Nastavení a práce se šablonami GDPR

Obsah:

 

Obrázky v dokumentu jsou ilustrační, neslouží jako závazný příklad nastavení.

 

Aktivace agendy GDPR

  • Agendu GDPR naleznete v nabídce agend Altus Vario. V klasickém vzhledu ji otevřete volbou z roletové nabídky panelu nástrojů Modul/Altus Vario/GDPR, v moderním vzhledu z karty DOMŮ/Altus Vario/GDPR.
  • Dopředu si rozmyslete, pro kterou firmu – účetní jednotku (Naše firma) – agendu GDPR aktivujete (typicky se jedná o data vaší společnosti).
  • Pokud ve Vario spravujete více účetních jednotek, pro každou účetní jednotku (Naše firma) zvlášť musíte aktivovat novou licenci agendy GDPR.
  • Číslo dat – pro vaši kontrolu – (obr. 1) uvidíte v nadpisu dialogu Aktivace agendy GDPR Komplet pro data číslo (4994).
  • Číslo dat a jméno firmy ověříte také v dialogu Možnosti Altus Vario (Altus Vario/Firmy).
  • Ke správě osobních dat subjektů v modulu Mzdy – Personalistika nebo Personální management musíte mít aktivovanou licenci k doplňku „GDPR Personalistika šablony”.
  • Aktivace licence „GDPR Personalistika šablony” se provádí při prvním spuštění „Průvodce smazáním exspirovaných dat” a při výběru jedné z voleb „Mzdy a Personalistika” nebo „Personální management” v úvodní obrazovce průvodce.

Základní přehled licencí GDPR

PRO AGENDU – DOPLNĚK ZÍSKEJTE LICENCI NA:
Agenda GDPR číslo dat a na Naše firma
Doplněk GDPR Nastavení funkce agendy GDPR pro pokročilé nastavení šablon na smazání dat subjektů
Doplněk GDPR Adresář šablony funkce agendy GDPR pro správu dat z modulu Adresář a vybraných dokladových agend
Doplněk GDPR Personalistika šablony funkce agendy GDPR pro správu dat z modulu Mzdy a Personální management

Připravili jsme pro vás cenově výhodné kombinace těchto licencí, tzv. balíčky (Start, Komplet, Personalistika a GDPR AllIn). Informace o nich vám sdělí obchodní oddělení společnosti Altus software.

Pokud si s aktivací nevíte rady, kontaktujte nás, rádi vám poradíme.

Příklad dialogu aktivace agendy GDPR pro konkrétní data

Obrázek 1: Příklad dialogu aktivace agendy EET pro konkrétní data.

Založení knihy

Agenda GDPR výchoze obsahuje čtyři knihy (GDPR, GDPR – Adresář, GDPR – Mzdy, GDPR – Personální management). Správu GDPR můžete rozčlenit do více knih.

GDPR Nastavení

Funkce slouží k určení dat subjektů vhodných ke smazání v agendách Adresář a doklady, Mzdy a Personalistika a Personální management. Výchozí nastavení zajistil dodavatel systému podle evropského nařízení GDPR a na základě českých zákonných norem. V dialogu můžete také nastavit data, která chcete zahrnout do exportů, pokud si subjekt vyžádá výpis osobních údajů, které o něm evidujete (viz také tlačítko Export dat, tab. 1).

Šablony pro export dat

V dialogu GDPR nastavení je umístěno pole Šablona pro export dat (obr. 2) pro agendy Adresář a doklady, Mzdy a personalistika a Personální management.

Nastavení a použití šablony je následující:

  • Ze seznamu pole ComboBox - Nabídka vyberte šablonu.
  • Klepnutím na prvek  otevřete dialog Nastavení šablony GDPR (obr. 3) pro zvolenou šablonu a agendu. Zde můžete upravit detail exportu a příslušný seznam exportovaných polí. Pokud editujete standardní šablony, nové nastavení můžete uložit pouze do nové šablony, viz níže Úprava šablony GDPR. Uživatelské šablony umožňují opakovanou editaci.
  • Tlačítkem Uložit a zavřít a následně  Uložit  postupně uložíte detail šablony a nastavení šablon.
  • Tlačítkem Zavřít dialog Nastavení šablony GDPR uzavřete bez uložení dat.
  • V detailech záznamů agend Adresář a doklady, Mzdy a personalistika a Personální management na kartách Ostatní použijte pro export tlačítko Export dat.
    • Dva exportní soubory (html, xml) naleznete v okně Průzkumníka, které se otevře bezprostředně po exportu.
    • Zaslání e-mailem legislativa nedoporučuje, řešením tedy zřejmě bude zkopírovat soubory na přenosné paměťové médium.
    • O každém uskutečněném exportu systém automaticky zapíše na kartu Ostatní (odpovídající agendy) záznam s datem a časem provedení. Do předmětu záznamu umístí text „Byl proveden export dat”.
  • Viz také odstavec Exporty dat.

