Výplatní lístek v PDF e-mailem
Doplněk je vhodný pro uživatele, kteří ve Variu zpracovávají mzdy a chtějí hromadně odesílat výplatní lístky ve formátu PDF e-mailem.
Obsah:
- Jak doplněk funguje
- Instalace a nastavení odesílání
- Hesla v dialogu "Nastavení hesel pracovníků" a na kartě "Vlastní"
- Oprávnění k doplňku Výplatní lístek v PDF
- Tisk výplatního lístku neodeslaného doplňkem
Poznámka
- Obrázky v dokumentu jsou ilustrační, neslouží jako závazný příklad nastavení.
- Před použitím doplňku je nutná příprava dat v modulu Mzdy (viz obsah článku).
- Při aktualizaci Varia se aktualizují i moduly a doplňky přidané do Varia prostřednictvím složky Upravy.
Jak doplněk funguje?
- Doplněk po spuštění v aktuálním období vygeneruje osobám (dle filtru tabulky agendy Mzdy) výplatní lístky do souboru ve formátu PDF a odešle je na e-maily zadané u pracovníků v agendě Personalistika (pokud není nastaveno jinak – viz níže).
- Dle odeslaných záznamů se vygeneruje záznam do deníku událostí k záznamu pracovníka v agendě Personalistika. Záznam deníku událostí má vyplněn typ položky "Výplatní lístek", v předmětu "MM/RRRR* pracovní poměr" (*dle období odesílaného výplatního lístku), pole "Začátek" obsahuje datum a čas odeslání, e-mailová adresa je v "poznámce" deníku.
- Záznamy, které se nepodařilo odeslat, doplněk zapíše do logu (období a pracovní poměr). Log je textový soubor uložený v aplikační složce Varia na stanici, na které se doplněk spouští. Dále se odešle e-mail s informací, které záznamy se neodeslaly, na e-mailovou adresu zadanou v nastavení doplňku (e-mail s předmětem "Neodeslané výplatní lístky MM/RRRR" a v těle zprávy seznam pracovních poměrů). V případě, kdy bude problém v odesílání souviset s odesláním jako takovým (problém na poštovním serveru), neodešle se nic – ani tento mail. Tisk výplatního lístku neodeslaného doplňkem viz níže.
Instalace a nastavení odesílání
- Pro správné fungování doplňku je třeba stáhnout instalační program (Rozšíření NET), který nainstaluje knihovnu Altus.Common.Interop.dll.
- Download je k dispozici na stránce Altus Vario 12 – stažení software.
- Jestliže chcete odesílat výplatní lístky s heslem pracovníka, pokračujte odstavcem Heslo na kartě Vlastní v agendě Personalistika.
- Otevřete agendu Mzdy. Na panelu nástrojů vyberete období, za které výplatní lístky odesíláte.
- Použitím filtru omezíte seznam pracovníků jen na ty, kterým chcete výplatní lístek odeslat.
- Instalovaný doplněk spustíte z menu (Agenda)/Nástroje agendy/Výplatní lístek PDF.
- V okně doplňku klepnete na textové tlačítko Nastavení (obr. 1).
Obrázek 1: Dialog Výplatní lístek e-mailem – Nastavení.
Nastavení doplňku
V okně Nastavení (obr. 1) postupujte dle tabulky tab. 1:
Tabulka 1, obr. 1: Výplatní lístky e-mailem – Nastavení.
