Správa dokumentů
Ke každému záznamu ve Variu lze připojit nebo vložit dokument (WORD, Excel, obrázek apod.).
Naleznete je na kartě Dokumenty každého detailu (Doklad - pro scanování objednávek, Firma - pro připojení smluv, Produkt - pro technicku dokumentaci a obrázky či potvrzení testů).
Ke každému dokumentu můžete připsat popis, komentář či kategorii - a podle toho pak v případě většího počtu připojených dokumentů vyhledávat.
Složka dokumentů
Pro větší přehlednost je ve Variu možno nastavit složku pro ukládání dokumentů (menu Nástroje | Možnosti - pole Složka dokumentů). Přímo z karty Dokumenty lze tuto složku otevřít a procházet. Díky tomu lze s dokumenty pracovat nejen prostřednictvím seznamu na kartě Dokumenty, ale i klasickým způsobem - složky a soubory.
Díky tomu můžete mít dokumenty zákazníků uloženy jednotným způsobem. Každá firma bude mít ve sdílené složce dokumentů svůj adresář a v něm budou uloženy všechny dokumenty (smlouvy, korespondence apod.).
Zjednodušené připojení dokumentů
Přímo na kartě dokumenty můžete vytvořit nový záznam - klepnutím na tlačítko Nový, vyplnit informace o popisu a druhu dokumentu. Dokument, který je uložen někde na disku můžete připojit mechanizmem OLE a nebo je možno vkládat do seznamu dokumentů pouze cestu k souboru. Tento způsob (ODKAZ) je mnohem jednodušší, rychlejší a úspornější.
Vystavování nových dokumentů
Další možností je propojení dokumentů s exporty. Přímo z karty dokumentů lze vytvořit nový dokument na základě exportu. Nový dokument se uloží do sdílené složky a vytvoří se záznam do seznamu dokumentů.
Například v exportech můžete mít šablonu smlouvy (třeba jako dokument Wordu). Ze seznamu Nový na kartě Dokumenty vyberete název tohoto exportu. Vario vytvoří nový dokument Wordu, vyplní údaje klienta (z Varia, podle šablony exportu) a nový dokument uloží do sdílené složky. Kromě toho připojí záznam do seznamu dokumentů k příslušnému klientovi. Díky tomu lze snadno a rychle vytvářet dokumenty podle firemních šablon. Vario navíc zajistí přehledné ukládání dokumentů, které nikterak nezatěžuje uživatele.