Postup při tisku či analýze dat

 

Záznamy můžete vytisknout následujícími způsoby: jako Tiskový formulář, Sestavu nebo jakoTabulku nebo jako Graf. 

Výchozím nastavením tabulky agendy je tisk záznamů v podobě Tiskového formuláře.

Tiskový formulář slouží pouze pro tiskovou prezentaci dat. Záznamy zobrazené tiskovým formulářem nemůžete dále analyzovat (řadit, filtrovat apod.). Tiskový formulář má pevně danou strukturu. Uživatel má možnost měnit podobu tiskových formulářů prostřednictvím dialogu Možnosti agendy (v případě, že má nainstalován plnou verzi MS Access 2000 nebo MS Access XP - 2003).

Na tiskovém formuláři může být zobrazen:

jeden záznam - například faktura, dodací list (tzn. jeden záznam na jedné stránce)

více záznamů - např. Pokladní kniha, štítky (tzn. více záznamů na jedné stránce)

Tiskový formulář je výchozím druhem výstupu při tisku záznamů z tabulky agendy. Pokud klepnete na tlačítko Tisk na panelu nástrojů, vytiskne se tiskový formulář, který je nastaven jako výchozí v dialogu Možnosti knihy.

Poznámka: v programu MS ACCESS se tiskové formuláře nazývají Sestavy (Reporty).

 

Obecné zásady při tisku

Záznamy z tabulky agendy vytisknete následujícími způsoby:

klepnutím na tlačítko Tisk na panelu nástrojů se vytiskne výchozí tiskový formulář (tiskový formulář, který je nastaven v možnostech knihy v počtu kopií, který byl naposledy pro daný tiskový formulář nastaven v dialogu Tisk.

Výběrem příkazu Soubor | Tisk... - systém zobrazí dialogové okno Tisk , kde nastavíte parametry tisku.

Popis dialogu Tisk

 

Dialog Tisk slouží k tisku dat. V dialogu nastavíte, jak se mají vaše data vytisknout.

Je rozdělen do tří částí: Tiskové výstupy, skupina Tisk, skupina Rozsah tisku.

Jak nastavit parametry tisku:

1. Vyberete druh výstupu

2. Nastavíte položky skupiny Tisk

V levé části dialogu se pod jednotlivými panely zobrazují (skrývají) tiskové výstupy definované ke konkrétní agendě. Ve skupině Tisk pak nastavujete počet kopií popř. další možnosti.

A. Vyberete tiskový výstup (Tiskový formulář, Sestava či Tabulka, Graf):
- Klepnete na panel s titulkem požadovaného druhu výstupu.
Pod panelem se zobrazí tiskové výstupy definované k agendě.
- Ze seznamu vyberete konkrétní název tiskového formuláře či sestavy.
Ve spodní části dialogu se zobrazuje krátký popis k vybrané sestavě či tiskovému formuláři, popř. i tip, jak je použít.

B. Zadáte Počet kopií, pokud budete tisknout přímo (bez Ukázky před tiskem)

Poznámka: volba Počet kopií se pro jednotlivé tiskové formuláře ukládá. Pokud například při tisku nastavíte pro výchozí tiskový formulář Počet kopií:2, pak při tisku z panelu nástrojů budou automaticky vytištěny 2 kopie výchozího tiskového formuláře.

Poznámka: pokud zobrazíte Ukázku před tiskem, bude nastavení Počtu kopií ignorováno, navíc při tisku tabulky bude ignorována volba Aktuální záznam či Vybrané záznamy ze skupiny Rozsah tisku. Tyto možnosti nastavíte až při zobrazení Ukázky před tiskem - stejně jako i případnou změnu tiskárny.  

C. Ze seznamu Možnosti vyberete požadovanou volbu.

Poznámka: seznam je přístupný pouze pro některé Tiskové formuláře (viz. popis tiskových formulářů konkrétních agend)

3. Zvolíte Rozsah tisku

V této části zvolíte, které záznamy se mají vytisknout. Některé volby rozsahu tisku nejsou vždy přístupné. Při výběru druhu výstupu se automaticky přednastaví rozsah tisku pro tento výstup (např. při tisku Pokladní knihy je přednastavena volba: Všechny záznamy, při tisku Faktury je to: Aktuální záznam apod.).

Poznámka: pokud je nastaven jako druh výstupu Tabulka a zobrazíte Ukázku před tiskem, pak je nastavení rozsahu tisku ignorováno a v náhledu před tiskem se zobrazí všechny záznamy zobrazené v tabulce agendy.

Aktuální záznam : vytiskne aktuální záznam z tabulky agendy (Příklad použití: tisk účetního dokladu)

Vybrané záznamy : Volba je dostupná pouze pro tisk tabulky a určitých tiskových formulářů, pokud jsou v tabulce agendy předem vybrány určité záznamy (Příklad použití: tisk naposledy vystavených faktur - vystavíte faktury, tyto záznamy v tabulce označíte a v zobrazeném dialogu Tisk zaškrtnete volbu Vybrané záznamy).

Všechny záznamy : Vytiskne všechny záznamy z tabulky agendy. Pokud je na záznamy v tabulce aplikován filtr, odstraní ho (Příklad použití: tisk Pokladní knihy)

Podle filtru tabulky : Vytiskne záznamy, které jsou právě teď vyfiltrované v tabulce agendy. Volba je dostupná pouze pro tisk tabulky a určitých tiskových formulářů, pokud je na tabulku agendy aplikován nějaký filtr. Tato volba se používá v případě, že nechcete použitý filtr ukládat (při rychlém výběru dat).

Podle uloženého filtru : Vytiskne záznamy z tabulky agendy podle filtru vybraného ze seznamu. Předvolenou hodnotou filtru je Zadat kriteria… Tento filtr se používá jako funkce Najít záznam, samozřejmě bez záložky Upřesnit, která zde ztrácí význam. Filtr můžete zkontrolovat, upravit nebo vytvořit nový klepnutím na tlačítko Upravit. (Příklad použití: tisk adresních štítků firem, kterým se mají zasílat nové Ceníky - vytvoříte filtr na výběr záznamů, které mají v poli Zasílat uvedeno Ceníky a uložíte ho, v zobrazeném dialogu Tisk vyberete volbu Podle uloženého filtru a vyberete filtr ze seznamu).

4. dialog uzavřete:

 

  • Klepnutím na tlačítko OK záznamy vytisknete

     

  • Klepnutím na tlačítko Ukázka... zobrazíte Ukázku před tiskem (platí pro tiskové formuláře a tabulku)

     

  • Klepnutím na tlačítko Otevřít... zobrazíte okno sestavy pro úpravy (platí pro sestavy)

     

  • Klepnutím na tlačítko Storno můžete celou akci odvolat.