Výplatní lístek v PDF e-mailem

Doplněk je vhodný pro uživatele, kteří ve Variu zpracovávají mzdy a chtějí hromadně odesílat výplatní lístky ve formátu PDF e-mailem.

Obsah:

 

Poznámka

  • Obrázky v dokumentu jsou ilustrační, neslouží jako závazný příklad nastavení.
  • Před použitím doplňku je nutná příprava dat v modulu Mzdy (viz obsah článku).
  • Při aktualizaci Varia se aktualizují i moduly a doplňky přidané do Varia prostřednictvím složky Upravy.

Jak doplněk funguje?

  1. Doplněk po spuštění v aktuálním období vygeneruje osobám (dle filtru tabulky agendy Mzdy) výplatní lístky do souboru ve formátu PDF a odešle je na e-maily zadané u pracovníků v agendě Personalistika (pokud není nastaveno jinak – viz níže).
  2. Dle odeslaných záznamů se vygeneruje záznam do deníku událostí k záznamu pracovníka v agendě Personalistika. Záznam deníku událostí má vyplněn typ položky "Výplatní lístek", v předmětu "MM/RRRR*  pracovní poměr" (*dle období odesílaného výplatního lístku), pole "Začátek" obsahuje datum a čas odeslání, e-mailová adresa je v "poznámce" deníku.
  3. Záznamy, které se nepodařilo odeslat, doplněk zapíše do logu (období a pracovní poměr). Log je textový soubor uložený v aplikační složce Varia na stanici, na které se doplněk spouští. Dále se odešle e-mail s informací, které záznamy se neodeslaly, na e-mailovou adresu zadanou v nastavení doplňku (e-mail s předmětem "Neodeslané výplatní lístky MM/RRRR" a v těle zprávy seznam pracovních poměrů). V případě, kdy bude problém v odesílání souviset s odesláním jako takovým (problém na poštovním serveru), neodešle se nic – ani tento mail. Tisk výplatního lístku neodeslaného doplňkem viz níže.

Instalace a nastavení odesílání

  • Pro správné fungování doplňku je třeba stáhnout instalační program (Rozšíření NET), který nainstaluje knihovnu Altus.Common.Interop.dll.
  • Jestliže chcete odesílat výplatní lístky s heslem pracovníka, pokračujte odstavcem Heslo na kartě Vlastní v agendě Personalistika.
  • Otevřete agendu Mzdy. Na panelu nástrojů vyberete období, za které výplatní lístky odesíláte.
  • Použitím filtru omezíte seznam pracovníků jen na ty, kterým chcete výplatní lístek odeslat.
  • Instalovaný doplněk spustíte z menu (Agenda)/Nástroje agendy/Výplatní lístek PDF.
  • V okně doplňku klepnete na textové tlačítko Nastavení (obr. 1).

Dialog Výplatní lístek e-mailem – Nastavení

Obrázek 1: Dialog Výplatní lístek e-mailem – Nastavení.

Nastavení doplňku

V okně Nastavení (obr. 1) postupujte dle tabulky tab. 1:

 

Tabulka 1, obr. 1: Výplatní lístky e-mailem – Nastavení.