Šablona pro smazání dat

V dialogu GDPR nastavení jsou umístěna pole Šablona pro smazání dat 1 – 4 (obr. 2) pro agendy Adresář a doklady, Mzdy a personalistika a Personální management (pátá šablona je uživatelsky definovatelná). Výchozí nastavení šablon zajistil dodavatele systému podle evropského nařízení GDPR a na základě českých zákonných norem.

Každá z výchozích šablon pro smazání má výchozí exspirační lhůtu. Po uplynutí exspirační lhůty budou záznamy nabídnuty ke smazání v agendě GDPR volbou Vymazat exspirovaná data. Výchozí exspirační lhůtu lze upravit.

Nastavení a použití šablony je následující:

  • Ze seznamu pole ComboBox - Nabídka vyberte šablonu.
  • Klepnutím na prvek  otevřete dialog Nastavení šablony GDPR (obr. 3) pro zvolenou šablonu a agendu. Zde můžete upravit detail šablony a rozsah dat určených ke smazání. Jedná se v podstatě o editor šablon, pomocí kterého můžete měnit sloupce obsažené v šabloně pro smazání dat. Pokud editujete standardní šablony, nové nastavení můžete uložit pouze do nové šablony, viz níže Úprava šablony GDPR. Uživatelské šablony umožňují opakovanou editaci.
  • V poli Exspirace (měs.) – je uvedena výchozí hodnota dle nařízení GDPR a dle dalších zákonů, nastavená výrobcem software Altus Vario.
  • Tlačítkem Uložit a zavřít a následně  Uložit  postupně uložíte detail šablony, nastavení šablon a a hodnoty v polích exspirace.
  • Tlačítkem Zavřít dialog Nastavení šablony GDPR uzavřete bez uložení dat.
  • Ke každé agendě můžete přidat jednu vlastní šablonu.

Dialog GDPR Nastavení pro agendy Adresář a doklady, Mzdy a personalistika a Personální management

Obrázek 2: Dialog GDPR Nastavení pro agendy Adresář a doklady, Mzdy a personalistika a Personální management.

Úprava standardní šablony GDPR

Pokud editujete standardní šablony, nové hodnoty můžete uložit pouze do nové šablony. Uživatelské šablony, s názvem odlišným od standardních šablon, umožňují opakovanou editaci. Doporučujeme dodržovat původní hiearchii pro nově vznikající šablony.

Při úpravě šablon a jejich uložení pod vlastním názvem dodržujte pozice šablon 1 – 5. Např. šablonu vytvořenou z šablony GDPR – Adresář uložte pod novým názvem a vyberte vždy v nabídce Šablona pro smazání dat 1. Šablonu vytvořenou z šablony GDPR - Daňové doklady uložte pod novým názvem a vyberte vždy v nabídce Šablona pro smazání dat 2 atd. Na pozicích 1 – 5 musí být vybrána vždy maximálně jedna šablona založená na šabloně GDPR – Adresář, jedna na šabloně GDPR - Obchodní doklady, jedna na šabloně GDPR – Účetní doklady a jedna na šabloně GDPR - Daňové doklady.

Změna šablony je následující:

  • Ze seznamu pole ComboBox - Nabídka vyberte šablonu.
  • Klepnutím na prvek  otevřete dialog Nastavení šablony GDPR (obr. 3) pro zvolenou šablonu a agendu. Jedná se v podstatě o editor šablon, pomocí kterého můžete měnit sloupce obsažené v šabloně.
  • Vlevo vyberte název tabulky.
  • Vpravo zatržítkem CheckBox - Zatržítko označte/odznačte pole.
  • Tlačítkem Uložit a zavřít uložíte detail šablony (změny v polích tabulek).

Dialog Nastavení šablony GDPR (Adresář)

Obrázek 3: Dialog Nastavení šablony GDPR (Adresář).

