Šablony

 

Nový záznam do knihy dokladů můžete vytvořit podle:

 

  • šablony


    nebo

     

  • libovolného dokladu (vzoru)

     

Standardní šablona v každé knize se jmenuje <výchozí>.

Šablony můžete libovolně vytvářet, upravovat a odstraňovat - pro každou knihu zvlášť - v dialogu Možnosti knihy.

Po vytvoření šablony nadefinujete výchozí hodnoty pro jednotlivá pole dokladu i pro položky dokladu, můžete využít při tom celé řady funkcí.

Nový záznam podle této šablony pak vytvoříte výběrem příkazu Soubor | Nový záznam a v zobrazeném dialogu si ze seznamu šablon vyberete požadovanou šablonu a klepnete na tlačítko OK.

 

Vytvoření nové šablony

V knize - v dialogu Možnosti knihy - můžete kdykoliv vytvořit novou šablonu:

1. Klepnete na tlačítko Přidat - zobrazí se dialog pro zadání názvu nové šablony

2. Zadáte název šablony (maximální délka je 30 znaků)

3. Klepnete na tlačítko OK - bude vytvořena nová šablona.

 

Přejmenování šablony

Šablonu můžete jednoduše přejmenovat:

1. Vyberete požadovanou šablonu ze seznamu šablon - v dialogu Možnosti knihy

2. Klepnete na tlačítko Přejmenovat - zobrazí se dialog pro zadání nového názvu šablony

3. Zadáte název šablony (maximální délka je 30 znaků)

4. Klepnete na tlačítko OK šablona bude přejmenována

 

Odstranění šablony

Šablonu můžete odstranit:

1. Vyberete šablonu, kterou chcete odstranit ze seznamu šablon - v dialogu Možnosti knihy (nesmí se jednat o šablonu, která je nastavena jako výchozí)

2. Klepnete na tlačítko Odstranit systém zobrazí dialog o odstraňování šablony

3. Dialog uzavřete:

Klepnutím na tlačítko Ano nenávratně šablonu odstraníte

Klepnutím na tlačítko Ne máte možnost celou akci odvolat (šablona nebude odstraněna)

Poznámka: nelze odstranit šablonu, která je nastavena jako výchozí, proto nejdříve vyberete jinou šablonu, klepnutím na tlačítko Nastavit jako výchozí ji nastavíte jako výchozí, a pak ze seznamu šablon vyberete šablonu, kterou chcete odstranit, a tu podle výše uvedeného postupu odstraníte.

 

Nastavení šablony jako výchozí

Výchozí šablonou se rozumí šablona, podle které se vytvářejí záznamy do knihy po klepnutí na tlačítko Nový záznam. Výchozí šablonou můžete určit kteroukoliv šablonu.

Jak?

1. v dialogu Možnosti knihy vyberete požadovanou šablonu ze seznamu

2. Klepnete na tlačítko Nastavit jako výchozí

Název šablony se zobrazí v poli Výchozí šablona

 

Úprava šablony

Šablonu můžete kdykoliv během vaší práce upravit:

Dialog Možnosti knihy zobrazíte:

 

  • výběrem příkazu Možnosti z místní nabídky pro tabulku agendy

    nebo

     

  • klepnutím na tlačítko Možnosti v dialogu Možnosti knihy

    nebo

     

  • klepnutím na tlačítko Upravit v dialogu Nový záznam, který zobrazíte výběrem příkazu Soubor | Nový

 

 

Označením šablony - v dialogu Možnosti knihy - a klepnutím na tlačítko Možnosti se zobrazí detail nastavení šablony.