E-mail
Tiskový formulář ComboBox - Nabídka Seznam tiskových formulářů modulu Mzdy s přednastavenou položkou formuláře Výplatní lístek.
Předmět Vhodný text vystihující smysl e-mailové zprávy.
Soubor se správou  Zadejte cestu k textovému souboru (*.txt). Obsah souboru se vloží do těla mailu (resp. se jedná o společný text vkládaný do všech e-mailů s výplatními lístky).
E-mail pro chyby E-mailová adresa příjemce informačních e-mailů o neodeslaných výplatních lístcích.
SMTP
Server SMTP server pro odesílání (viz Nastavení odesílání e-mailů metodou CDO).
Port Číslo portu pro odesílání (viz Nastavení odesílání e-mailů metodou CDO).
Login Přihlášení k účtu (autentizace) pomocí uživatelského jména.
Heslo Přihlášení k účtu (autentizace) pomocí hesla.
Odesílatel E-mailová adresa, ze které je hromadná pošta s výplatními lístky rozesílána.
Znaková sada ComboBox - Nabídka Volby <Výchozí> UTF-8 určují, v jakém kódování znaků bude e-mail předán na SMTP server. Volbou <Výchozí> zvolíte znakovou sadu Windows-1250 používanou operačním systémem MS Windows pro reprezentaci textů ve středoevropských jazycích používajících latinku.
Pokud je na SMTP serveru nastaveno kódování UTF-8, doporučujeme vybrat totožnou volbu. Otestujte ji také v případě, pokud se "čeština" u příjemce zobrazuje nekorektně.
SSL zabezpečení CheckBox - Zatržítko Volbu vyberte, pokud chcete používat šifrovanou komunikaci se SMTP serverem. Předpokladem je, že SMTP server podporuje šifrovanou komunikaci SSL (ověříte u administrátora serveru). Je-li tato podmínka splněna, musíte nastavit jiné číslo portu. Pro SSL je výchozí port 465 (viz také Nastavení odesílání e-mailů metodou CDO).
PDF
Heslo Pokud heslo vyplníte, bude pro všechny výplatní lístky společné. POZOR, po zapsání údaje do pole Heslo je třeba klepnout na tlačítko OK (před odesláním).
Poznámka: Individuální heslo lze zadávat jednotlivým pracovníkům v dialogu Nastavení hesel pracovníků (obr. 3). Popis k vytvoření karty Vlastní pro heslo k výplatnímu lístku naleznete v odstavci Heslo na kartě Vlastní v agendě Personalistika. Jestliže existuje heslo na kartě Vlastní, bude použito i přesto, že bude vyplněné společné heslo (viz Vyhodnocení priorit hesla).
Zazipovat CheckBox - Zatržítko Pokud není zatrženo, jednotlivé výplatní lístky nejsou archivovány do formátu ZIP, jsou pouze odeslané (zaheslované).
Simulace
Simulace CheckBox - Zatržítko Funkce slouží k vyzkoušení správnosti odesílání na testovací adresu uvedenou v poli E-mail doručení (například před prvním ostrým odesláním).
E-mail doručení V případě aktivace funkce Simulace doplníte e-mailovou adresu, na kterou výplatní lístky odešlete pro případnou kontrolu.
Nastavení hesla pracovníků TIP: Doporučujeme zadávat (a měnit již zašifrované) heslo v dialogu Nastavení hesel pracovníků (obr. 3).

 

  • Okno Nastavení (obr. 1) zavřete tlačítkem OK
    • Hodnoty zadané v okně Nastavení se uloží a jsou k dispozici při dalším spuštění doplňku (automaticky generovaný ini soubor se ukládá do datové složky Varia).
  • Výplatní lístky odešlete klepnutím na tlačítko Odeslat v okně Výplatní lístek do PDF (obr. 2).
  • Otevře se okno s informacemi o úspěšném či neúspěšném zpracování pracovních poměrů, archivaci a zaheslování odeslaných výplatních lístků ve formátu *.pdf.

Dialog Výplatní lístek e-mailem a informace o zpracování pracovních poměrů

Obrázek 2: Dialog Výplatní lístek e-mailem a informace o zpracování pracovních poměrů.

Hesla v dialogu "Nastavení hesel pracovníků" a na kartě "Vlastní"

Můžete předem nastavit, aby každý odesílaný výplatní lístek byl chráněn šifrovaným heslem, které požaduje například příjemce výplatního lístku.

Jak to funguje:

  • K zadání hesla slouží uživatelské pole v agendě Personalistika.
  • Každému záznamu pracovníka hromadně vytvoříte kartu Vlastní a skryté pole "Heslo" (viz níže).
  • Jestliže před odesíláním výplatních lístků zadáte heslo v dialogu Nastavení hesel pracovníků (obr. 3), je toto heslo okamžitě zašifrováno (doporučujeme).
  • Pokud zadáte heslo na kartě Vlastní v dialogu Pracovník, výplatní lístek bude zašifrován po prvním odeslání tímto heslem.
  • Před prvním ostrým odesláním celý proces otestujte funkcí Simulace (viz tab. 1)!
  • Tlačítko Zobrazit heslo použijte v případě zapomenutého hesla (pro vybraného pracovníka).

Dialog Nastavení hesel pracovníků

Obrázek 3: Dialog Nastavení hesel pracovníků.

Možnosti Altus Vario (vytvoření uživatelského pole a jeho zobrazení na kartě Vlastní)

Před vytvořením uživatelského pole zavřete všechny agendy, tzn., že budete mít otevřenou pouze výchozí obrazovku.

  • panelu nabídek zvolíte Nástroje/Možnosti / Moduly: Mzdy / Agendy: Personalistika / Knihy: Mínus Personalistika / Pole. V pravé části dialogu Možnosti Altus Vario dole klepnete na tlačítko Uživatelem definovaná pole… (obr. 4).
  • Otevře se okno Uživatelem definovaná pole (obr. 4).
  • Do řádku sloupce Pole napíšete text Heslo VL
  • Přechodem do dalšího sloupce se text změní na u_Heslo_VL
  • Klepnete na tlačítko Zavřít
  • Proběhne uložení nastavení uživatelských polí a okno se zavře.

