altus.cz v menu Uživatelé / stažení software si stáhněte aktuální vydání vaší verze Varia

 

Kontrola prvotních dokladů:

1) vytiskněte stav skladu k aktuálnímu datu – v modulu Sklad přes Soubor/ Tisk – Sestavy - Sklad ke dni, stav skladu k aktuálnímu datu porovnejte se zůstatkem skladu k minulému období a přičtěte k němu příjmy, odečtěte výdeje za aktuální období (například sestava Příjmy za období a sklad v agendě Skladové doklady)


2) zkontrolujte skladové doklady, faktury, jestli jsou všechny vyskladněné – přes filtr Nerealizované doklady v tabulce agendy skladových dokladů (nebo přímo v sestavě Skladové doklady po položkách)


3) zkontrolujte, jestli doklady úhrad: bankovní výpisy, pokladní doklady jsou všechny ve stavu OK jako uhrazené – v tabulce agendy přes filtr Neproplacené výpisy (nebo v sestavě Bankovní výpisy, Pokladní doklady po položkách, sestava Doklady úhrad v agendě Vydané doklady a Přijaté doklady ukáže napárované platby včetně stavu úhrady)


4) zkontrolujte stav pohledávek a závazků v prvotní evidenci a porovnejte je s účetnictvím – vytiskněte stav pohledávek a závazků přes tiskový formulář/sestavu Pohledávky/Závazky zpětně ke dni a v účetnictví vytiskněte Saldokonto určitého účtu s omezením na období.

Některé kontroly je potřeba dělat častěji – průběžně – například měsíčně: stav pohledávek, závazků, doklady úhrad, stav skladu. Podle objemu dat by mělo být samozřejmě i častější zálohování datové složky.


Četnost pravidelně prováděných kontrol by se měla řídit interními pokyny ve firmě.