» Uživatelé » Dokumentace » Pro uživatele » Moduly » Evidence smluv » Agenda Evidence smluv » Práce s dialogem Smlouva
Práce s dialogem Smlouva
Obsah dokumentu:
- Karta Obecné
- Karta Položky
- Karta Položky – záložka Detail – podřízená karta Obecné
- Karta Položky – záložka Detail – podřízená karta Pole dokladu
- Karta Doklady
- Karty Deník, Dokumenty a Úkoly
- Tlačítko Vygenerovat kalendář...
- Tlačítko Zobrazit kalendář
Karta Obecné (tab. 1)
Při požadavku na evidování smlouvy založte nový záznam do aktuální knihy agendy Evidence smluv. Záznamu je přiděleno číslo dokladu. Formát čísla lze nastavit v možnostech číselné řady ke knize. Datum dokladu můžete změnit (obr. 1).
Do polí karty Obecné dialogu Smlouva (obr. 1) zapíšete základní údaje – termíny platnosti dohody, údaje o druhé straně (klient, dodavatel), typ dohody (na dobu určitou nebo neurčitou), s kaucí, bez kauce a osobu referenta. Také zde můžete určit, že se jedná jen o dodatek jiné smlouvy. Pro záznamy obvyklá pole Údaj 1 a Údaj 2 slouží k doplnění libovolných interních poznámek. V záhlaví dialogu Smlouva se zobrazují výsledky kontroly dluhů po splatnosti k vybranému kontaktu.
Obrázek 1: Dialog Smlouva, karta Obecné. Poklepáním na modrý identifikátor kontaktu zobrazíte detail kontaktu. Skryté nabídky a související funkce aktivujete pomocí tlačítek 
(tab. 1).
Tabulka 1: Dialog Smlouva, karta Obecné.
| Číslo dokladu | Identifikátor generovaný systémem na základě nastavení číselné řady. |
| Číslo smlouvy | Číslo předmětné smlouvy (číselník). |
| Výp. lhůta | Výpovědní lhůta (číselník). |
| Dodatek | záznam je dodatkem jiné smlouvy. |
| Kniha | Aktuální kniha agendy Evidence smluv (systém doplňuje automaticky při založení nového záznamu). |
| Referent | Seznam osob vyřizující nebo vystavující smlouvu (login uživatele Altus Vario). |
| Doba platnosti | Výběr ze seznamu Určitá - Neurčitá. Pokud zvolíte dobu určitou, zpřístupníte pole Konec platnosti. |
| Datum | Datum vložený systémem při vystavení nového záznamu. Datum změníte pomocí dialogu Kalendář . |
| Datum uzavření | Datum uzavření smlouvy. Datum vložíte nebo změníte pomocí dialogu Kalendář . |
| Začátek platnosti | Datum začátku platnosti smlouvy. Datum vložíte nebo změníte pomocí dialogu Kalendář . |
| Konec platnosti | Přístupnost pole je závislá na hodnotě pole Doba platnosti - Určitá. Datum vložíte nebo změníte pomocí dialogu Kalendář . |
| Datum ukončení | Datum ukončení smlouvy. Datum vložíte nebo změníte pomocí dialogu Kalendář . |
| Kontakt | |
| Kontakt/IČO |
|
| Název firmy | Název kontaktu doplněný systémem z detailu záznamu Kontakt, karty Obecné, pole Název. Související dokument Aktualizovat kontakty. |
| Jméno | Výběr ze seznamu osob uvedených v detailu záznamu Kontakt na kartě Osoby. |
| Adresa | Korespondenční adresa z detailu záznamu Kontakt, karta Obecné. Související dokument Aktualizovat kontakty. |
| Adresa 2 | Výběr ze seznamu polí Adresa sídla, odběratele, Zboží zaslat – uvedených v detailu záznamu Kontakt na kartě Obecné. |
| Telefon | Vloží se z detailu dialogu Kontakt. Číslo lze uživatelsky aktualizovat. |
| Vloží se z detailu dialogu Kontakt. E-mail lze uživatelsky aktualizovat. | |
| IČO | Identifikační číslo z detailu dialogu Kontakt. Související dokument Aktualizovat kontakty. |
| DIČ | Daňové identifikační číslo z detailu dialogu Kontakt. Související dokument Aktualizovat kontakty. |
| Údaj 1, 2 | Do polí můžete zapisovat libovolné interní poznámky a údaje. |
| Kauce | Hodnota složené zálohy. Z místní nabídky lze otevřít funkci Lupa a dialog Kalkulačka. |
| Způsob výpočtu kauce | Textové pole pro zápis podmínek, způsob výpočtu kauce, souvisejících dokladů apod. Z místní nabídky lze otevřít funkci Lupa a k poli připojit číselník. |
| Závislost na inflaci | Textové pole určené např. pro zápis hodnoty inflačního koeficientu použitého při výpočtu. Z místní nabídky lze otevřít funkci Lupa a k poli připojit číselník. |
Karta Položky
Na kartě Položky dialogu Smlouva zapíšete údaje potřebné pro vygenerování odpovídajícího dokladu. Na kartě definujete předmět smlouvy, cenu, způsob vytvoření dokladu – kdy, v jakém intervalu se bude tvořit, typ dokladu, do které agendy a které knihy, splatnost atd. Můžete zde stanovit posun data dokladu v případě svátku – před nebo za den volna a nastavit text, který se automaticky přenese do každého vygenerovaného dokladu (nad položky dokladu).