Dialog Možnosti Altus Vario a okno Uživatelem definovaná pole

Obrázek 4: Dialog Možnosti Altus Vario a okno Uživatelem definovaná pole.

 

V dialogu Možnosti Altus Vario, ze seznamu pole sloupce Pole ComboBox - Nabídka vyberete nově přidananou položku (je na konci) s názvem u_Heslo_VL (obr. 5).

  • Poklepejte na modrý identifikátor u_Heslo_VL
  • Otevře se dialog Možnosti pole (obr. 5)
  • Vyberete kartu Zobrazení.
  • Do pole Titulek vyplníte text "Heslo pro Výplatní lístek".
  • Provedete zatržení funkcí CheckBox - Zatržítko Zobrazit pole na kartě Vlastní a CheckBox - Zatržítko Skrýt pole v tabulce agendy.
  • Na kartě Upřesnit můžete zvolit použití oprávnění.
  • V dialogu Možnosti pole klepnete na tlačítko Zavřít
  • V dialogu Možnosti Altus Vario klepnete na tlačítko Zavřít

Dialogy Možnosti Altus Vario a Možnosti pole

Obrázek 5: Dialogy Možnosti Altus Vario a Možnosti pole.

Karta Vlastní v detailu záznamu Pracovník

  • Otevřete agendu Personalistika.
  • V detailu záznamu Pracovník uvidíte kartu Vlastní, ve které je umístěno pole Heslo pro Výplatní lístek (obr. 6).
  • Karta Vlastní je nyní dostupná ve všech záznamech vybrané knihy agendy Personalistika v datech "Naše firma", v nichž byla vytvořena.
  • Pro nastavení karty Vlastní pro všechny knihy proveďte nastavení na úrovni agendy.
  • Zvolené heslo zapíšete do pole Heslo pro Výplatní lístek.
  • Heslo je zašifrováno až po prvním odeslání výplatního lístku!

 

→ Vyhodnocení priorit hesla při použití doplňku Výplatní lístek v PDF:

  1. Nejprve se zjistí, zda existuje heslo na kartě Vlastní v poli Heslo pro Výplatní lístek. Pokud ano, bude výplatní lístek zaheslován tímto heslem.
  2. Jestliže heslo na kartě Vlastní (v poli Heslo pro Výplatní lístek) není nalezeno, zjišťuje se, zda existuje společné heslo přímo v doplňku v okně Nastavení (obr. 1) a všechny výplatní lístky jsou zaheslovány tímto společným heslem (toto heslo se může pro každé odesílání měnit).
  3. Pokud heslo nebude uvedeno na kartě Vlastní (v poli Heslo pro Výplatní lístek), ani v okně Nastavení doplňku Výplatní lístek v PDF, výplatní lístky budou odeslané NEZAHESLOVANÉ.

Detail záznamu Pracovník, karta Vlastní a zašifrované heslo po prvním odeslání výplatního lístku

Obrázek 6: Detail záznamu Pracovník, karta Vlastní a zašifrované heslo po prvním odeslání výplatního lístku.

Oprávnění

Nastavte oprávnění k doplňku pro profil a pro aktuální firmu v dialogu Možnosti Altus Vario: Doplňky: Mzdy / Výplatní lístek PDF.

Jestliže necháte oprávnění nenastavené, rozumí se, že přístup je povolen v plném rozsahu. Odepření oprávnění používejte zcela výjimečně. Uvědomte si, že jakmile u objektu nastavíte jakékoli oprávnění, mají k němu přístup pouze uživatelé s nastaveným oprávněním. Věnujte pozornost článku nápovědy Nastavení oprávnění.

Pokud si s nastavením systému rolí oprávnění nevíte rady, kontaktujte nás, rádi vám poradíme.

Tisk výplatního lístku neodeslaného doplňkem

K tiskovému formuláři Výplatní lístek máte k dispozici filtr Zaměstnanci bez e-mailu, který vyberete z Výstup / Pro náhled… / Výplatní lístek / Rozsah tisku / Podle filtru / Zaměstnanci bez e-mailu (obr. 7). Tímto způsobem můžete vytisknout výplatní lístek pouze zaměstnancům, kterým nebyl doplňkem odeslán v pdf.

Tisk výplatních lístků, které nebyly doplňkem odeslány

Obrázek 7: Tisk výplatních lístků, které nebyly doplňkem odeslány.

 

Související dokumenty