Práce s dialogem Smlouva

Obsah dokumentu:

Karta Obecné (tab. 1)

Při požadavku na evidování smlouvy založte nový záznam do aktuální knihy agendy Evidence smluv. Záznamu je přiděleno číslo dokladu. Formát čísla lze nastavit v možnostech číselné řady ke knize. Datum dokladu můžete změnit (obr. 1).

 

Do polí karty Obecné dialogu Smlouva (obr. 1) zapíšete základní údaje – termíny platnosti dohody, údaje o druhé straně (klient, dodavatel), typ dohody (na dobu určitou nebo neurčitou), s kaucí, bez kauce a osobu referenta. Také zde můžete určit, že se jedná jen o dodatek jiné smlouvy. Pro záznamy obvyklá pole Údaj 1 a Údaj 2 slouží k doplnění libovolných interních poznámek. V záhlaví dialogu Smlouva se zobrazují výsledky kontroly dluhů po splatnosti k vybranému kontaktu.

Dialog Smlouva, karta Obecné

Obrázek 1: Dialog Smlouva, karta Obecné. Poklepáním na modrý identifikátor kontaktu zobrazíte detail kontaktu. Skryté nabídky a související funkce aktivujete pomocí tlačítek Přepínač polí a výběr z nabídky Horní index Vyvolá dialog CheckBox - Zatržítko Dialog Kalendář  (tab. 1).

 

Tabulka 1: Dialog Smlouva, karta Obecné.

Číslo dokladu Identifikátor generovaný systémem na základě nastavení číselné řady.
Číslo smlouvy Číslo předmětné smlouvy (číselník).
Výp. lhůta Výpovědní lhůta (číselník).
Dodatek  CheckBox - Zatržítko záznam je dodatkem jiné smlouvy.
Kniha  Aktuální kniha agendy Evidence smluv (systém doplňuje automaticky při založení nového záznamu).
Referent Seznam ComboBox - Nabídka osob vyřizující nebo vystavující smlouvu (login uživatele Altus Vario).
Doba platnosti  Výběr ze seznamu ComboBox - Nabídka  Určitá - Neurčitá. Pokud zvolíte dobu určitou, zpřístupníte pole Konec platnosti.
Datum Datum vložený systémem při vystavení nového záznamu. Datum změníte pomocí dialogu Kalendář Dialog Kalendář.
Datum uzavření  Datum uzavření smlouvy. Datum vložíte nebo změníte pomocí dialogu Kalendář Dialog Kalendář.
Začátek platnosti Datum začátku platnosti smlouvy. Datum vložíte nebo změníte pomocí dialogu Kalendář Dialog Kalendář.
Konec platnosti Přístupnost pole je závislá na hodnotě pole Doba platnosti - Určitá. Datum vložíte nebo změníte pomocí dialogu Kalendář Dialog Kalendář.
Datum ukončení Datum ukončení smlouvy. Datum vložíte nebo změníte pomocí dialogu Kalendář Dialog Kalendář.
Kontakt
Kontakt/IČO
  • Identifikátor kontaktu vyberete ze seznamu ComboBox - Nabídka pole, nebo ze všech knih modulu Adresář pomocí dialogu Najít .
  • Kontakt však můžete vložit také postupným zapisováním identifikačního čísla (IČO).
    • Detail vybraného kontaktu otevřete buď poklepáním na modrý identifikátor, nebo klepnutím na Horní index.
Název firmy  Název kontaktu doplněný systémem z detailu záznamu Kontakt, karty Obecné, pole Název.
Související dokument Aktualizovat kontakty.
Jméno Výběr ze seznamu ComboBox - Nabídka osob uvedených v detailu záznamu Kontakt na kartě Osoby.
Adresa Korespondenční adresa z detailu záznamu Kontakt, karta Obecné.
Související dokument Aktualizovat kontakty.
Adresa 2 Výběr ze seznamu ComboBox - Nabídka polí Adresa sídla, odběratele, Zboží zaslat – uvedených v detailu záznamu Kontakt na kartě Obecné.
Telefon Vloží se z detailu dialogu Kontakt. Číslo lze uživatelsky aktualizovat.
E-mail Vloží se z detailu dialogu Kontakt. E-mail  lze uživatelsky aktualizovat.
IČO Identifikační číslo z detailu dialogu Kontakt.
Související dokument Aktualizovat kontakty.
DIČ Daňové identifikační číslo z detailu dialogu Kontakt.
Související dokument Aktualizovat kontakty.
Údaj 1, 2 Do polí můžete zapisovat libovolné interní poznámky a údaje.
Kauce Hodnota složené zálohy. Z místní nabídky lze otevřít funkci Lupa a dialog Kalkulačka.
Způsob výpočtu kauce Textové pole pro zápis podmínek, způsob výpočtu kauce, souvisejících dokladů apod. Z místní nabídky lze otevřít funkci Lupa a k poli připojit číselník.
Závislost na inflaci Textové pole určené např. pro zápis hodnoty inflačního koeficientu použitého při výpočtu. Z místní nabídky lze otevřít funkci Lupa a k poli připojit číselník.