S položkami dokladu můžete pracovat ve dvou režimech pohledu na data. Kartu lze zobrazit buď:
- …jako tabulkový Seznam položek, protože předmětů smlouvy může být několik (obr. 2).
Obrázek 2: Dialog Smlouva, karta Položky, podřízená záložka Seznam. Nejprve je nutné Vygenerovat kalendář... plateb. Jakmile bude kalendář vygenerovaný, zobrazíte jej k položce smlouvy pomocí tlačítka Zobrazit kalendář.
- …nebo v pohledu Detailu (obr. 3) na vybranou položku smlouvy. V tomto případě jsou k dispozici další karty: Obecné a Pole dokladu, které pro detailní zadávání položky smlouvy doporučujeme používat.
Obrázek 3: Dialog Smlouva, karta Položky, podřízená karta Obecné, záložka Detail.
Karta Položky – záložka Detail – podřízená karta Obecné (tab. 2)
Tabulka 2: Dialog Smlouva, karta Položky.
| Předmět smlouvy | Jakýkoli záznam typu Produkt (Služba), vybraný ze seznamu katalogu. Pokud je pole vyplněné, klepnutím na zobrazíte detail produktu (služby). V režimu záložky Detail a klepnutím na ikonu – sestavíte pomocí dialogu Najít filtr pro seznam předmětů smlouvy. |
| Platnost od - do | Data počátku a konce platnosti smlouvy. Poklepáním v poli nebo kliknutím na ikonu zobrazíte dialog Kalendář. Pokud existuje vygenerovaný kalendář dle počtu dokladů uvedených v poli Počet dokladů a dodatečně snížíte datum v poli platnost do, systém oznámí, že v kalendáři jsou po tomto datu další platby. |
| Popis | Popis položky. |
| Poznámka | Poznámka k položce. |
| Zakázka | Číslo zakázky. místní nabídka Hledat zakázku Ctrl+F, Otevřít zakázku Ctrl+O – nebo použít |
| Předkontace | Typ předkontace nebo číslo konta se doplní automaticky s výběrem v poli Předmět smlouvy, případně je můžete vybrat ze seznamu . |
| Středisko | Kód nebo název střediska ze seznamu . |
| Zdanit. plnění | Typ DPH pro daňové přiznání ze seznamu . |
| Množství | Textové pole pro zápis počtu kusů nebo jiných jednotek. Z místní nabídky lze využít dialog Kalkulačka. Viz Příklady nastavení hodnot na kartě Položky v dialogu Smlouva |
| Jednotky | Jednotky, ve kterých je vyjádřeno množství (ks, km, m², apod.) |
| Cena za jed. | Jednotková cena bez DPH. Z místní nabídky lze využít dialog Kalkulačka. Viz Příklady nastavení hodnot na kartě Položky v dialogu Smlouva |
| Sazba DPH | Sazba DPH v procentech ze seznamu . |
| Cena celkem | Celková částka. Viz Příklady nastavení hodnot na kartě Položky v dialogu Smlouva |
| Měna | Měna, ve které byla částka položky dohodnuta (nevyplněné pole = CZK). |
| Počet dokladů | Důležité pole. Číslo určuje počet položek v kalendáři. Seznam položek bude do kalendáře vygenerován od data zapsaného v poli Datum prvního dokladu a s intervalem v měsících. Omezení hodnotou v poli Platnost smlouvy do neexistuje. Kdykoliv dodatečně můžete zvýšit počet položek (dokladů) přepsáním původní hodnoty a klepnutím na tlačítko Vygenerovat kalendář.../Přepočítat kalendář. Opačný postup však nelze aplikovat. Přebytečně vygenerované položky odstraníte v zobrazení kalendáře označením položek a stiskem tlačítka Delete (případně z místní nabídky příkazem Odstranit záznam).
