Doporučení pro práci s agendou Zakázky

 

Je potřeba oddělit nabídky od zakázek?

Evidujete v systému nabídky i zakázky a nepotřebujete nabídky historicky v systému uchovávat. Pak Vám v agendě Zakázky postačí jedna kniha pro zadávání nabídek i zakázek.

Nejprve vložíte do systému typ dokladu Nabídka. Poté, co zákazník potvrdí tuto nabídku, překlopíte ji do typu dokladu zakázka jen jednoduchým výběrem typu dokladu zakázka v poli Doklad. Dokumenty ukládáte na kartu Dokumenty - vidíte tam i varianty nabídky.

 

Pokud evidujete v systému nabídky i zakázky a potřebujete nabídky historicky v systému uchovávat, doporučujeme vytvořit knihu nabídek a knihu zakázek v agendě zakázky. Do knihy nabídek zadáte nabídku. Zakázku pak po potvrzení nabídky zadáte do systému s využitím funkce „Zkopírovat zakázku do nové zakázky...“

 

Stavy položky zakázky

Pro správnou práci se zakázkami je potřeba přesně znát, co jednotlivé stavy zakázek znamenají:

„dodat“ ……………...Položka bude vydávána přes sklad

„rezervováno“ ………Položka bude vydávána přes sklad, navíc je blokována proti vydání

„fakturovat“ …………Položka je určena k vystavení faktury

„vydat“…………….….Položka je připravena k vydání

„vydáno“ …………….Položka je Dodána, ale zatím nefakturována

„OK“ ………………….Položka je splněna (dodána, vyfakturována…)

 

Evidence hodin na zakázce

Pro sledování součtů hodin k zakázce je určena funkce menu Zakázky / Hodiny k zakázce Funkce dovoluje zapisovat čas odpracovaný na zakázce. Záznam se dá přiřadit ke konkrétní položce zakázky.

V dialogovém okně Práce na zakázce jsou evidovány tyto údaje:

• Popis položky - položka zakázky (volitelně)

• Typ položky – výběr typů položek z číselníku Typy prací

• Referent

• Začátek

• Konec

• Celkový čas (zadaný textově je interně převeden na hodnotu Celkový čas min)

 

Dialogové okno Práce na zakázce zobrazuje také součty hodin za jednotlivé referenty nebo typy činností. Pro zobrazení těchto součtů přibyly v seznamu Zobrazit údaje typu položky Součet podle referentů a Součet podle typů.

Nová je též možnost zobrazit údaje ke všem zakázkám. Tlačítkem Zakázka se otevře okno pro zadání jiné zakázky. Pokud se místo zakázky zadá znak * bude seznam zobrazovat práce ke všem zakázkám.

 

Náklady a výnosy zakázky

Pro přehled o nákladech a výnosech jednotlivých zakázek použijte sestavu Přehled nákladů a výnosů zakázky.

Do sestavy se promítne přehled všech nákladů zakázky (z dokladů typu přijatá faktura, pokladní výdajový doklad, dobropis vydaný) a přehled výnosů zakázky (z dokladů typu vydaná faktura, pokladní příjmový doklad, dobropis přijatý). Podmínkou pro načtení údajů z dokladů do sestavy je, že u těchto dokladů musí být číslo zakázky uvedeno v poli Zakázka položky dokladu.

Doporučujeme nastavit kontrolu čísel zakázek, které se zapisují do pole Zakázka v položkách dokladu. Kontrola „V položkách dokladů povolit pouze čísla existujících zakázek“ se aktivuje v nastavení agendy Zakázky. Kontrola zajistí, že do pole Zakázka v položkách dokladů nebude možné zadat číslo zakázky, která neexistuje.

 

V této sestavě se nezobrazuje náklad z výdejky - pokud pracujete se skladem, bylo by potřeba do seznamu sestav doplnit další sestavu, která vytáhne ze systému náklady a výnosy podle vašich potřeb (souvisí s vašimi pracovními postupy).