Karta Položky

Na kartě Položky dialogu Smlouva zapíšete údaje potřebné pro vygenerování odpovídajícího dokladu. Na kartě definujete předmět smlouvy, cenu, způsob vytvoření dokladu – kdy, v jakém intervalu se bude tvořit, typ dokladu, do které agendy a které knihy, splatnost atd. Můžete zde stanovit posun data dokladu v případě svátku – před nebo za den volna a nastavit text, který se automaticky přenese do každého vygenerovaného dokladu (nad položky dokladu).

 

S položkami dokladu můžete pracovat ve dvou režimech pohledu na data. Kartu lze zobrazit buď:

  • …jako tabulkový Seznam položek, protože předmětů smlouvy může být několik (obr. 2).

Dialog Smlouva, karta Položky, podřízená záložka Seznam

Obrázek 2: Dialog Smlouva, karta Položky, podřízená záložka Seznam. Nejprve je nutné Vygenerovat kalendář... plateb. Jakmile bude kalendář vygenerovaný, zobrazíte jej k položce smlouvy pomocí tlačítka Zobrazit kalendář.

 

  • …nebo v pohledu Detailu (obr. 3) na vybranou položku smlouvy. V tomto případě jsou k dispozici další karty: Obecné a Pole dokladu, které pro detailní zadávání položky smlouvy doporučujeme používat.

Dialog Smlouva, karta Položky, podřízená karta Obecné, záložka Detail

Obrázek 3: Dialog Smlouva, karta Položky, podřízená karta Obecné, záložka Detail.

Karta Položky – záložka Detail – podřízená karta Obecné (tab. 2)

Tabulka 2: Dialog Smlouva, karta Položky.

