Složky pro ukládání dokumentů a záznamů

Obsah:

Při vaší práci brzy vyvstane potřeba ukládat si různé informace o zákaznících, produktech, fakturaci a podobně. Můžete potřebovat například uložit nějaké dokumenty, které mají spojitost s agendou, kontaktem (firmou) či dokladem.

Vario je systém připravený spravovat vaše dokumenty, aniž byste museli „hned někde něco” nastavovat. Automaticky zorganizuje vaše dokumenty do výrobcem nadefinovaných složek. Dokumenty jsou uloženy jednotným způsobem. Například každý kontakt, pracovník ... bude mít ve sdílené složce dokumentů svůj adresář. Zde budou uloženy související dokumenty (smlouvy, korespondence, reklamační řád apod.).

Dialog Možnosti Vario a nastavení sdílené složky pro ukládání dokumentů

Obrázek 1: Dialog Možnosti Vario a nastavení centrální sdílené složky pro ukládání dokumentů.

Centrální složka

Centrální složka (dále v textu také „šablona cesty”) \Dokumenty\ pro ukládání dokumentů je po instalaci systému nadefinována v možnostech Vario (obr. 1. pole Složka dokumentů).

Pro představu: cesta \Dokumenty\ odpovídá cestě (při lokální instalaci) do složky profilu (složka obsahující data) C:\Program Files\Vario12\Data\Dokumenty. Hodnota uzavřená do závorek je nahrazena názvem složky Data.

Změna centrální složky

Výrobcem (Variem) definovanou centrální složku (šablonu cesty) lze změnit v dialogu Možnosti Vario (obr. 1). Složku změníte tak, že klepnete vedle pole Složka dokumentů na tlačítko Vyhledat složku a v okně Vyhledat složku vyberete nové umístění pro ukládání dokumentů (lokálně nebo na síti).

Složka záznamů

Jak již bylo řečeno výše, Vario vytváří strukturu adresářů podle struktury agend Varia a ukládá do ní soubory. K souborům navíc existuje záznam v agendě Dokumenty. Totožně pojmenované soubory ukládané do složky záznamu Vario čísluje, nepřepisuje jejich názvy.

Pro každou agendu můžete v dialogu Možnosti Vario nastavit složku záznamů – šablonu cesty (obr. 2). Doporučujeme vybrat šablonu definovanou výrobcem, ale můžete vložit vlastní cestu do vámi vytvořeného adresáře (např. \Dokumenty\Vlastni_slozka\\). Jestliže šablonu cesty ke složce záznamu nevyberte žádnou, tzn., že pole Složka záznamů zůstane prázdné, čtěte odstavec Šablona cesty a vazba na kontakt (Firmu).

Příklad 1

Do složek záznamů pod centrální složku každá agenda Varia ukládá vaše data (dokumenty). Například agenda Adresář používá následující složky záznamů (tučně):

\Dokumenty\
\Dokumenty\\
\Dokumenty\\\
\Dokumenty\\\
\Dokumenty\\\
\Dokumenty\Adresar\\\

Dialog Možnosti Altus Vario a nastavení šablon cest do složek záznamů pro agendu Adresář

Obrázek 2: Dialog Možnosti Vario a nastavení šablon cest do složek záznamů pro agendu Adresář.

 

Jestliže se například v agendě Adresář rozhodnete uložit ke kontaktu software interní dokument, otevřete detail záznamu Kontakt a na kartě Dokumenty kliknete na tlačítko Složka záznamu (obr. 3). Potvrdíte vytvoření složky (podle šablony cesty). Systém vytvoří složku pro konkrétní záznam do centrální složky a složky záznamu (například \Data\Dokumenty\Adresar).

Detail záznamu Kontakt, karta Dokumenty a založení složky záznamů podle definované šablony cesty

Obrázek 3: Detail záznamu Kontakt, karta Dokumenty a založení složky záznamů podle definované šablony cesty.

 

V možnostech agendy lze v nastavení Složky záznamů používat hodnoty ze záznamu dané agendy. Hodnoty záznamu se zapisují pomocí výrazu <!Nazev_pole_Zaznamu>

  • Poznámka: výrazy jsou stejné jako u nastavení cesty u exportů.

Příklad 2

Nastavení složky záznamů:

<SlozkaDat>\Dokumenty\<Agenda>\<Kniha>\<!Rok>

pro agendu Pokladna a knihu Pokladna CZK bude umísťovat dokumenty do složky:

..\Dokumenty\Pokladna\Pokladna_CZK\2022\ (obr. 3A)

Příklad umístění přílohy v detailu dokladu na kartě Dokumenty dle výše popsaného nastavení složky záznamů

Obrázek 3A: Příklad umístění přílohy v detailu dokladu na kartě Dokumenty dle výše popsaného nastavení složky záznamů

 

Z každého detailu záznamu uloženého v systému Vario lze vytvořenou složku otevřít a procházet (obr. 4).

Detail záznamu Kontakt, karta Dokumenty a otevření složky záznamů

Obrázek 4: Detail záznamu Kontakt, karta Dokumenty a otevření složky záznamů.

Šablona cesty a vazba na kontakt (Firmu)

Ukládání dokumentů k záznamu funguje takto:

1. Pokud je v možnostech agendy vyplněna šablona cesty do složky záznamů, ukládají se dokumenty do této vybrané složky záznamů.

2. Jestliže není šablona cesty definována (pole Složka záznamů je prázdné), potom se dokument uloží do:

a) – \Dokumenty\\ (jestliže záznam nemá vazbu na Firmu).

b) – \Dokumenty\Adresar\\ (záznam má vazbu na Firmu).

 

Navazující dokument

Související dokumenty