Vyhledání a odstranění duplicit v Adresáři

Nalezli jste v adresáři totožné záznamy osob nebo organizací? Potřebujete tyto nedopatřením zdvojené kontakty odstranit, nebo prostě zvolený kontakt "převést" na jiný? K těmto účelům, v agendě Adresář, je vhodné využít funkci k odstranění duplicit.

Postupujte takto:

  • Z menu Agenda spusťte Vyhledání a odstranění duplicit...
  • Systém zobrazí dialog Odstranění duplicit (obr. 1).

Vyhledání a odstranění duplicit - dialog

Obrázek 1: Dialog Odstranění duplicit. Poklepáním na modrý identifikátor položky zobrazíte detail kontaktu. Pomocí místní nabídky lze záznamy filtrovat a řadit.

Výběr duplicitního kontaktu

  • Ze seznamu Zobrazit kontakty s duplicitními údaji v poli ComboBox - Nabídka vyberete údaj kontaktu, podle kterého se budou vyhledávat kontakty s duplicitními hodnotami v tomto poli.
  • Jestliže systém nalezne totožná data ve zvoleném poli, kontakty zobrazí. Duplicitní záznamy jsou seřazeny podle hodnoty zvolené k vyhledání duplicit. V seznamu duplicitních kontaktů se nenabízí pobočky, u kterých jsou některé údaje záměrně duplicitní (IČ, DIČ, Adresa sídlo a Obchodní rejstřík).
  • Pokud je vám kontakt, se kterým chcete pracovat dopředu známý, vyberte ze seznamu Zobrazit všechny kontakty a kontakt v tabulce označte CheckBox - Zatržítko zatržítkem.
  • Klepněte na tlačítko Další >
  • V dalším kroku se automaticky navrhne kontakt, na který se mají převést záznamy odstraněného kontaktu.

Odstranění duplicitního kontaktu

Před odstraněním záznamu máte na výběr, zda chcete převést související záznamy kontaktu na jiný kontakt. Pokud ne, můžete použít volbu Související záznamy nepřevádět na žádný kontakt. Jestliže ano, použijte volbu Související záznamy převést na kontakt.

Má-li odstraňovaný kontakt v systému nějaké doklady, nelze jej odstranit bez převodu záznamu na související kontakt (obr. 2).

Kontakt, který má doklady, nelze odstranit

Obrázek 2: Upozornění systému na kontakt, který má související doklady.

Odstranění kontaktu bez převodu souvisejících záznamů

  • Zvolte Radio button - Přepínač Související záznamy nepřevádět na žádný kontakt (obr. 3).
  • Klepněte na tlačítko Dokončit.
  • Záznam bude odstraněn a okno Odstranění duplicit zavřeno.

Odstranění kontaktu bez převodu souvisejících záznamů

Obrázek 3: Odstranění kontaktu bez převodu souvisejících záznamů.

Odstranění kontaktu s převodem souvisejících záznamů

  • V okně Odstranění duplicit zvolte Radio button - Přepínač Související záznamy převést na kontakt (obr. 4).
  • Ze seznamu Související záznamy převést na kontakt ComboBox - Nabídka vyberete požadovaný náhradní kontakt.
  • Klepnutím na tlačítko  naleznete náhradní kontakt pomocí okna Najít.
  • Tlačítkem Horní index otevřete detail vybraného záznamu Kontakt.
  • V sekci Na náhradní kontakt převést zaškrtnutím CheckBox - Zatržítko nastavte, co bude na vybraný kontakt převedeno: 
    • Doklady, Produkty (bude provedena záměna kontaktů v polích Dodavatel a Výrobce).
    • Ceníky (záměna firem v poli Dodavatel).
    • Propojené dokumenty, Zápisy v účetním deníku.
    • Úkoly.
    • Volitelně můžete při odstranění duplicitního kontaktu převádět také Podřízené kontakty, Bankovní spojení či Události deníku, Dodací místa a Sdružení.

Související záznamy převést na kontakt

Obrázek 4: Související záznamy převést na kontakt.

 

  • Klepnutím na tlačítko Dokončit bude proveden převod podle zvoleného nastavení a nepotřebný kontakt bude odstraněn ze systému (klepnutím na tlačítko Storno celou akci odvoláte).
    • Z odstraněného kontaktu se převedou všechny jeho kontaktní údaje z karty Obecné a to buď přímo do příslušných polí na kartě Obecné do kontaktu náhrady (pokud jsou tato pole prázdná), nebo do ostatních kontaktních údajů (karta Ostatní, seznam Kontaktní údaje).
    • Kontaktní údaje z karty Ostatní jsou rovněž převedeny z odstraňovaného kontaktu.
    • Dále se převádí adresy Adresa sídlo, Adresa zboží doručit a Adresa 2 z odstraňovaného kontaktu a to pouze v případě, pokud jsou tato pole v kontaktu náhrady prázdná.
    • Dále se převedou všechny ostatní adresy uvedené na kartě Ostatní odstraňovaného kontaktu.

 

Související dokumenty