Předmět smlouvy  Jakýkoli záznam typu Produkt (Služba), vybraný ze seznamu ComboBox - Nabídka katalogu. Pokud je pole vyplněné, klepnutím na  zobrazíte detail produktu (služby).
V režimu záložky Detail a klepnutím na ikonu  – sestavíte pomocí dialogu Najít filtr pro seznam předmětů smlouvy.
Platnost od - do  Data počátku a konce platnosti smlouvy. Poklepáním v poli nebo kliknutím na ikonu  Dialog Kalendář zobrazíte dialog Kalendář. Pokud existuje vygenerovaný kalendář dle počtu dokladů uvedených v poli Počet dokladů a dodatečně snížíte datum v poli platnost do, systém oznámí, že v kalendáři jsou po tomto datu další platby.
Popis Popis položky.
Poznámka Poznámka k položce.
Zakázka Číslo zakázky. místní nabídka Hledat zakázku Ctrl+F, Otevřít zakázku Ctrl+O – nebo použít
Předkontace Typ předkontace nebo číslo konta se doplní automaticky s výběrem v poli Předmět smlouvy, případně je můžete vybrat ze seznamu ComboBox - Nabídka.
Středisko Kód nebo název střediska ze seznamu ComboBox - Nabídka.
Zdanit. plnění  Typ DPH pro daňové přiznání ze seznamu ComboBox - Nabídka.
Množství  Textové pole pro zápis počtu kusů nebo jiných jednotek. Z místní nabídky lze využít dialog Kalkulačka.
Viz Příklady nastavení hodnot na kartě Položky v dialogu Smlouva
Jednotky Jednotky, ve kterých je vyjádřeno množství (ks, km, m², apod.)
Cena za jed. Jednotková cena bez DPH. Z místní nabídky lze využít dialog Kalkulačka.
Viz Příklady nastavení hodnot na kartě Položky v dialogu Smlouva
Sazba DPH Sazba DPH v procentech ze seznamu ComboBox - Nabídka.
Cena celkem Celková částka.
Viz Příklady nastavení hodnot na kartě Položky v dialogu Smlouva
Měna Měna, ve které byla částka položky dohodnuta (nevyplněné pole = CZK).
 
Počet dokladů Důležité pole. Číslo určuje počet položek v kalendáři. Seznam položek bude do kalendáře vygenerován od data zapsaného v poli Datum prvního dokladu a s intervalem v měsících. Omezení hodnotou v poli Platnost smlouvy do neexistuje. Kdykoliv dodatečně můžete zvýšit počet položek (dokladů) přepsáním původní hodnoty a klepnutím na tlačítko Vygenerovat kalendář.../Přepočítat kalendář. Opačný postup však nelze aplikovat. Přebytečně vygenerované položky odstraníte v zobrazení kalendáře označením položek a stiskem tlačítka Delete (případně z místní nabídky příkazem Odstranit záznam).
Interval mezi doklady  Rozmezí dané počtem měsíců mezi vystavenými doklady.
Viz Příklady nastavení hodnot na kartě Položky v dialogu Smlouva
Násobit cenu intervalem Cena podle intervalu, nebo množství položky (výchoze zaškrtnuté).
Viz Příklady nastavení hodnot na kartě Položky v dialogu Smlouva
Poznámka: Pokud chcete zadávat položky v kalendáři ručně bez generování, zrušte zatržítko.
Datum prvního dokladu Datum, kdy má být vystaven první doklad. Bude akceptován měsíc a rok. Poklepáním v poli nebo kliknutím na ikonu  Dialog Kalendář zobrazíte dialog Kalendář.
Datum zdanitelného plnění Datum zdanitelného plnění prvního dokladu. Poklepáním v poli nebo kliknutím na ikonu  Dialog Kalendář zobrazíte dialog Kalendář.
Částka jedné platby Částka jedné platby. Z místní nabídky lze využít dialog Kalkulačka.
Viz Příklady nastavení hodnot na kartě Položky v dialogu Smlouva
Datum posunout  Posunout datum dokladu v případě svátku – ComboBox - Nabídka před nebo za den volna.
Agenda

Název agendy = název formuláře agendy (datový list). Výběr z nabídky ComboBox - Nabídka Interní doklady, Pokladna, Přijaté doklady, Vydané doklady a Zakázky.

Nabídku typů dokladů v seznamu dialogu Zadejte číslo vazebního dokladu (Kalendář) ovlivňuje druh agendy v poli Agenda. Výjimkou je agenda Pokladna, ke které byste měli vybrat také knihu a v poli Doklad upřesnit, zda se jedná o příjmové nebo výdajové pokladní doklady.

