Průvodce vystavením objednávky
Během vaší práce může nastat situace, kdy si u vás zákazník objedná určité zboží a vy zjistíte, že zboží na skladě chybí. Objednávku na požadované produkty nemusíte v tomto případě vystavit ručně, ale můžete využít průvodce, který prohledá celý systém, zjistí všechny "nedostatky" (chybějící produkty ze zakázek popř. nedostatečné množství některých produktů na skladě), nabídne vám je k objednání u dodavatele a poté tuto objednávku za vás vystaví sám.
Chcete využít služeb Průvodce objednáním? Pak postupujte následovně:
Vyberte příkaz Objednávky | Průvodce vystavením objednávek
Systém zobrazí dialog Průvodce objednávkou, který vám v několika krocích pomůže zboží objednat:
Podmínkou je, aby existovala karta produktu (zboží i materiálu) na skladu (produkt byl v minulosti někdy naskladněn) a název tohoto skladu je vyplněn ve spodní části tohoto doplňku a s tímto skladem se bude pracovat dále!
Průvodce zakalkuluje již objednané zboží na daný sklad: Pokud je produkt na konkrétní sklad již v některé objednávce ve stavu "objednáno" nebo "dodáno", tak se o toto množství snižuje množství k objednání, které nabízí průvodce.
1. krok
a. Určíte, podle jakého kritéria chcete produkty objednat:
ve skupině: "Požadavky načíst" stanovíte, které produkty se vůbec mají vzít v úvahu, můžete zatrhnout jednu z voleb (nebo obě):
Požadavky ze zakázek:
Produkty jsou požadovány na zakázkách v nějakém množství (existuje nějaká zakázka či nabídka, na které existuje položka dokladu s vyplněným produktem a skladem a je ve stavu Dodat, Vydat, Rezervovat nebo Fakturovat) a toto množství není k dispozici na skladu (stav tohoto konkrétního skladu by po vydání všech takových byl <0)
Produkty na skladu pod minimálním množstvím:
na skladu je vyplněno minimální požadované množství, nebo je ve skladu na hodnotě 0 a je toto minimální množství uvedeno v katalogu (hodnoty se nesčítají, pokud máte vyplněno min množství ve skladu, už se nepoužije katalogové) a pokud stav skladu klesne pod takovou hodnotu < min, pak se tyto produkty nabídnou v pro objednání
Pokud zatrhnete obě volby, pak systém nabídne položky katalogu, které jsou na zakázkách požadovány, ale nebudou v dostatečném minimálním množství, až se ze skladu na základě zakázek vydají (platí: stav skladu - požadavky ze zakázky < minimální množství) a tak je potřeba doobjednat, aby bylo dostatek položek na vykrytí zakázek a ještě na minimální zásobu.
Příklad: Produkt P má stav na skladu 3 ks, v zakázkách je požadováno celkem 2 ks a minimální zásoba je nastavena také na 2 ks - průvodce nabídne k objednání 1 ks pouze pokud budou obě volby zatržené, jinak se při zatržení pouze jedné z voleb produkt nenabídne (na skladu je sice zásoba na vyřízení zakázky a na skladu je také zásoba minimální (bráno každý pohled zvlášť), ale po vyřízení zakázek by byl stav skladu 1 a to už by nebyla minimální zásoba...)
POZOR: Minimální množství, které je nastaveno ve skladu má přednost před nastavením katalogu a pokud je toto nastavení v katalogu, nesčítá se množství skladové zásoby přes všechny sklady, ale zásoba se očekává v této výši na všech skladech - průvodce vyřizuje každý sklad zvlášť.
Touto volbou se tedy zajistí, aby se nabídly produkty, které splňují tyto vlastnosti.
Dále se řeší, kolik se skutečně objedná.....
a to volbou "doplnit požadované množství":
- Nedoplňovat - nabídne se pouze tolik jednotek, aby byla zásoba na skladu k vyřízení množství, které bylo zjištěno v předchozím kroku
- Doplnit na minimální množství - nabídne se takové množství, aby se stav skladu navýšil na hodnotu požadované minimální zásoby na daném skladu
Poznámka: tato volba nemá význam, pokud jste v předchozím kroku vybrali obě volby (protože počet jednotek k objednání počítal i s minimální zásobou po vydání všech požadavků)
Pozor, toto navržené množství bude "vidět" až po označení položky v dalším kroku, v seznamu v dalším kroku je u každé položky zobrazena základní objednávka pro vyřízení požadavků, případně i s ohledem na minimální zásobu a v prostředním poli Množství k objednání se zobrazí hodnota pro vyřízení maximálního množství zásoby.
- Doplnit na maximální množství - nabídne se takové množství, aby byla zajištěna i maximální zásoba.