Uložení změněné šablony

Výchozí nastavení šablon zajistil dodavatele systému podle evropského nařízení GDPR a na základě českých zákonných norem. Výchozí data ve standardních šablonách agend Adresář a doklady, Mzdy a personalistika a Personální management nelze přepisovat. Šablonu se změnami můžete uložit pouze jako novou šablonu. Výchozí zůstane zachována.

Při úpravě šablon a jejich uložení pod vlastním názvem dodržujte pozice šablon 1 – 5. Např. šablonu vytvořenou z šablony GDPR – Adresář uložte pod novým názvem a vyberte vždy v nabídce Šablona pro smazání dat 1. Šablonu vytvořenou z šablony GDPR - Daňové doklady uložte pod novým názvem a vyberte vždy v nabídce Šablona pro smazání dat 2 atd. Na pozicích 1 – 5 musí být vybrána vždy maximálně jedna šablona založená na šabloně GDPR – Adresář, jedna na šabloně GDPR - Obchodní doklady, jedna na šabloně GDPR – Účetní doklady a jedna na šabloně GDPR - Daňové doklady.

Uložení změněné šablony je následující:

  • Po klepnutí na tlačítko Uložit a zavřít jste vyvzváni k pojmenování změněné šablony (obr. 4).
  • Do názvu šablony se přednastaví jméno aktuálního referenta. Zvolte případně jiný název, který šablonu a její účel vystihuje.
  • Pojmenovanou šablonu uložte klepnutím na tlačítko  OK .
  • Šablonu s novým názvem a změněnými daty naleznete v nabídce pole ComboBox - Nabídka Šablona pro smazání dat 1-5 (příp. v nabídce Šablona pro export dat).
  • Tlačítkem  Uložit  uložíte změny v dialogu GDPR Nastavení – šablony včetně hodnot v polích exspirace – (obr. 2).

Dialog Zadejte prosím název nové šablony

Obrázek 4: Dialog Zadejte prosím název nové šablony.

Pro administrátory

  • Šablona exportu se ukládá do aplikační složky (C:\Program Files\Vario\Moduly\Vario\GDPR\Exporty\Sablony\) – též do složky úprav, aby byla dostupná i pro ostatní (<SlozkaProfilu>Setup\Upravy\Moduly\Vario\GDPR\Exporty\Sablony\)
  • Výsledkem editace jakékoliv šablony je vždy nový export/smazání s připojenou a upravenou šablonou.

Oprávnění

V dialogu Možnosti Altus Vario doporučujeme agendu GDPR důkladně nastavit a přizpůsobit – např. přístupová práva k agendě a knihám GDPR, k tiskovým výstupům, k zobrazením, k importům, vlastnostem polízáznamů (kliknutím na odkazy zobrazíte související informace). Nezapomeňte, že GDPR zasahuje do dalších agend a spolupracuje s oprávněními: Adresáře – doklady, Mzdy – Personalistiky a Personálního managementu.

Nastavení oprávnění realizuje:

  • Administrátor Varia,
  • Specialisté dodavatele systému Altus Vario,
  • AVP – naši partneři.

Jestliže necháte oprávnění nenastavené, rozumí se, že přístup je povolen v plném rozsahu. Odepření oprávnění používejte zcela výjimečně. Uvědomte si, že jakmile u objektu nastavíte jakékoli oprávnění, mají k němu přístup pouze uživatelé s nastaveným oprávněním. Věnujte pozornost článku nápovědy Nastavení oprávnění.

Pokud si s nastavením systému rolí oprávnění nevíte rady, kontaktujte nás, rádi vám poradíme.

Možnosti agendy GDPR a nastavení oprávnění k agendě GDPR

Obrázek 5: Možnosti agendy GDPR a nastavení oprávnění k agendě GDPR.

Nastavení složky záznamů agendy GDPR

Pro každou agendu Varia lze zvlášť nastavit Složka záznamů. V dialogu Možnosti Altus Vario, v poli Složka záznamů, vyberete přednastavenou cestu nebo zapíšete vlastní cestu ke složce záznamů (viz dokument Složka pro ukládání dokumentů/záznamů).

Možnosti agendy GDPR a nastavení složky záznamů

Obrázek 6: Možnosti agendy GDPR a nastavení složky záznamů.

 

Související dokumenty