Kniha Cílová kniha, do které budou faktury vystaveny.
Splatnost Počet dní splatnosti.
Úrok [% za den]  Úrok za den prodlení platby v %. 
Poznámka: Hodnota úroku, vyplněná v tomto poli, se přednostně použije při generovaní dokladů. Není-li vyplněna (je zde hodnota "nula"), pak funkce generování použije hodnotu úroku z karty Obchodní záznamu Kontakt.
Konto dokladu Konto, na které se účtuje celková částka dokladu. Výběr z nabídky ComboBox - Nabídka.
Poznámka: Konto dokladu, vyplněné v tomto poli, se přednostně použije při generování dokladů. Pokud není vyplněno, použije se konto z nastavení knihy příslušného dokladu.
Doklad Název cílového dokladu. Výběr z nabídky ComboBox - Nabídka.
Text Text uvedený nad položkami vzniklého dokladu.
Do pole lze zapisovat tzv. tagy (obr. 3), které doplní požadované hodnoty ze smlouvy, případně z položek smlouvy a doplní je do textu ve vygenerované faktuře. Seznam tagů a jednoduchý příklad naleznete v dokumentu Seznam tagů v dialogu Smlouva.
Údaj 1, 2 Přepínač polí a výběr z nabídky Do polí můžete zapisovat libovolné interní poznámky a údaje.
Sem můžete zapisovat také tzv. tagy, které doplní požadované hodnoty ze smlouvy, případně z položek smlouvy a doplní je do pole ve vygenerované faktuře. Seznam tagů a jednoduchý příklad naleznete v dokumentu Seznam tagů v dialogu Smlouva.
Pokud ze smluv funkcí Vygenerovat doklady... vystavíte doklady, obsahy těchto polí se přenesou do polí Údaj 1 a Údaj 2 v položkách vygenerovaných dokladů.
Vygenerovat kalendář... Vytvoření kalendáře plateb na základě vložených údajů. V dialogu Kalendář, v poli sloupce Číslo vystaveného dokladu lze z místní nabídky vyvolat funkce Přidat vazbu a Odebrat vazbu s možností zadat nebo odebrat číslo dokladu. Viz také pole Počet dokladů.

Věnujte pozornost funkci Automaticky generovat kalendář v možnostech nastavení knihy agendy Evidence smluv.

Zobrazit kalendář Zobrazení vygenerovaného kalendáře.

Karta Položky – záložka Detail – podřízená karta Pole dokladu (tab. 3)

Do karty Pole dokladu dialogu Smlouva zaznamenejte údaje o bankovních spojeních, rozhodněte o způsobu úhrady a volná pole využijte pro poznámky (obr. 4).

Dialog Smlouva, karta Položky, podřízená karta Pole dokladu, záložka Detail

Obrázek 4: Dialog Smlouva, karta Položky, záložka Detail, podřízená karta Pole dokladu (tab. 3).

 

Tabulka 3: Dialog Smlouva, karta Položky.

Banka Název banky ze seznamu ComboBox - Nabídka (Podle typu dokladu v poli Doklad, obr. 3 – buď se jedná o banku zadanou v dialogu Naše firma, nebo o banku Kontaktu).
Číslo účtu  Hodnoty se doplní po výběru názvu banky.
Pobočka Pobočka banky.
Způsob úhrady Způsob úhrady dokladu ze seznamu ComboBox - Nabídka.
Variabilní symbol Zapište variabilní symbol.
Spec. symbol Specifický symbol účtu.
Konst. symbol Společný konstantní symbol hromadného platebního příkazu.
 