Pozor, toto navržené množství bude "vidět" až po označení položky v dalším kroku, v seznamu v dalším kroku je u každé položky zobrazena základní objednávka pro vyřízení požadavků, případně i s ohledem na minimální zásobu a v prostředním poli Množství k objednání se zobrazí hodnota pro vyřízení maximálního množství zásoby.
b. určíte sklad, kterého se týkají požadavky a objednávka: sklad vyberete ze seznamu skladů v systému.
c. Výpis produktů můžete omezit na konkrétní katalog či dodavatele: výběrem těchto hodnot ze seznamů, nebo neomezíte.
2. krok
(do něj se dostanete klepnutím na tlačítko Další) vyberete konkrétní produkty a jejich množství pro objednání:
V seznamu Požadavky jsou zobrazeny produkty vybrané podle kritérií nastavených v prvním kroku - seznam obsahuje hodnoty z volby "požadavky" a teprve po výběru (označení) konkrétní položky ze seznamu můžeme vidět v poli Množství k objednání množství, které systém nabídne s ohledem na výběr podle volby "doplnit".
V seznamu Objednat se poté zobrazují produkty a množství, které požadujete objednat:
Jak nastavíte produkt pro objednání?
a) ze seznamu Požadavky vyberete konkrétní produkt (klepnutím na produkt ho označíte)
b) množství produktu uváděné v seznamu je potřebné množství, které vyrovná požadavky; pokud chcete objednat jiné množství vybraného produktu, zapíšete ho do políčka Množství (je umístěno mezi oběma seznamy a hodnota v něm odpovídá nastavení volby "doplnit požadované množství")
c) klepnete na tlačítko Přesunout (obrázek šipky vpravo)
Produkt požadovaného množství se přesune do seznamu Objednat
Tip: pokud chcete objednat produkt v množství, které nabídl systém - stačí na něj poklepat - také se přesune do seznamu k objednání.
Pro objednání více produktů opakujete body a) - c)
Zrušení nebo oprava požadavku
Pokud si objednávku nějakého produktu rozmyslíte, můžete ho ze seznamu odstranit:
a) Vyberete produkt ze seznamu vpravo, kde se ukazují položky určené do objednávky.
b) Klepnete na tlačítko Přesunout zpět (obrázek šipky vlevo).
Pokud jste s objednávkou spokojeni, můžete pokračovat dále.
3. krok
(do něj se dostanete klepnutím na tlačítko Další) můžete určit dodavatele jednotlivých produktů - pro každého dodavatele tak můžete vystavit jednu objednávku.
V seznamu je vždy zobrazen dodavatel a mírně odsazený výčet produktů, které dodává (a jsou samozřejmě objednávány). Pokud nemá produkt určen v katalogu svého dodavatele, zobrazí se namísto dodavatele položka: Neurčen.
Komu vystavit objednávku
Jak určíte nebo změníte dodavatele jednoho produktu?
a) v seznamu "U koho objednat" označíte produkt, kterému chcete změnit nebo nastavit dodavatele
b) požadovaného dodavatele vyberete ze seznamu dodavatelů vpravo v seznamu
c) klepnete na tlačítko Nastavit (obrázek šipky vlevo)
Určí se dodavatel produktu.
Jak určíte nebo změníte dodavatele více produktů (těch, které "patří" k dodavateli)?
a) ze seznamu "U koho objednat" označíte dodavatele, kterého chcete změnit
b) ze seznamu dodavatelů vpravo vyberete nového dodavatele
c) klepnete na tlačítko Nastavit (obrázek šipky vlevo)
Určí se dodavatel produktů.
Zaškrtnutím políčka Po dokončení zobrazit jen právě vystavené objednávky můžete po vystavení objednávek zobrazit v tabulce agendy jen tyto objednávky (bude aplikován filtr na záznamy tabulky agendy). Tak můžete mít přehled o právě vystavených objednávkách, které můžete např. vytisknout.
Zaškrtnutím "Bez DPH" se vystaví objednávka a u položek bude vyplněna sazba DPH na 0 (používá se pro zahraniční dodavatele)
Pokud chcete provést v objednávce ještě nějaké změny, můžete se vrátit zpět na předcházející kroky (tlačítko Zpět).
4. krok
Dialog Průvodce objednávkou můžete uzavřít:
- Klepnete na tlačítko Storno - tak celou akci stornujete (objednávky nebudou vystaveny).
- Klepnete na tlačítko Dokončit - do knihy objednávek (pokud jich máte více, systém zobrazí jejich seznam pro určení knihy objednávek) se vystaví nové objednávky na požadované zboží - pro každého dodavatele jedna.
Tyto objednávky pak můžete libovolně doplnit či úplně přepsat.
Důležité je, aby u objednaných položek na sklad nechybělo pole Produkt, Sklad a Stav = "objednáno"
Nezapomínejte také "čistit" nedodané objednávky, staré, aby příště průvodce vystavením objednávky dokázal objednat, co je potřeba.