Nastavíte:

  • Položky vyplní uživatel - pokud budete při zadávání dokladu vyplňovat položky ručně nebo budete doklad vystavovat pomocí funkcí Fakturovat zakázku, Kopírovat doklad apod.
nebo
  • Při založení záznamu se vyplní položky podle šablony - pokud požadujete, aby při vytvoření dokladu byly již na dokladu určité položky, u kterých budete provádět například jen drobné úpravy (např. faktura za telefon - budete upravovat jen částku, ostatní předvyplněné údaje: popis, předkontace apod. budou stejné)

na dalších kartách pak nastavíte:

Karta Nový záznam

Na této kartě definujete hodnoty nového záznamu, které budou dané vybranou šablonou = hlavička a pata dokladu nebo informace o Firmě apod.

a) do sloupce Pole zadáte název pole (vyberete ho ze seznamu), pro které chcete nastavit výchozí hodnotu (nabízí se dostupný seznam polí - jejich význam je zřejmý z jejich názvů)

b) do sloupce Výchozí hodnota zapíšete požadovanou hodnotu (bez uvozovek) nebo výraz (začíná znaménkem =) viz. příklady níže

 

Karta Nová položka

Nadefinujete hodnoty polí pro položky záznamu (položky faktury, příjemky...):

a) do sloupce Pole zadáte název pole (vyberete ho ze seznamu), pro které chcete nastavit výchozí hodnotu

b) do sloupce Výchozí hodnota zapíšete požadovanou hodnotu nebo výraz

 

Karta Vyplnit položky

Karta je přístupná jen při volbě na první kartě : "Při založení záznamu se vyplní položky". Zde definujete konkrétní položky dokladu.

Upozornění: pokud do knihy vytváříte jenom záznamy stylem: Kopie dokladu, Fakturace výdejky, Fakturace zakázky apod., nesmíte mít přednastavené vyplnění položek šablonou, jinak systém nemůže přenést skutečné položky z dokladů.

Obecně: šablona, která je nastavena jako Výchozí šablona knihy, by neměla mít takto položky přednastavené

Pokud například ale vytváříte režijní faktury, pak bude pro vás vytvoření takových šablon pomůckou.

Vyplníte do tabulky jednotlivé položky - tam, kde se bude měnit množství, necháte 0, tam kde částka, necháte 0, přednastavíte text popisu, text nebo konto do překontace a středisko a další důležité údaje.

 

Příklady výrazů pro použití v dialogu Možnosti šablony

Při nastavení výchozích hodnot šablony můžete do pole výchozí hodnota zapsat:

  • Hodnotu (číslo nebo text)
  • Výraz, který začíná znaménkem “=” (a následuje matematický výraz, funkce Accessu nebo Varia)
  • Hodnotu jiného pole stejného záznamu. Názvy polí se uvádějí v hranatých závorkách.

 

19

Vloží do pole hodnotu 19 (např. sazba DPH – 19%)

V hotovosti

Vloží do pole text “V hotovosti” (nastavíte způsob úhrady, pokud většina dokladů bude proplacena v hotovosti)

=Date()

Vloží do pole aktuální datum

=Řádek

Vloží do pole pořadové číslo záznamu (číslo řádku v knize)

=CurrentUser()

Vloží do pole jméno aktuálního uživatele systému (např. do pole Referent)

=[Cislo_dokladu]

Vloží do pole hodnotu z pole Cislo_dokladu (například Variabilní symbol vydaného dokladu)

=DejNasiFirmu(“Cislo_uctu”)

Vloží do pole výchozí číslo bankovního účtu aktuální firmy (funkce DejNasiFirmu("nazev_pole_Varia") )

<zapište výraz>

Nevloží do pole nic, jedná se pouze o informaci pro uživatele – ta se uvozuje do špičatých závorek

 

Doporučení: u dokladů nastavte výchozí hodnoty pro pole:

  • Konstantní symbol
  • Způsob úhrady
  • Datum zdanitelného plnění pro vydané doklady, nikoliv však pro přijaté (u přijatých dokladů se toto pole opisuje z dokladu). Datum zdanitelného plnění určuje, zda se jedná o daňový či nedaňový doklad.
  • Zaokrouhlování součtu a DPH
  • pro položky pak Jednotky, ev. Sazba DPH a předkontaci (pokud zadáváte zboží z katalogu, pak se tyto údaje mohou stahovat z nastavení z katalogu), Sklad (pokud jde o zboží skladem) a také středisko, pokud se bude vytvářet doklad na jedno středisko