» Uživatelé » Dokumentace » Vario » Moduly » Sklad » Doplňky pro modul Sklad » Import katalogu a ceníků z MS Excel (IKC – MS Excel)
Import katalogu a ceníků z MS Excel (IKC – MS Excel)
Doplněk Import katalogů a ceníků z MS Excel načítá a nebo aktualizuje položky katalogu Varia z dodavatelských ceníků. Je vhodný pro firmy, které pravidelně aktualizují položky katalogu podle zaslaných dodavatelských ceníků ve formátu aplikace MS Office – Excel.
- Načítá nové položky do katalogu.
- Aktualizuje ceny v nákupních cenících a jednoduchým přepočtem dle zadaného koeficientu zároveň přepočítá ceníky prodejní.
- Při načítání dat umožní vybrat konkrétní list a omezit rozsah načítání jen na určitou oblast.
Obsah:
Poznámka
- Obrazová dokumentace je ilustrační, neslouží jako závazný příklad nastavení.
- Okna průvodce obsahují instrukce.
- Při aktualizaci Varia se aktualizují i moduly a doplňky přidané do Varia prostřednictvím složky Upravy.
Práce s průvodcem
Instalovaný doplněk spustíte nad knihou agendy Katalog příkazem menu Nástroje agendy(Agenda)/Import katalogu a ceníků z MS Excel
Import katalogu a ceníků
- Otevře se dialog Průvodce importem dat katalogu a ceníků z MS Excel (obr. 1).
- Při prvním spuštění průvodce nemáte v seznamu pole Profil
k dispozici žádný uložený profil.
- Nastavení importu uložíte kdykoli klepnutím na tlačítko Uložit nastavení
- Při prvním spuštění průvodce nemáte v seznamu pole Profil
- V okně Import katalogu a ceníků vyberete cestu k uloženému ceníku ve formátu xls
- Odpovídající název listu (sešitu) vyberete v seznamu pole List: souboru (název)
- V polích Začátek a Konec importu zapíšete čísla vymezující importované řádky do katalogu.
- Dle nastavení v poli Přeskakovat hodnotu jsou při načítání vynechány řádky obsahující definovanou hodnotu v prvním sloupci importovaného souboru.
- Klepnete na tlačítko Další>
Obrázek 1: Import katalogu a ceníků.
Nastavení definice importu do katalogu
V okně Nastavení definice importu do katalogu (obr. 2) určíte vazební pole - pole vyskytující se shodně v importním souboru a v katalogu Varia. Obvyklé je pole Produkt, ale lze vybrat i „Katalogové číslo”.
- Ze seznamů polí sloupce Pole vyberete jednotlivé názvy polí používané v detailu záznamu Produkt.
- V polích sloupce Sloupec vyplníte označení sloupců použitých v xls souboru, ve kterých se příslušná data nacházejí.
- V polích sloupce Výchozí hodnota je možné nastavit konkrétní hodnotu, která se k danému poli v katalogu načte bez ohledu na xls soubor (např. hodnota DPH, sleva apod.).
- Zatržítkem
ve sloupci Aktualizovat určíte, zda se při importu má dané pole aktualizovat (v uvedeném poli přepíše hodnotu novou hodnotou z importního souboru xls). - Klepnete na tlačítko Další>
Obrázek 2: Nastavení synchronizace polí importního souboru a polí v katalogu.
Nastavení definice importu do ceníků
V okně Nastavení definice importu do ceníků (obr. 3) vyberete cílové ceníky (jeden nebo více) a určíte pravidla pro přepočet ceníků.
- V poli sloupce Ceník vyberete ze seznamu dostupných ceníků vytvořených v modulu Sklad ceník, do kterého se mají jednotlivé ceny načíst.
- Ze seznamu polí sloupců Platnost od a Platnost do vyberete datumy platnosti ceníku.
- Při importu cen můžete nejen vybrat ceník a jeho již existující platnost, ale také zadat novou platnost. Tzn., že nemusíte importovat pouze do stávající platnosti. Data platnosti se nesmí překrývat.
- Vyplněním pole sloupce Množství od zajistíte v prodejních a nákupních dokladech platnost ceny až při stanoveném a vyšším množství odběru.
- V poli sloupce Sloupec vyplníte název sloupce, ve kterém je uvedena hodnota (cena), která se má importovat do příslušného ceníku.