Referent Seznam ComboBox - Nabídka osob vyřizující nebo vystavující smlouvu (login uživatele Altus Vario).
Doprava Typ dopravy vyberte ze seznamu existujícího číselníku (obr. 4).
Jestliže z číselníku nevyberete "typ dopravy", do prázdného pole lze zapisovat tzv. tagy, které doplní požadované hodnoty ze smlouvy, případně z položek smlouvy a doplní je do pole ve vygenerované faktuře. Seznam tagů a jednoduchý příklad naleznete v dokumentu Seznam tagů v dialogu Smlouva.
Středisko Kód nebo název střediska ze seznamu ComboBox - Nabídka.
Objednávky Číslo (identifikátor) objednávky. Klepněte na  a identifikátor objednávky hledejte pomocí dialogu Najít.
Místo plnění Místo plnění ze seznamu ComboBox - Nabídka.
Údaj 1, 2 Do polí můžete zapisovat libovolné interní poznámky a údaje.
Sem můžete zapisovat také tzv. tagy (obr. 4), které doplní požadované hodnoty ze smlouvy, případně z položek smlouvy a doplní je do pole ve vygenerované faktuře. Seznam tagů a jednoduchý příklad naleznete v dokumentu Seznam tagů v dialogu Smlouva.
Poznámky Pole slouží pro vložení libovolných interních poznámek.
Do pole lze zapisovat tzv. tagy (obr. 4), které doplní požadované hodnoty ze smlouvy, případně z položek smlouvy a doplní je do pole ve vygenerované faktuře. Seznam tagů a jednoduchý příklad naleznete v dokumentu Seznam tagů v dialogu Smlouva.
Komentář Pole slouží pro vložení libovolných interních komentářů.
Do pole lze zapisovat tzv. tagy (obr. 4), které doplní požadované hodnoty ze smlouvy, případně z položek smlouvy a doplní je do pole ve vygenerované faktuře. Seznam tagů a jednoduchý příklad naleznete v dokumentu Seznam tagů v dialogu Smlouva.
Kategorie... Zadání kategorií k typu generovaných dokladů (kategorizace dokladů).

Karta Doklady

Na kartě lze zobrazit pomocí nabídky pole Související doklady veškeré evidované doklady a dodatky vytvořené na základě smlouvy. Zadáním kategorie na kartě Doklady lze záznamy pohodlně rozlišit a filtrovat (obr. 5).

Dialog Smlouva, karta Doklady a výběr ze zobrazení souvisejících dokladů

Obrázek 5: Dialog Smlouva, karta Doklady a výběr ze zobrazení souvisejících dokladů. Poklepáním na modrý identifikátor čísla dokladu zobrazíte detail dokladu. Pomocí místní nabídky lze záznamy například filtrovat a řadit.

 

 Další karty dialogu Smlouva mají stejnou funkci jako v ostatních modulech Varia.

Vygenerovat kalendář

Po zadání údajů na kartách Obecné a Položky v dialogu Smlouva, klepněte na tlačítko Vygenerovat kalendář... (obr. 3). Vytvoří se kalendář, podle kterého se následně funkcí Vygenerovat doklady... vystavují doklady. Vytvořené doklady se zobrazují v dialogu Kalendář (obr. 5), v polích sloupce Číslo vystaveného dokladu. Poklepáním na identifikátor je lze, například pro kontrolu, otevřít.

Pokud chcete zadávat položky v kalendáři ručně bez generování, zrušte zatržítko funkce Násobit cenu intervalem.

Dialog Kalendář s termíny plateb a vystavenými doklady

Obrázek 5: Dialog Kalendář. Z místní nabídky nad položkou vyvoláte funkce Přidat vazbu a Odebrat vazbu s možností zadat nebo odebrat doklad ke konkrétní položce platby.

 

Jestliže už nějaký kalendář k položce smlouvy existuje, po stisknutí tlačítka Vygenerovat kalendář… se nabídnou volby 1Přepočítat kalendář 2Přepsat kalendář (obr. 5a). Druhá volba vymaže z kalendáře záznamy, na které ještě nebyly vystavené doklady a vytvoří nové záznamy podle aktuálního nastavení položky.

Volby funkce Vygenerovat kalendář

Obrázek 5a: Volby funkce Vygenerovat kalendář.

 

Navazující dokumenty

Zobrazit kalendář

Kalendář (obr. 5) zobrazíte k vybrané položce smlouvy kliknutím na tlačítko Zobrazit kalendář (obr. 2, 3, 4).

 

Související dokumenty