Hromadná korespondence WORD

 

Funkce umožňuje vybraným záznamům (nebo všem zobrazeným) z otevřené agendy zaslat dopis obsahující například výhodnou sezónní nabídku na nákup zboží, informaci o změně sídla firmy apod.

 

1. Vyfiltrujete požadované firmy v tabulce agendy.

2. Vyberete příkaz Adresář | Hromadný dopis pro Word

Jestliže jste vynechali bod 1, systém zobrazí dialogové okno s dotazem, zda si přejete vytvořit hromadnou korespondenci pro všechny firmy. Jestliže souhlasíte, Vario vytvoří dokument se všemi adresami z aktuální agendy.

2a. Filtr jste nastavili, systém zobrazí dialogové okno s dotazem, zda si přejete vytvořit hromadnou korespondenci pro vybrané firmy. Jestliže souhlasíte, Vario vytvoří dokument s vybranými adresami z aktuální agendy.

 

Zvolíte-li v obou případech Ne, je akce stornována. Dokument hromadná korespondence nebude vytvořen.

3. Dalším krokem je výběr šablony nového dokumentu. Otevře se dialogové okno s adresářem Vario11/Data a složkou Exporty, ze které buď zvolíte již připravenou šablonu *.dot nebo při prvním spuštění vyberete soubor Dopis.dot (výběr jiné šablony je samozřejmě možný z libovolného umístění na vašem disku).
Otevře se MS Word®  s automaticky vytvořeným novým dokumentem hromadné korespondence a s vyplněnými daty firem nebo osob (adresy a oslovení...). Dokument obsahuje doporučení pro vytvoření vlastní šablony.

 

Standardně jsou dodávány šablony (na instalačním CD, složka Office):

  • Dopis.dot (dostupný také po instalaci Varia ve složce Exporty)
  • Cti_vzor.dot (návod pro vytváření vlastních šablon a jejich propojení s daty Varia (pokud chcete do dokumentu zobrazovat ještě jiná pole z agendy)
  • Upomínka.dot (pro vytištění upomínky k faktuře z modulu Vydané doklady)

Po instalaci Varia je k dispozici (v Program Files/Vario11/Data/Exporty, složka Mzdy/Personalistika) šablona:

  • Dopis_personalistika.dot (hromadná korespondence pro pracovníky z agendy Personalistika)

 

Nyní máte spuštěný program MS WORD® a otevřený dokument hromadné korespondence.

 

4. Data můžete ještě zkontrolovat a dále upravit pomocí příkazů v panelu Hromadná korespondence. Práce s těmito příkazy je podrobně popsána v nápovědě MS WORD®.

 

5. Dopis podle potřeby upravíte (např. změníte text dokumentu), uložíte pod novým názvem (pro případné pozdější použití) a poté můžete zvolit jednu z následujích operací:

 

  • klepněte na tlačítko Sloučit do nového dokumentu, tak vytvoříte a zobrazíte dokument obsahující dopisy, které můžete uložit a vytisknout

     

  • klepněte na tlačítko Hrom. korespondence na tiskárnu, pokud nepotřebujete dopisy zobrazit či uložit, ale rovnou vytisknout (kontrolu před tiskem doporučujeme, zvláště, jde-li o velký počet adres-dopisů)

     

  • klepněte na tlačítko Sloučit na e-mail, pokud budete dopisy posílat E-mailem nebo faxem a v dialogu provedete požadovaná nastavení

     

Poznámka:


Šablonu Dopis.dot může uživatel upravovat (např. pozměnit záhlaví dopisu, vložit Logo firmy apod.). Je však nutno zachovat všechna vložená pole. Tyto změny je třeba uložit před aplikací funkce Hromadný dopis pro Word, v opačném případě tyto změny nebudou akceptovány.

Pro zaručení funkčnosti je nutné, aby měl uživatel nainstalován MS WORD® z kancelářského balíku OFFICE 97/2000/XP/2007 firmy Microsoft®.

Další informace o práci s hromadnou korespondencí, viz. dokumentace k programu MS WORD®.

Příbuzná funkce viz Propojené (OLE) dokumenty