Tiskový formulář  |
Seznam tiskových formulářů modulu Mzdy s přednastavenou položkou formuláře Výplatní lístek. |
| Předmět | Vhodný text vystihující smysl e-mailové zprávy. |
Soubor se správou  |
Zadejte cestu k textovému souboru (*.txt). Obsah souboru se vloží do těla mailu (resp. se jedná o společný text vkládaný do všech e-mailů s výplatními lístky). |
| E-mail pro chyby | E-mailová adresa příjemce informačních e-mailů o neodeslaných výplatních lístcích. |
| SMTP | |
| Server | SMTP server pro odesílání (viz Nastavení odesílání e-mailů metodou CDO). |
| Port | Číslo portu pro odesílání (viz Nastavení odesílání e-mailů metodou CDO). |
| Login | Přihlášení k účtu (autentizace) pomocí uživatelského jména. |
| Heslo | Přihlášení k účtu (autentizace) pomocí hesla. |
| Odesílatel | E-mailová adresa, ze které je hromadná pošta s výplatními lístky rozesílána. |
| Znaková sada |
Volby <Výchozí> a UTF-8 určují, v jakém kódování znaků bude e-mail předán na SMTP server. Volbou <Výchozí> zvolíte znakovou sadu Windows-1250 používanou operačním systémem MS Windows pro reprezentaci textů ve středoevropských jazycích používajících latinku. Pokud je na SMTP serveru nastaveno kódování UTF-8, doporučujeme vybrat totožnou volbu. Otestujte ji také v případě, pokud se "čeština" u příjemce zobrazuje nekorektně. |
SSL zabezpečení  |
Volbu vyberte, pokud chcete používat šifrovanou komunikaci se SMTP serverem. Předpokladem je, že SMTP server podporuje šifrovanou komunikaci SSL (ověříte u administrátora serveru). Je-li tato podmínka splněna, musíte nastavit jiné číslo portu. Pro SSL je výchozí port 465 (viz také Nastavení odesílání e-mailů metodou CDO). |
| Heslo | Pokud heslo vyplníte, bude pro všechny výplatní lístky společné. POZOR, po zapsání údaje do pole Heslo je třeba klepnout na tlačítko OK (před odesláním). Poznámka: Individuální heslo lze zadávat jednotlivým pracovníkům v dialogu Nastavení hesel pracovníků (obr. 3). Popis k vytvoření karty Vlastní pro heslo k výplatnímu lístku naleznete v odstavci Heslo na kartě Vlastní v agendě Personalistika. Jestliže existuje heslo na kartě Vlastní, bude použito i přesto, že bude vyplněné společné heslo (viz Vyhodnocení priorit hesla). |
| Zazipovat |
Pokud není zatrženo, jednotlivé výplatní lístky nejsou archivovány do formátu ZIP, jsou pouze odeslané (zaheslované). |
| Simulace | |
| Simulace |
Funkce slouží k vyzkoušení správnosti odesílání na testovací adresu uvedenou v poli E-mail doručení (například před prvním ostrým odesláním). |
| E-mail doručení | V případě aktivace funkce Simulace doplníte e-mailovou adresu, na kterou výplatní lístky odešlete pro případnou kontrolu. |
| Nastavení hesla pracovníků | TIP: Doporučujeme zadávat (a měnit již zašifrované) heslo v dialogu Nastavení hesel pracovníků (obr. 3). |
- Okno Nastavení (obr. 1) zavřete tlačítkem OK
- Hodnoty zadané v okně Nastavení se uloží a jsou k dispozici při dalším spuštění doplňku (automaticky generovaný ini soubor se ukládá do datové složky Varia).
- Výplatní lístky odešlete klepnutím na tlačítko Odeslat v okně Výplatní lístek do PDF (obr. 2).
- Otevře se okno s informacemi o úspěšném či neúspěšném zpracování pracovních poměrů, archivaci a zaheslování odeslaných výplatních lístků ve formátu *.pdf.
Obrázek 2: Dialog Výplatní lístek e-mailem a informace o zpracování pracovních poměrů.
Hesla v dialogu "Nastavení hesel pracovníků" a na kartě "Vlastní"
Můžete předem nastavit, aby každý odesílaný výplatní lístek byl chráněn šifrovaným heslem, které požaduje například příjemce výplatního lístku.
Jak to funguje:
- K zadání hesla slouží uživatelské pole v agendě Personalistika.
- Každému záznamu pracovníka hromadně vytvoříte kartu Vlastní a skryté pole "Heslo" (viz níže).
- Jestliže před odesíláním výplatních lístků zadáte heslo v dialogu Nastavení hesel pracovníků (obr. 3), je toto heslo okamžitě zašifrováno (doporučujeme).
- Pokud zadáte heslo na kartě Vlastní v dialogu Pracovník, výplatní lístek bude zašifrován po prvním odeslání tímto heslem.
- Před prvním ostrým odesláním celý proces otestujte funkcí Simulace (viz tab. 1)!
- Tlačítko Zobrazit heslo použijte v případě zapomenutého hesla (pro vybraného pracovníka).
Obrázek 3: Dialog Nastavení hesel pracovníků.
Možnosti Altus Vario (vytvoření uživatelského pole a jeho zobrazení na kartě Vlastní)
Před vytvořením uživatelského pole zavřete všechny agendy, tzn., že budete mít otevřenou pouze výchozí obrazovku.
- Z panelu nabídek zvolíte Nástroje/Možnosti / Moduly: Mzdy / Agendy: Personalistika / Knihy:
Personalistika / Pole. V pravé části dialogu Možnosti Altus Vario dole klepnete na tlačítko Uživatelem definovaná pole… (obr. 4). - Otevře se okno Uživatelem definovaná pole (obr. 4).
