Výměna dat Varia
Pokud si chcete vyměňovat data mezi pobočkami, je zejména nutné zajistit (v rámci všech poboček):
Všechny knihy musí mít originální názvy můžete kombinovat název agendy a místa pobočky (např. Vydané faktury Praha 2 apod.) aby bylo možné rozlišit doklady jednotlivých poboček a snadným způsobem tyto doklady vyměňovat.
Číselné řady knih musí být jedinečné aby nemohlo dojít k přepsání dokladů; do čísla dokladu doporučujeme přidat rozlišení místa pobočky (u vydávaných dokladů raději číselné rozlišení – kvůli platbám do banky).
Doklady vystavujte pouze do vlastních knih knihy z ostatních poboček používejte pouze pro čtení, nevystavujte do nich žádné nové doklady ani tyto doklady neupravujte (výjimkou je doplňování předkontací na straně účetní, ael pak tedy už tento opravený doklad nevracejte klientovi).
Nepřijímejte (neimportujte) vlastní doklady (ty, které vystavujete, upravujete, uhrazujete atd.), pokud k tomu nemáte nějaký vážný důvod (ztráta dat, doporučení účetní apod.) změny provedené před importem mohou být po importu ztraceny! - úhrady, komentáře, „vrácené skladové pohyby“ apod.
Po výměně dat neměňte IDENTIFIKÁTORY! Systém rozpozná „stejné“ doklady (či firmy nebo produkty) jen podle identifikátorů – pokud se rozhodnete na jedné straně je změnit, mohly by po výměně dat vzniknout nenapravitelné škody ve smyslu „neodstranitelných duplicit“ – systém zjistí, že doklad nového čísla nemá v systému a přidá ho...
Pravidlo přenosu dat, práce na jednotlivých pracovištích:
Vario umožňuje přenášet data mezi jednotlivými pracovišti – běžně : centrála + pobočky, centrála + účetní společnost.
Jak je prováděna výměna dat?
Každý doklad, firma či produkt má svůj identifikátor jedinečné rozlišení v rámci systému.
Samozřejmě přepsání identifikátoru (Čísla dokladu, Firmy, Produktu, Majetkové karty, Název knihy) pouze na jedné straně importu (pobočka nebo centrála) může způsobit to, že při další výměně dat se data zduplikují (systém rozeznává nové informace jen podle identifikátoru).
Tedy: pokud se bude měnit nějaký identifikátor (nebo i jen přesun produktu z jedné knihy do druhé…), pak se toto musí provést na všech stranách výměny (u všech poboček současně – tedy před dalším importem či exportem.
Při odesílání dokladů do centrály či účetní firmy nebo naopak z centrály či účetní firmy do pobočky vyexportujete prostřednictvím Správce výměny dat potřebná data (jednotlivé knihy, celé agendy či jen doklady z určitého období) do souboru. Pobočka nebo účetní firma může vaše doklady z tohoto souboru prostřednictvím Správce výměny dat naimportovat do svého systému se stejnými identifikátory (tzn. přidat záznamy, které v systému dosud nebyly či aktualizovat záznamy, které v systému již jsou).
Každý doklad na sobě nese informaci v jak vysoké částce byl pořízen, na jakou firmu, kolik je již uhrazeno a kolik zbývá uhradit (v případě faktur), jaké položky obsahuje a také v jakých stavech se nacházejí jednotlivé položky.
Funkce "PŘIDAT ZÁZNAMY"
Systém vezme identifikátor záznamu (číslo dokladu, Firma nebo Produkt) a podívá se, zda existuje v knize, do které se importuje – pokud tam identifikátor nenajde, přidá ho – včetně položek. Pokud tam identifikátor najde, doklad v importu přeskočí (nekontroluje změny, ani případné přidané položky).
Problém: systém identifikátor v dané knize nenajde, tak se ho snaží přidat, ale takový záznam existuje v jiné knize.
Jak se to může stát? … byla přejmenována kniha jen na jedné straně výměny dat nebo byl záznam přesunut do jiné knihy (např. v adresáři či katalogu)
Řešení: je nutné mít stejné názvy knih na všech pobočkách i centrále a pokud je potřeba změnit název knihy, musí se toto udělat všude a to současně.
V agendě Adresář či katalog se tedy také případné přesuny do jiných knih musí provádět na všech místech současně.
Nedoporučujeme rozdělovat v tomto případě Adresář, pokud nejsou definována pevná pravidla (jedna strana bude zasahovat jen do určitých knih).
Funkce "AKTUALIZOVAT ZÁZNAMY"
Systém najde identifikátor (číslo dokladu, adresář) a kompletně ho přepíše dodaným záznamem – včetně úhrad, stavů položek.
