Import katalogu a ceníků z MS Excel (IKC – MS Excel)

Doplněk Import katalogů a ceníků z MS Excel načítá a nebo aktualizuje položky katalogu Varia z dodavatelských ceníků. Je vhodný pro firmy, které pravidelně aktualizují položky katalogu podle zaslaných dodavatelských ceníků ve formátu aplikace MS Office – Excel.

  • Načítá nové položky do katalogu.
  • Aktualizuje ceny v nákupních cenících a jednoduchým přepočtem dle zadaného koeficientu zároveň přepočítá ceníky prodejní.
  • Při načítání dat umožní vybrat konkrétní list a omezit rozsah načítání jen na určitou oblast.

 

Obsah:

 

Poznámka

  • Obrazová dokumentace je ilustrační, neslouží jako závazný příklad nastavení.
  • Okna průvodce obsahují instrukce.
  • Při aktualizaci Varia se aktualizují i moduly a doplňky přidané do Varia prostřednictvím složky Upravy.

Práce s průvodcem

Instalovaný doplněk spustíte nad knihou agendy Katalog příkazem menu Agenda l Import katalogu a ceníků z MS Excel

Import katalogu a ceníků

  • Otevře se dialog Průvodce importem dat katalogu a ceníků z MS Excel (obr. 1).
    • Při prvním spuštění průvodce nemáte v seznamu pole Profil ComboBox - Nabídka k dispozici žádný uložený profil.

 

  • V okně Import katalogu a ceníků vyberete cestu k uloženému ceníku ve formátu xls
  • Odpovídající název listu (sešitu) vyberete v seznamu pole List: souboru (název) ComboBox - Nabídka
  • V polích Začátek a Konec importu zapíšete čísla vymezující importované řádky do katalogu.
  • Dle nastavení v poli Přeskakovat hodnotu jsou při načítání vynechány řádky obsahující definovanou hodnotu v prvním sloupci importovaného souboru.
  • Klepnete na tlačítko Další>

Import katalogu a ceníků

Obrázek 1: Import katalogu a ceníků.

 

Nastavení definice importu do katalogu

V okně Nastavení definice importu do katalogu (obr. 2) určíte vazební pole ComboBox - Nabídka - pole vyskytující se shodně v importním souboru a v katalogu Varia. Obvyklé je pole Produkt, ale lze vybrat i "Katalogové číslo".

  • Ze seznamů ComboBox - Nabídka polí sloupce Pole vyberete jednotlivé názvy polí používané v detailu záznamu Produkt.
  • V polích sloupce Sloupec vyplníte označení sloupců použitých v xls souboru, ve kterých se příslušná data nacházejí.
  • V polích sloupce Výchozí hodnota je možné nastavit konkrétní hodnotu, která se k danému poli v katalogu načte bez ohledu na xls soubor (např. hodnota DPH, sleva apod.). 
  • Zatržítkem CheckBox - Zatržítko ve sloupci Aktualizovat určíte, zda se při importu má dané pole aktualizovat (v uvedeném poli přepíše hodnotu novou hodnotou z importního souboru xls).
  • Klepnete na tlačítko Další>

Nastavení synchronizace polí importního souboru a polí v katalogu

Obrázek 2: Nastavení synchronizace polí importního souboru a polí v katalogu.

 

Nastavení definice importu do ceníků

V okně Nastavení definice importu do ceníků (obr. 3) vyberete cílové ceníky (jeden nebo více) a určíte pravidla pro přepočet ceníků.

  • V poli sloupce Ceník vyberete ze seznamu ComboBox - Nabídka dostupných ceníků, vytvořených v modulu Sklad, ceník, do kterého se mají jednotlivé ceny načíst.
  • Ze seznamu polí sloupců Platnost od a Platnost do ComboBox - Nabídka vyberete datumy platnosti ceníku.
  • Vyplněním pole sloupce Množství od zajistíte v prodejních a nákupních dokladech platnost ceny až při stanoveném a vyšším množství odběru.
  • V poli sloupce Sloupec vyplníte název sloupce, ve kterém je uvedena hodnota (cena), která se má importovat do příslušného ceníku.
  • Koeficient přepočtu se nastavuje v poli sloupce Výraz:
    • Výchozí 1 = hodnota, načtená z importního ceníku, je stejná.
    • Příklad použití: 1,2 = hodnota z importovaného xls souboru navýší ceníkové ceny o 20 %.
  • Hodnotu, na kterou se zaokrouhlí ceny v ceníku u produktů, vyberete z nabídky pole Zaokr. ComboBox - Nabídka (Zaokrouhlit na).
  • Zatržítkem CheckBox - Zatržítko ve sloupci Aktualizovat určíte, zda se má vybraný ceník aktualizovat (v určeném sloupci ceníku přepíše hodnotu novou - přepočítanou hodnotou z importního souboru xls).

