Vymazat exspirovaná data GDPR

Obsah:

Vymazat exspirovaná data

 

Obrázky v dokumentu jsou ilustrační, neslouží jako závazný příklad nastavení.

 

Vymazat exspirovaná data

Specifikujte exspirovaná data k odstranění

  • Jak aktivovat doplněk popisujeme v článku Nastavení agendy GDPR.
  • Volbou menu Nástroje agendy GDPR Nastavení ověřte nastavení šablon a exspiračních lhůt. V případě nutnosti proveďte úpravu výběru šablon, seznamu polí určených ke smazání nebo exspiračních lhůt. Výchozí nastavení zajistil dodavatel systému podle evropského nařízení GDPR a na základě českých zákonných norem.
  • Příkazem Vymazat exspirovaná data z nabídky Nástroje agendy otevřete dialog průvodce Specifikujte exspirovaná data k odstranění (obr. 1).
  • Počet kroků v průvodci mazáním závisí na počtu šablon pro smazání v nastavovacím dialogu.
  • V každém kroku průvodce je možné vybrat libovolný počet záznamů ke smazání.
  • Každá z výchozích šablon pro smazání má výchozí exspirační lhůtu. Po uplynutí exspirační lhůty budou záznamy nabídnuty ke smazání v agendě GDPR volbou Vymazat exspirovaná data. Výchozí exspirační lhůtu lze upravit.

Standardní exporty pro potřeby agendy GDPR (od dodavatele systému podle evropského nařízení GDPR a na základě českých zákonných norem)

Agenda Adresář Agenda Personalistika Agenda Personální management
  • GDPR
  • GDPR - Adresář
  • GDPR - Obchodní doklady
  • GDPR - Účetní doklady
  • GDPR - Daňové doklady
  • GDPR
  • GDPR - Oprávněný zájem
  • GDPR - Zdravotní způsobilost
  • GDPR - Zákonný důvod
  • GDPR
  • GDPR - Oprávněný zájem
  • GDPR - Zákonný důvod

Začínáme:

  • Vyberte jednu z agend (v tomto případě Adresář, obr. 1) a klepněte na tlačítko  Další  (viz Základní přehled licencí GDPR).
    • Je možné, že se pro některou šablonu žádné záznamy ke smazání neobjeví. To znamená, že u žádného záznamu není u konce zadaná exspirační lhůta a není co smazat.

Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat s nabídkou agend

Obrázek 1: Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat s nabídkou agend.

1. Radio button - Přepínač Adresář – adresy, kontaktní údaje, bankovní spojení, obchodní údaje, osobní a kontaktní údaje na dokladech

VÝBĚR KONTAKTŮ Z ADRESÁŘE (EXP 2 ROKY)

  • Touto volbou smažete osobní údaje kontaktů z Adresáře, které podléhají exspiraci 2 roky.
  • V dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat (obr. 2) zatržítkem CheckBox - Zatržítko vyberte kontakty, u kterých chcete data odstranit. Pokud si přejete odstranit údaje u všech kontaktů v tabulce, klepněte na tlačítko  Vybrat vše .
  • Klepněte na tlačítko  Další .

Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat kontaktů, jejichž osobní údaje exspirují po 2 letech

Obrázek 2: Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat kontaktů, jejichž osobní údaje exspirují po 2 letech.

VÝBĚR OBCHODNÍCH DOKLADŮ (EXP 2 ROKY)

  • Touto volbou smažete různé osobní údaje z obchodních dokladů, které podléhají exspiraci 2 roky.
  • V dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat (obr. 3) zatržítkem CheckBox - Zatržítko vyberte obchodní doklady, u kterých chcete osobní údaje odstranit. Pokud si přejete odstranit údaje u všech dokladů v tabulce, klepněte na tlačítko  Vybrat vše .
  • Klepněte na tlačítko  Další .

Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat na obchodních dokladech, které exspirují po 2 letech

Obrázek 3: Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat na obchodních dokladech, které exspirují po 2 letech.

VÝBĚR ÚČETNÍCH DOKLADŮ (EXP 5 LET)

  • Touto volbou smažete různé osobní údaje z účetních dokladů, které podléhají exspiraci 5 let.
  • V dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat (obr. 4) zatržítkem CheckBox - Zatržítko vyberte účetní doklady, u kterých chcete osobní údaje odstranit. Pokud si přejete odstranit údaje u všech dokladů v tabulce, klepněte na tlačítko  Vybrat vše .
  • Klepněte na tlačítko  Další .

Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat na účetních dokladech, které exspirují po 5 letech

Obrázek 4: Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat na účetních dokladech, které exspirují po 5 letech.

VÝBĚR DAŇOVÝCH DOKLADŮ (EXP 10 LET)

  • Touto volbou smažete různé osobní údaje z daňových dokladů, které podléhají exspiraci 10 let.
  • V dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat (obr. 5) zatržítkem CheckBox - Zatržítko vyberte daňové doklady, u kterých chcete osobní údaje odstranit. Pokud si přejete odstranit údaje u všech dokladů v tabulce, klepněte na tlačítko  Vybrat vše .
  • Klepněte na tlačítko  Další .

Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat na daňových dokladech, které exspirují po 10 letech

Obrázek 5: Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat na daňových dokladech, které exspirují po 10 letech.

REKAPITULACE

  • V dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat (obr. 6) zkontrolujte výpis položek, u kterých chcete osobní údaje odstranit.
  • Klepněte na tlačítko  Dokončit .

Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat kontaktů a rekapitulace exspirovaných dat ke smazání

Obrázek 6: Dialog Průvodce smazáním exspirovaných dat kontaktů a rekapitulace exspirovaných dat ke smazání.

 

  • Potvrďte vaše rozhodnutí klepnutím na tlačítko  Ano .

Budou odstraněna data z následujích kategorií:

  • Adresy
  • Bankovní spojení
  • Evidence DIČ
  • Kontaktní údaje
  • Obchodní doklady
  • Osobní údaje

 

  • Současně se k záznamům kontaktů, jejichž záznamy byly smazány, vytvoří záznamy o smazání, které jsou dostupné v agendě GDPR nebo na kartě Ostatní v detailu Kontakt.
  • Pokud v dokladu (s typem kontaktu Osoba, Podnikající osoba) smažete exspirovaná osobní data, uvidíte v detailu dokladu na kartě Souvislosti v zobrazení GDPR text „Osobní údaje vymazány”.
  • Viz také Adresář – Karta Ostatní: Jak postupovat, chcete-li smazat údaje?

2. Radio button - Přepínač Personalistika – personální informace, údaje o rodinných příslušnících a pracovních poměrech

Pro přístup k datům z modulu Mzdy a Personální management je vyžadována licence k doplňku GDPR Personalistika šablony (viz dokument Nastavení agendy GDPR).

  • Podrobnosti o GDPR v agendě Mzdy – Personalistika popisujeme v detailu záznamu Pracovník na kartě Ostatní. Na této kartě se zobrazují záznamy o událostech, které se ke každému zaměstnanci vážou v souvislosti s povinnostmi vyplývajícími z GDPR.

Příklad dialogu aktivace doplňku GDPR Personalistika šablony

Obrázek 7: Příklad dialogu aktivace doplňku GDPR Personalistika šablony.

Vlastní smazání údajů probíhá takto:

  1. Volbou menu Nástroje agendy – GDPR Nastavení ověřte nastavení šablon a expiračních lhůt pro oblast Personalistika a Mzdy. V případě nutnosti proveďte úpravu výběru šablon, seznamu polí ke smazání polí nebo exspiračních lhůt.
    Při úpravě šablon a jejich uložení pod vlastním názvem dodržujte pozice šablon 1 – 5. Např. šablonu vytvořenou z šablony GDPR – Oprávněný zájem uložte pod novým názvem a vyberte vždy v nabídce Šablona pro smazání dat 1. Šablonu vytvořenou z šablony GDPR - Zdravotní způsobilost uložte pod novým názvem a vyberte vždy v nabídce Šablona pro smazání dat 2 atd. Na pozicích 1 – 5 musí být vybrána vždy maximálně jedna šablona založená na šabloně GDPR – Oprávněný zájem, jedna na šabloně GDPR - Zdravotní způsobilost, jedna na šabloně GDPR – Zákonný důvod.
  2. Volbou menu Nástroje agendy – Smazat exspirované údaje spusťte průvodce smazáním exspirovaných dat.
  3. V prvním kroku vyberte agendu Mzdy a personalistika a klepněte na Další.
  4. V zobrazené nabídce vyberte záznamy zaměstnanců, kterým doběhla exspirační lhůta podle první šablony (při výchozím nastavení je to šablona GDPR – Oprávněný zájem). Můžete použít tlačítko Vybrat vše, případně Zrušit výběr. Po ukončení výběru klepněte na tlačítko Další.

    Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat pro šablonu GDPR – Oprávněný zájem
    Obrázek 8: Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat pro šablonu GDPR – Oprávněný zájem.
     
  5. Opakujte bod d) pro další šablony (při výchozím nastavení pro šablonu GDPR – Zdravotní způsobilost a GDPR – Zákonný důvod). Je možné, že se pro některou šablonu žádné záznamy ke smazání neobjeví. To znamená, že u žádného záznamu není u konce zadaná exspirační lhůta a není co smazat.

    Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat pro šablonu GDPR – Zákonný důvod
    Obrázek 9: Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat pro šablonu GDPR – Zákonný důvod.
     
  6. V následujícím kroku se zobrazí rekapitulace exspirovaných dat ke smazání podle jednotlivých šablon. Klepnutím na tlačítko Dokončit proběhne smazání exspirovaných údajů z vybraných záznamů podle definovaných pravidel. Současně se k záznamům zaměstnanců, jejichž záznamy byly smazány, vytvoří záznamy o smazání, které jsou dostupné v agendě GDPR nebo na kartě Ostatní v detailu zaměstnance.

    Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat – Rekapitulace
    Obrázek 10: Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat – Rekapitulace.

3. Radio button - Přepínač Personální management – informace o kvalifikacích, školeních a pracovních úrazech

Pro přístup k datům z modulu Mzdy a Personální management je vyžadována licence k doplňku GDPR Personalistika šablony (viz dokument Nastavení agendy GDPR).

  • Podrobnosti o GDPR v agendě Personální management popisujeme v detailu záznamu Personální management – Pracovní zařazení na kartě Ostatní. Na této kartě se zobrazují záznamy o událostech, které se ke každému pracovníkovi vážou v souvislosti s povinnostmi vyplývajícími z GDPR.

Příklad dialogu aktivace doplňku GDPR Personalistika šablony

Obrázek 11: Příklad dialogu aktivace doplňku GDPR Personalistika šablony.

Vlastní smazání údajů probíhá takto:

  1. Volbou menu Nástroje agendy – GDPR Nastavení ověřte nastavení šablon a expiračních lhůt pro oblast Personální management. V případě nutnosti proveďte úpravu výběru šablon, seznamu polí ke smazání polí nebo exspiračních lhůt.
    Při úpravě šablon a jejich uložení pod vlastním názvem dodržujte pozice šablon 1 – 5. Např. šablonu vytvořenou z šablony GDPR – Oprávněný zájem uložte pod novým názvem a vyberte vždy v nabídce Šablona pro smazání dat 1. Šablonu vytvořenou z šablony GDPR - Zákonný důvod uložte pod novým názvem a vyberte vždy v nabídce Šablona pro smazání dat 2 atd. Na pozicích 1 – 5 musí být vybrána vždy maximálně jedna šablona založená na šabloně GDPR – Oprávněný zájem, jedna na šabloně GDPR – Zákonný důvod.
  2. Volbou menu Nástroje agendy – Smazat exspirované údaje spusťte průvodce smazáním exspirovaných dat.
  3. V prvním kroku vyberte agendu Personální management a klepněte na Další.
  4. V zobrazené nabídce vyberte záznamy pracovníků, kterým doběhla exspirační lhůta podle první šablony (při výchozím nastavení je to šablona GDPR – Oprávněný zájem). Můžete použít tlačítko Vybrat vše, případně Zrušit výběr. Po ukončení výběru klepněte na tlačítko Další.
  5. Opakujte bod d) pro další šablonu (při výchozím nastavení pro šablonu GDPR – Zákonný důvod). Je možné, že se pro některou šablonu žádné záznamy ke smazání neobjeví. To znamená, že u žádného záznamu není u konce zadaná exspirační lhůta a není co smazat.

    Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat pro šablonu GDPR – Zákonný důvod
    Obrázek 12: Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat pro šablonu GDPR – Zákonný důvod.
     
  6. V následujícím kroku se zobrazí rekapitulace exspirovaných dat ke smazání podle jednotlivých šablon. Klepnutím na tlačítko Dokončit proběhne smazání exspirovaných údajů z vybraných záznamů. Současně se k záznamům zaměstnanců, jejichž záznamy byly smazány, vytvoří záznamy o smazání, které jsou dostupné v agendě GDPR nebo na kartě Ostatní v detailu Pracovníka.

    Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat – Rekapitulace
    Obrázek 13: Příklad dialogu Průvodce smazáním exspirovaných dat – Rekapitulace.

 

Související dokumenty