|
| Interval mezi doklady | Rozmezí dané počtem měsíců mezi vystavenými doklady. Viz Příklady nastavení hodnot na kartě Položky v dialogu Smlouva |
| Násobit cenu intervalem | Cena podle intervalu, nebo množství položky (výchoze zaškrtnuté). Viz Příklady nastavení hodnot na kartě Položky v dialogu Smlouva Poznámka: Pokud chcete zadávat položky v kalendáři ručně bez generování, zrušte zatržítko. |
| Datum prvního dokladu | Datum, kdy má být vystaven první doklad. Bude akceptován měsíc a rok. Poklepáním v poli nebo kliknutím na ikonu zobrazíte dialog Kalendář. |
| Datum zdanitelného plnění | Datum zdanitelného plnění prvního dokladu. Poklepáním v poli nebo kliknutím na ikonu zobrazíte dialog Kalendář. |
| Částka jedné platby | Částka jedné platby. Z místní nabídky lze využít dialog Kalkulačka. Viz Příklady nastavení hodnot na kartě Položky v dialogu Smlouva |
| Datum posunout | Posunout datum dokladu v případě svátku – před nebo za den volna. |
| Agenda |
Název agendy = název formuláře agendy (datový list). Výběr z nabídky Nabídku typů dokladů v seznamu dialogu Zadejte číslo vazebního dokladu (Kalendář) ovlivňuje druh agendy v poli Agenda. Výjimkou je agenda Pokladna, ke které byste měli vybrat také knihu a v poli Doklad upřesnit, zda se jedná o příjmové nebo výdajové pokladní doklady. |
| Kniha | Cílová kniha, do které budou faktury vystaveny. |
| Splatnost | Počet dní splatnosti. |
| Úrok [% za den] | Úrok za den prodlení platby v %. Poznámka: Hodnota úroku, vyplněná v tomto poli, se přednostně použije při generovaní dokladů. Není-li vyplněna (je zde hodnota "nula"), pak funkce generování použije hodnotu úroku z karty Obchodní záznamu Kontakt. |
| Konto dokladu | Konto, na které se účtuje celková částka dokladu. Výběr z nabídky . Poznámka: Konto dokladu, vyplněné v tomto poli, se přednostně použije při generování dokladů. Pokud není vyplněno, použije se konto z nastavení knihy příslušného dokladu. |
| Doklad | Název cílového dokladu. Výběr z nabídky . |
| Text | Text uvedený nad položkami vzniklého dokladu. Do pole lze zapisovat tzv. tagy (obr. 3), které doplní požadované hodnoty ze smlouvy, případně z položek smlouvy a doplní je do textu ve vygenerované faktuře. Seznam tagů a jednoduchý příklad naleznete v dokumentu Seznam tagů v dialogu Smlouva. |
| Údaj 1, 2 |
Do polí můžete zapisovat libovolné interní poznámky a údaje. Sem můžete zapisovat také tzv. tagy, které doplní požadované hodnoty ze smlouvy, případně z položek smlouvy a doplní je do pole ve vygenerované faktuře. Seznam tagů a jednoduchý příklad naleznete v dokumentu Seznam tagů v dialogu Smlouva. Pokud ze smluv funkcí Vygenerovat doklady... vystavíte doklady, obsahy těchto polí se přenesou do polí Údaj 1 a Údaj 2 v položkách vygenerovaných dokladů. |
| Vygenerovat kalendář... | Vytvoření kalendáře plateb na základě vložených údajů. V dialogu Kalendář, v poli sloupce Číslo vystaveného dokladu lze z místní nabídky vyvolat funkce Přidat vazbu a Odebrat vazbu s možností zadat nebo odebrat číslo dokladu. Viz také pole Počet dokladů.
Věnujte pozornost funkci Automaticky generovat kalendář v možnostech nastavení knihy agendy Evidence smluv. |
| Zobrazit kalendář | Zobrazení vygenerovaného kalendáře. |
Karta Položky – záložka Detail – podřízená karta Pole dokladu (tab. 3)
Do karty Pole dokladu dialogu Smlouva zaznamenejte údaje o bankovních spojeních, rozhodněte o způsobu úhrady a volná pole využijte pro poznámky (obr. 4).
Obrázek 4: Dialog Smlouva, karta Položky, záložka Detail, podřízená karta Pole dokladu (tab. 3).