V případě, že importujete záznamy, máte možnost zachovat pole „Zaúčtováno“ podle vašich dat – v případě, že zaúčtujete doklady, pole Zaúčtováno se zaškrtne a doklad se již nenabízí k účtování. Pokud doklad importujete a ve svém systému ho máte označen jako nezaúčtovaný, mohlo by se stát, že po importu bude nastaven jako zaúčtovaný (protože je tak nastaven v importním souboru). Účetní firma nebo centrála tedy zaškrtne před samotným importem pole „Neaktualizovat pole zaúčtováno“ – tak se naimportuje doklad, ale informace o zaúčtování zůstane původní.
Pozor ale na úhrady: v případě, že přijímáte doklad systémem "aktualizovat" a provádíte na své stanici úhrady dokladů - pak se může stát, že o informaci uhrazení dokladu přijdete - aktualizace znamená přepsání dokladu komplet - tedy i pole Uhrazeno, Zbývá uhradit.
V takovém případě je potřeba nejdříve poslat přehled úhrad na pobočku (PRŮVODCE IMPORTEM/EXPORTEM ÚHRAD) - aby stihli aktualizovat úhrady dokladů před exportem dokladů z pobočky, nebo dvakrát doklad již nepřijímat (nastavit jen "přidání nových záznamů").
Průvodce výměnou úhrad dokladů
Využije se v případě, kdy doklad je vystaven na jedné straně a úhrada probíhá na straně druhé (práce poboček, při off-line provozu firma a její externí účetní rozhodně doporučujeme, aby bankovní výpisy byly stahovány na straně firmy - tam kde doklady vznikají a probíhá i úhrada na pokladně).
Situace: doklad se vystaví a odešle se do centrály (průvodce výměny dat - viz výše popsaná pravidla) - je vhodné nastavit odesílání s blokací, aby se doklady omylem neopravovaly po odesílání.
Zpět je potřeba dostat informaci o úhradě - centrála tedy exportuje pomocí funkce Soubor |Export - Správce výměny dat - odeslání úhrad (v modulu Vydané nebo Přijaté doklady) úhrady za doklady (v exportu je nastaveno datum dokladu, nikoliv kdy úhrada proběhla - proto zadávejte dostatečné časové rozmězí hrazených dokladů). A soubor s úhradami odešle do pobočky.
Pobočka pomocí funkce Soubor | Import dat spustí Správce výměny dat - import úhrad. V posledním kroku je rozhodnutí - zda přijmout nastavené úhrady (k číslu dokladu se posílá informace o celkové částce dokladu a stavu Uhrazeno a Zbývá uhradit) jak jsou odeslány, nebo jen kladné.
V případě, že na pobočce neprobíhá žádná úhrada
Pak je možné přijímat úhrady v plné částce jak jsou odeslány.
Pokud ale na pobočce nějaké úhrady probíhají
Pak je možné zvolit při importu jen "kladné"
Ale má to ještě další úskalí: Pokud na pobočce proběhne nějaká úhrada např. pomocí pokladny, je také potřeba nejdříve zajisti, aby se úhrady dostaly i do centrály - tedy výměna úhrad by měla probíhat oboustranně.
Problém ovšem může nastat u dokladů, které jsou částečně hrazené na pobočce, částečně na centrále a pak i vznik nějakých přeplatků - to by mohlo nesprávnou výměnou dat způsobit to, že po výměně dat bude sice účetně dokladově na centrále úhrada i z banky i z pokladny, ale na dokladu by byla ta "největší" nebo "poslední" improtovaná.
ROZHODNĚ V TAKOVÉM PŘÍPADĚ NESMÍTE PŘI VÝMĚNĚ STANDARDNÍ POUŽÍT FUNKCI AKTUALIZOVAT ZÁZNAMY, ALE JEN PŘIDÁVAT (protože by pobočka mohla poslat doklad, který je neuhrazen, mezitím by na centrále proběhla jeho úhrada, ale přijmutím dokladů z pobočky by došlo k aktualizaci všech údajů - tedy i pole Zbývá uhradit a tak by se stal doklad neuhrazeným, i když úhrada proběhla).
Na závěr
ROZHODNĚ TYTO OPERACE PROVÁDĚJTE S ROZMYSLEM (POKUD SI NEJSTE JISTI JAK VÝMĚNU VE VAŠÍ SPOLEČNOSTI ZAŘÍDIT, NEVÁHEJTE KONTAKTOVAT HOTLINE).
Nutností je také pravidelné zálohování dat.