Chcete-li do ceníku vložit další informace, zadejte vazby do podřízené tabulky.

  • Klepněte na tlačítko Plus vedle názvu ceníku.
  • V polích sloupců Pole, Sloupec a Výchozí hodnota definujete vybrané údaje, kterými aktualizujete ceník.
  • Klepnete na tlačítko Další>

Nastavení definice importu do ceníků

Obrázek 3: Nastavení definice importu do ceníků.

 

Dokončení importu dat

V posledním kroku průvodce, v okně Dokončení importu dat (obr. 4) rozhodnete, zda chcete pouze aktualizovat ceny stávajících položek, či zda seznam záznamů v knize katalogu rozšíříte i o položky nové.

Dokončení importu dat

Obrázek 4: Dokončení importu dat.

 

  • Jestliže vyberete CheckBox - Zatržítko Přidat nové položky, zároveň zvolte, zda pro založení záznamu "Produkt" do katalogu bude použita Radio button - Přepínač číselná řada a výchozí šablona, nebo bude použita pouze Radio button - Přepínač šablona (viz možnosti Altus Vario).
  • Volbu CheckBox - Zatržítko Optimalizace importu vyberete v případě negativní zkušenosti s délkou posledního přenosu.

 

K dispozici jsou další volby:

CheckBox - Zatržítko Ignorovat duplicity

  • Zatržením funkce "Ignorovat duplicity" potlačíte zapsání informace o duplicitě produktů do záznamu logu, který se zobrazí po každém dokončeném importu dat.
  • Pokud funkci neaktivujete a v importním souboru existuje více stejných produktů, importuje se pouze první produkt. K ostatním se do textového logu zapíše informace o duplicitě, tzn, o jaký produkt se jedná a číslo řádku v Excelu.

 

CheckBox - Zatržítko Ignorovat varianty v ceníku

  • Zatržení funkce a spuštěný import zajistí aktualizaci produktů uvedených v ceníku bez ohledu na variantu produktu, tzn. že všechny varianty stejného produktu a ve stejném ceníku budou mít totožnou cenu.

 

CheckBox - Zatržítko Je povoleno více produktů k vazebnímu poli

  • Jestliže nastavíte v poli Vazební pole "Katalogové číslo" (obr. 2) a stejné katalogové číslo bude mít více produktů, budou zpracovány všechny produkty se stejnými hodnotami z importního souboru.
    • To znamená, že s tímto nastavením můžete importovat ceny i k produktům, které mají shodné katalogové číslo a číslo je v importním souboru uvedeno duplicitně. Bude-li v tabulce Excelu uvedeno stejné katalogové číslo pro více produktů, budou všechny tyto produkty aktualizovány.

 

Funkce tlačítka Uložit nastavení slouží k uložení definovaného importu do tzv. profilu (obr. 4).

  • Při prvním načítání ceníku a katalogu konkrétního dodavatele uložíte nastavení a rozvržení průvodce. V ideálním případě pak při novém načítání dat (od stejného dodavatele) průvodce jen "proklikáte" a spustíte import.
  • Profilů můžete mít uložených více.
  • Načtený profil můžete aktualizovat a uložit pod stejným jménem.
  • Příkaz Odstranit profil (obr. 1) nenávratně smaže vybraný profil.

 

  • Klepnete na tlačítko Dokončit
  • Proběhne import a výsledek je zobrazen v informačním okně logu (obr. 5).
    • Jestliže během importu řádků dojde k chybě, která zapříčiní konec importu a jeho odvolání, je zobrazena informace o čísle řádku, jenž obsahuje problematická data.

Okno

Obrázek 5: Okno s výsledkem průběhu importu.

 

Oprávnění

Nastavte oprávnění k doplňku pro profil a pro aktuální firmu v dialogu Možnosti Altus Vario: Doplňky: Katalog / Import katalogu a ceníku MS Excel.

 

Související dokumenty