Tabulka 3: Dialog Smlouva, karta Položky.
| Banka | Název banky ze seznamu (Podle typu dokladu v poli Doklad, obr. 3 – buď se jedná o banku zadanou v dialogu Naše firma, nebo o banku Kontaktu). |
| Číslo účtu | Hodnoty se doplní po výběru názvu banky. |
| Pobočka | Pobočka banky. |
| Způsob úhrady | Způsob úhrady dokladu ze seznamu . |
| Variabilní symbol | Zapište variabilní symbol. |
| Spec. symbol | Specifický symbol účtu. |
| Konst. symbol | Společný konstantní symbol hromadného platebního příkazu. |
| Referent | Seznam osob vyřizující nebo vystavující smlouvu (login uživatele Altus Vario). |
| Doprava | Typ dopravy vyberte ze seznamu existujícího číselníku (obr. 4). Jestliže z číselníku nevyberete "typ dopravy", do prázdného pole lze zapisovat tzv. tagy, které doplní požadované hodnoty ze smlouvy, případně z položek smlouvy a doplní je do pole ve vygenerované faktuře. Seznam tagů a jednoduchý příklad naleznete v dokumentu Seznam tagů v dialogu Smlouva. |
| Středisko | Kód nebo název střediska ze seznamu . |
| Objednávky | Číslo (identifikátor) objednávky. Klepněte na a identifikátor objednávky hledejte pomocí dialogu Najít. |
| Místo plnění | Místo plnění ze seznamu . |
| Údaj 1, 2 | Do polí můžete zapisovat libovolné interní poznámky a údaje. Sem můžete zapisovat také tzv. tagy (obr. 4), které doplní požadované hodnoty ze smlouvy, případně z položek smlouvy a doplní je do pole ve vygenerované faktuře. Seznam tagů a jednoduchý příklad naleznete v dokumentu Seznam tagů v dialogu Smlouva. |
| Poznámky | Pole slouží pro vložení libovolných interních poznámek. Do pole lze zapisovat tzv. tagy (obr. 4), které doplní požadované hodnoty ze smlouvy, případně z položek smlouvy a doplní je do pole ve vygenerované faktuře. Seznam tagů a jednoduchý příklad naleznete v dokumentu Seznam tagů v dialogu Smlouva. |
| Komentář | Pole slouží pro vložení libovolných interních komentářů. Do pole lze zapisovat tzv. tagy (obr. 4), které doplní požadované hodnoty ze smlouvy, případně z položek smlouvy a doplní je do pole ve vygenerované faktuře. Seznam tagů a jednoduchý příklad naleznete v dokumentu Seznam tagů v dialogu Smlouva. |
| Kategorie... | Zadání kategorií k typu generovaných dokladů (kategorizace dokladů). |
Karta Doklady
Na kartě lze zobrazit pomocí nabídky pole Související doklady veškeré evidované doklady a dodatky vytvořené na základě smlouvy. Zadáním kategorie na kartě Doklady lze záznamy pohodlně rozlišit a filtrovat (obr. 5).
Obrázek 5: Dialog Smlouva, karta Doklady a výběr ze zobrazení souvisejících dokladů. Poklepáním na modrý identifikátor čísla dokladu zobrazíte detail dokladu. Pomocí místní nabídky lze záznamy například filtrovat a řadit.
Další karty dialogu Smlouva mají stejnou funkci jako v ostatních modulech Varia.
Vygenerovat kalendář
Po zadání údajů na kartách Obecné a Položky v dialogu Smlouva, klepněte na tlačítko Vygenerovat kalendář... (obr. 3). Vytvoří se kalendář, podle kterého se následně funkcí Vygenerovat doklady... vystavují doklady. Vytvořené doklady se zobrazují v dialogu Kalendář (obr. 5), v polích sloupce Číslo vystaveného dokladu. Poklepáním na identifikátor je lze, například pro kontrolu, otevřít.
Pokud chcete zadávat položky v kalendáři ručně bez generování, zrušte zatržítko funkce Násobit cenu intervalem.
Obrázek 5: Dialog Kalendář. Z místní nabídky nad položkou vyvoláte funkce Přidat vazbu a Odebrat vazbu s možností zadat nebo odebrat doklad ke konkrétní položce platby.
Jestliže už nějaký kalendář k položce smlouvy existuje, po stisknutí tlačítka Vygenerovat kalendář… se nabídnou volby 1Přepočítat kalendář a 2Přepsat kalendář (obr. 5a). Druhá volba vymaže z kalendáře záznamy, na které ještě nebyly vystavené doklady a vytvoří nové záznamy podle aktuálního nastavení položky.
Obrázek 5a: Volby funkce Vygenerovat kalendář.
Navazující dokumenty
Zobrazit kalendář
Kalendář (obr. 5) zobrazíte k vybrané položce smlouvy kliknutím na tlačítko Zobrazit kalendář (obr. 2, 3, 4).
Související dokumenty