Zaevidování jednotlivého výpisu a úhrada dokladu

 Základní operace s dokladem Bankovní výpis (karta Obecné)

Obrázek 1: Základní operace s dokladem Bankovní výpis (karta Obecné).

 

Tabulka 1: Popis polí Bankovního výpisu na kartě Obecné.

Doklad

O jaký doklad se jedná; Combo v seznamu jsou zobrazovány povolené doklady knihy. Typ dokladu a všechny potřebné údaje můžete pro nové záznamy předvolit v Možnostech knihy.

Číslo dokladu Obsahuje identifikační číslo dokladu, které generuje systém podle pravidla stanoveného v Možnostech knihy.
Číslo výpisu Systémem generované pořadové číslo. Zkontrolujte, případně doplňte číslo výpisu. Dbejte na to, aby číselná řada v systému souhlasila s pořadovými čísly výpisů. Jedině tak budete mít kontrolu, že vám nechybí žádný výpis.
Kniha Informuje o zvolené výchozí knize v Možnostech knihy.
Referent Zobrazuje jméno uživatele, který doklad založil, nebo který byl později nastaven Combo jako správce dokladu.
Datum Datum výpisu. Do pole Datum doplní Vario systémové datum. Můžete jej změnit buď přímým zápisem do pole, nebo datum nastavit pomocí dialogu Kalendář Dialog Kalendář nebo jej nastavit pomocí funkce Více dat  , které vyvolá dialog Data dokladu. Umožní vložit datum účetního případu pokud je jiné, než datum vystavení nebo DZP.
Číslo účtu, kód a pobočka banky Informace o bance realizující platby.
Stav Stav dokladu. Pomocí Místní nabídky lze nastavit: Zaúčtovat, Uzamknout, Stornovat.
Konto dokladu ComboBox - Nabídka Konto, na které se účtuje celková částka dokladu. Zde se jedná o účetní číslo konta banky (mělo by být předvoleno v Možnostech knihy).
Středisko ComboBox - Nabídka Středisko dokladu (mělo by být předvoleno v Možnostech knihy – Číselníky).
Účtování ComboBox - Nabídka Nastavení hodnot Účtovat, Odúčtováno, Neúčtovat.
Zobrazit ComboBox - Nabídka Zobrazení položek při tisku.
Cizí měna ComboBox - Nabídka Označení cizí měny (pro devizové účty).  Měnu v případě devizového účtu doporučujeme nastavit ve výchozích hodnotách knihy v Možnostech knihy – je potom stejná pro všechny výpisy v dané knize.

 

Postupujte takto:

1. Vytvoříte nový záznam.

2. V závislosti na nastavení výchozích hodnot nového záznamu doplní systém pole dokladu: podle šablony, použité pro založení dokladu a číslo dokladu (podle číselné řady).

3. Vyplníte požadované údaje na kartě Obecné – základní údaje o dokladu (obr. 1 a tab. 1).

4. Přejdete na kartu Položky (obr. 2), kde doplníte položky dokladu a jednotlivé údaje podle výpisu z banky (viz také Příjem výpisů bez Homebankingu).

Pole Stav informuje o stavu dokladu (K úhradě nebo OK): pokud se jedná o doklad ze systému Vario (systém identifikoval doklad podle variabilního symbolu). Tzn., že doklad byl vybrán pomocí 1) Místní nabídky 2) funkcí Hledat doklad či 3) Doklady k úhradě... – pole Stav je nastaveno na hodnotu K úhradě (doklad je připraven k uhrazení) nebo OK (doklad je již uhrazen). Hodnotu doplňuje systém. V případě položky výpisu, která nepředstavuje úhradu dokladu (např. poplatek bance, úroky, vklad apod.) je pole Stav prázdné.

Přehled stavů položek dokladu a souvisejících dokladů zobrazíte pomocí dialogu Přehled stavů vyvolaného z místní nabídky na kartě Obecné (obr. 1) a nebo na kartě Položky (obr. 2) z nabídky tlačítka Uhradit (Přehled...). Dialog Kursové a finanční rozdíly úhrady vyvoláte z místní nabídky nad položkou dokladu (obr. 2).

5. Na kartě Součet se zobrazují součty a doplňující údaje k dokladu.

6. Zapište, je-li třeba, údaje do polí karet Deník událostí, Dokumenty a Úkoly.

7. Nový záznam uložíte klepnutím na tlačítko Uložit a zavřít / Uložit a nový.

Doklad Bankovní výpis - karta Položky

Obrázek 2: Doklad Bankovní výpis, karta Položky.

Úhrada dokladu

Pokud je stav položky: K úhradě, můžete tento doklad uhradit. Podle výpisu z účtu firma doklad uhradila a je třeba nastavit toto uhrazení i v systému. Nemusíte však otevírat jiné moduly (Přijaté či Vydané doklady), úhradu dokladu můžete provést z modulu Banka, například z místní nabídky funkcí Uhradit.

Na výpisu se mohou kromě jiných položek objevit také úhrady dokladů, které si evidujete v systému (vydané faktury, přijaté faktury, zálohy apod.). Tyto doklady můžete v systému identifikovat podle variabilního symbolu (dále VS). Pokud Vario nalezne více dokladů se stejným VS, pokusí se vyhledat doklady tak, že k VS přidává postupně tato kritéria:

  • Jen doklady firmy, které patří bankovní účet.
  • Jen doklady, kde zbývá uhradit je rovno částce.
  • Jen doklady, kde zbývá uhradit je <> 0.

Často se posílají platby, u kterých je jako VS použito IČ firmy. Pokud je údaj VS roven IČ aktuální firmy (účetní jednotky), doplní se vazba na doklad pouze v případě, že částka dokladu se stejným VS souhlasí s částkou zbývá uhradit. Tím se předejde situaci, kdy se například úhrada daně propojí s přijatým dokladem.

Zrušení úhrady dokladu

Pokud jste omylem provedli úhradu jiného dokladu nebo jiné částky, můžete provedení úhrady odvolat: Výběrem příkazu Vrátit úhradu z místní nabídky pole Stav na kartě Položky.

  • Pokud chcete uhradit položku nebo zrušit úhradu u jedné položky, udělejte to z místní nabídky nad polem Stav této položky.
  • Pokud chcete uhradit položky nebo zrušit úhradu celého dokladu, použijte nabídku ComboBox - Nabídka vedle tlačítka Uhradit vpravo dole.
  • Jestliže jsou některé položky již uhrazené (stav OK) a použijete Uhradit celý doklad, úhrada se provede správně, tedy už uhrazené položky systém přeskočí a uhradí jen ty neuhrazené.

 Při zrušení úhrady zálohové faktury, která má souvislost se zakázkou, se neprovádí aktualizace uhrazené zálohy v zakázce. Zálohu je třeba ručně ze zakázky odstranit a případně přiřadit zálohu novou.

 

Tip

  • Pravidelně kontrolujte, zda souhlasí stav účtu podle Varia se stavem účtu podle posledního výpisu.
  • Seznam dokladů, které byly uhrazeny funkcí Uhradit z výpisu, můžete zobrazit na kartě Souvislosti – Zobrazit Platby.

 

Související dokumenty