- Do řádku sloupce Pole napíšete text Heslo VL
- Přechodem do dalšího sloupce se text změní na u_Heslo_VL
- Klepnete na tlačítko Zavřít
- Proběhne uložení nastavení uživatelských polí a okno se zavře.
Obrázek 4: Dialog Možnosti Altus Vario a okno Uživatelem definovaná pole.
V dialogu Možnosti Altus Vario, ze seznamu pole sloupce Pole vyberete nově přidananou položku (je na konci) s názvem u_Heslo_VL (obr. 5).
- Poklepejte na modrý identifikátor u_Heslo_VL
- Otevře se dialog Možnosti pole (obr. 5)
- Vyberete kartu Zobrazení.
- Do pole Titulek vyplníte text "Heslo pro Výplatní lístek".
- Provedete zatržení funkcí Zobrazit pole na kartě Vlastní a Skrýt pole v tabulce agendy.
- Na kartě Upřesnit můžete zvolit použití oprávnění.
- V dialogu Možnosti pole klepnete na tlačítko Zavřít
- V dialogu Možnosti Altus Vario klepnete na tlačítko Zavřít
Obrázek 5: Dialogy Možnosti Altus Vario a Možnosti pole.
Karta Vlastní v detailu záznamu Pracovník
- Otevřete agendu Personalistika.
- V detailu záznamu Pracovník uvidíte kartu Vlastní, ve které je umístěno pole Heslo pro Výplatní lístek (obr. 6).
- Karta Vlastní je nyní dostupná ve všech záznamech knih agendy Personalistika v datech "Naše firma", v nichž byla vytvořena.
- Zvolené heslo zapíšete do pole Heslo pro Výplatní lístek.
- Heslo je zašifrováno až po prvním odeslání výplatního lístku!
→ Vyhodnocení priorit hesla při použití doplňku Výplatní lístek v PDF:
- Nejprve se zjistí, zda existuje heslo na kartě Vlastní v poli Heslo pro Výplatní lístek. Pokud ano, bude výplatní lístek zaheslován tímto heslem.
- Jestliže heslo na kartě Vlastní (v poli Heslo pro Výplatní lístek) není nalezeno, zjišťuje se, zda existuje společné heslo přímo v doplňku v okně Nastavení (obr. 1) a všechny výplatní lístky jsou zaheslovány tímto společným heslem (toto heslo se může pro každé odesílání měnit).
- Pokud heslo nebude uvedeno na kartě Vlastní (v poli Heslo pro Výplatní lístek), ani v okně Nastavení doplňku Výplatní lístek v PDF, výplatní lístky budou odeslané NEZAHESLOVANÉ.
Obrázek 6: Detail záznamu Pracovník, karta Vlastní a zašifrované heslo po prvním odeslání výplatního lístku.
Oprávnění
Nastavte oprávnění k doplňku pro profil a pro aktuální firmu v dialogu Možnosti Altus Vario: Doplňky: Mzdy / Výplatní lístek PDF.
Jestliže necháte oprávnění nenastavené, rozumí se, že přístup je povolen v plném rozsahu. Odepření oprávnění používejte zcela výjimečně. Uvědomte si, že jakmile u objektu nastavíte jakékoli oprávnění, mají k němu přístup pouze uživatelé s nastaveným oprávněním. Věnujte pozornost článku nápovědy Nastavení oprávnění.
Pokud si s nastavením systému rolí oprávnění nevíte rady, kontaktujte nás, rádi vám poradíme.
Tisk výplatního lístku neodeslaného doplňkem
K tiskovému formuláři Výplatní lístek máte k dispozici filtr Zaměstnanci bez e-mailu, který vyberete z Výstup / Pro náhled… / Výplatní lístek / Rozsah tisku / Podle filtru / Zaměstnanci bez e-mailu (obr. 7). Tímto způsobem můžete vytisknout výplatní lístek pouze zaměstnancům, kterým nebyl doplňkem odeslán v pdf.
Obrázek 7: Tisk výplatních lístků, které nebyly doplňkem odeslány.
Související dokumenty
- Nainstalovat volitelné moduly, doplňky a tiskové formuláře...
- Registrace (použití licencovaných modulů nebo doplňků)
- Karta Vlastní, uživatelská pole a oprávnění k poli
- Tiskové výstupy agendy Mzdy