- Koeficient přepočtu se nastavuje v poli sloupce Výraz:
- Výchozí 1 = hodnota, načtená z importního ceníku, je stejná.
- Příklad použití: 1,2 = hodnota z importovaného xls souboru navýší ceníkové ceny o 20 %.
- Hodnotu, na kterou se zaokrouhlí ceny v ceníku u produktů, vyberete z nabídky pole Zaokr. (Zaokrouhlit na).
- Zatržítkem ve sloupci Aktualizovat určíte, zda se má vybraný ceník aktualizovat (v určeném sloupci ceníku přepíše hodnotu novou - přepočítanou hodnotou z importního souboru xls).
Chcete-li do ceníku vložit další informace, zadejte vazby do podřízené tabulky.
- Klepněte na tlačítko
vedle názvu ceníku. - V polích sloupců Pole, Sloupec a Výchozí hodnota definujete vybrané údaje, kterými aktualizujete ceník.
- Klepnete na tlačítko Další>
Obrázek 3: Nastavení definice importu do ceníků.
Dokončení importu dat
V posledním kroku průvodce, v okně Dokončení importu dat (obr. 4) rozhodnete, zda chcete pouze aktualizovat ceny stávajících položek, či zda seznam záznamů v knize katalogu rozšíříte i o položky nové.
Obrázek 4: Dokončení importu dat.
- Jestliže vyberete Přidat nové položky, zároveň zvolte, zda pro založení záznamu „Produkt” do katalogu bude použita
číselná řada a výchozí šablona, nebo bude použita pouze šablona (viz možnosti Vario). - Volbu Optimalizace importu vyberete v případě negativní zkušenosti s délkou posledního přenosu.
K dispozici jsou další volby:
Ignorovat duplicity
- Zatržením funkce Ignorovat duplicity potlačíte zapsání informace o duplicitě produktů do záznamu logu, který se zobrazí po každém dokončeném importu dat.
- Pokud funkci neaktivujete a v importním souboru existuje více stejných produktů, importuje se pouze první produkt. K ostatním se do textového logu zapíše informace o duplicitě, tzn, o jaký produkt se jedná a číslo řádku v Excelu.
Ignorovat varianty v ceníku
- Zatržení funkce a spuštěný import zajistí aktualizaci produktů uvedených v ceníku bez ohledu na variantu produktu, tzn. že všechny varianty stejného produktu a ve stejném ceníku budou mít totožnou cenu.
Je povoleno více produktů k vazebnímu poli
- Jestliže nastavíte v poli Vazební pole „Katalogové číslo” (obr. 2) a stejné katalogové číslo bude mít více produktů, budou zpracovány všechny produkty se stejnými hodnotami z importního souboru.
- To znamená, že s tímto nastavením můžete importovat ceny i k produktům, které mají shodné katalogové číslo a číslo je v importním souboru uvedeno duplicitně. Bude-li v tabulce Excelu uvedeno stejné katalogové číslo pro více produktů, budou všechny tyto produkty aktualizovány.
Funkce tlačítka Uložit nastavení slouží k uložení definovaného importu do tzv. profilu (obr. 4).
- Při prvním načítání ceníku a katalogu konkrétního dodavatele uložíte nastavení a rozvržení průvodce. V ideálním případě pak při novém načítání dat (od stejného dodavatele) průvodce jen "proklikáte" a spustíte import.
- Profilů můžete mít uložených více.
- Načtený profil můžete aktualizovat a uložit pod stejným jménem.
- Příkaz Odstranit profil (obr. 1) nenávratně smaže vybraný profil.
- Klepnete na tlačítko Dokončit
- Proběhne import a výsledek je zobrazen v informačním okně logu (obr. 5).
- Jestliže během importu řádků dojde k chybě, která zapříčiní konec importu a jeho odvolání, je zobrazena informace o čísle řádku, jenž obsahuje problematická data.
Obrázek 5: Okno s výsledkem průběhu importu.
Oprávnění
Nastavte oprávnění k doplňku pro profil a pro aktuální firmu v dialogu Možnosti Vario: Doplňky: Katalog / Import katalogu a ceníku MS Excel.
- Obecné doplňky Vario
- Nainstalovat volitelné moduly, doplňky a tiskové formuláře...
- Registrace (použití licencovaných modulů nebo doplňků)