Filtrování

Počet zobrazených záznamů můžete omezit filtrováním (zúžením výběru záznamů v zobrazení tabulky agendy). Na rozdíl od funkce Najít, která nalezne jeden požadovaný záznam, funkce Filtr nalezne všechny požadované záznamy a ty zobrazí (záznamy, které nesplňují zadané podmínky nebudou zobrazeny) – podobně lze využít i funkci Najít záznam nebo Zobrazení.

Panel nástrojů filtrů a zobrazení

Obrázek 1: Panel nástrojů Filtry a zobrazení.

Vytvoření filtru v tabulce nebo ve formuláři

  • V tabulce agendy se vyhledávají data tak, že se nejprve zvolí vhodné zobrazení a následně se aplikují filtry.
  • Běžně se používá postup, při kterém se postupně přidávají filtry podle výběru. Pokud při přidávání dalších kritérií uděláte chybu, nebo se chcete vrátit k předchozímu filtru, protože potřebujete zadat jiné kritérium, stačí klepnout na tlačítko Předchozí filtr (kulaté tlačítko s levosměrnou šipkou na panelů nástrojů Filtry, obr. 1).
  • Vlastností tohoto tlačítka je, že vrácení předchozího filtru funguje i pokud byl filtr aplikován na předešlé zobrazení. Díky tomu se při hledání dat v tabulce agendy můžete vrátit zpět k předchozímu zobrazení a záznamům vybraným filtrem.
  • O filtrování v "seznamech s výběrem" doporučujeme článek Vystavení dokladů (popis dialogu).

Kde najdete funkce pro filtrování?

Metody aplikace filtru na záznamy

Tipy na změny kritérií filtru

  • Na omezenou sadu záznamů můžete aplikovat další kritéria (další filtr).
  • Odstraňte filtr, je-li aktuálně použit – funkce/tlačítko Zrušit / Odebrat filtr
  • Aplikujte nový filtr nebo upravte kritéria filtru v návrhové mřížce.

Filtr podle výběru

Jestliže chcete jednoduchým způsobem najít výskyt hodnoty, kterou mají filtrované záznamy obsahovat, použijte příkaz Filtrovat podle výběru:

  • Vyberte data, podle nichž chcete stanovit filtr – přímo v poli označte (zvýrazněte) celou hodnotu nebo její část.
  • Klepněte na tlačítko Filtrovat podle výběru, čímž zobrazíte všechny záznamy obsahující vybranou hodnotu.

 Pamatujte však na to, že při použití této funkce je velmi důležitá i pozice vybrané hodnoty v poli:

  • Pokud označíte krajní část pole – od 1. znaku pole, funkce Filtrovat podle výběru bude akceptovat i tento požadavek tzn., že vybere vše, co pouze začíná na požadovanou hodnotu.
  • Stejně je tomu v případě, že vyberete i poslední znak pole: budou vybrány všechny záznamy, které pouze končí na požadovanou hodnotu.
  • Pokud tedy chcete vybrat záznamy, které obsahují určitou hodnotu v libovolné části pole, je potřeba zvýraznit tuto hodnotu v prostřední části textu (pro zvýraznění hodnoty před aplikací filtru si vyberte pole, které nezačíná ani nekončí na tuto hodnotu).

Filtrování mimo výběr

Pokud chcete zobrazit všechna data, kromě vybraných, použijte příkaz: Filtr mimo výběr.

  • Označte (zvýrazněte) celou hodnotu nebo její část. Vyberte příkaz Filtr mimo výběr, čímž vyhledáte všechny záznamy, které neobsahují vybranou hodnotu.

Pozor při filtrování v textových polích: "vše kromě kategorie Kontakt" – v takovém případě se nezobrazí údaje, které v kategorii mají prázdnou hodnotu! (hodnota Null) – pro takový filtr musíte mít dvě podmínky - Is null OR not "hodnota" (sledujte Rozšířený filtr).

Filtr pro

Filtr pro bleskové vyhledání zadaného výrazu v textovém nebo číselném poli.

Příklad textového výrazu: v agendě Adresář hledáte všechny firmy začínající na P. Klikněte do textového pole Kontakt případně Název kontaktu, pravým tlačítkem myši vyvolejte místní nabídku a do prázdného pole vedle textu Filtr pro zapište P*. Stiskněte Enter.

Příklad číselného výrazu: v agendě Vydané doklady hledáte doklady, které mají datum splatnosti po 28. 2. 2008. Klikněte do textového pole Datum splatnosti, pravým tlačítkem myši vyvolejte místní nabídku a do Filtr pro zapište >28.2.2008. Stiskněte Enter.

Poznámka

Pokud vyhledáváte text obsahující znaky . nebo ! (například vario.cz) musíte text uzavřít do uvozovek (například 'vario.cz').

Filtr výběrem záznamů

Na panelu nástrojů filtrů a zobrazení (obr. 2) naleznete tlačítko, které umožní sestavit filtr podle vybraných záznamů.

  • Tlačítkem (nebo příkazem z panelu nabídek) se otevře okno Filtr pro vybrané záznamy, které zobrazí záznamy z tabulky agendy.
  • Zatržením lze vybrat libovolný počet záznamů.
  • Potvrzením tlačítkem OK se na tabulku agendy aplikuje filtr, který zobrazí pouze záznamy, které byly vybrány v okně filtru pro vybrané záznamy.
  • Takto vybrané záznamy lze následně vytisknout. Nejjednodušší je označit všechny zobrazené záznamy (klepnutím na volič v levém horním rohu tabulky) a vytisknout příslušný tiskový formulář (většina formulářů tiskne označené záznamy). Druhou možností je tisknout příkazem Soubor/Tisk a zvolit rozsah tisku Podle filtru tabulky.

Filtr pro výběr záznamů pro tisk

Obrázek 2: Filtr pro výběr záznamů pro tisk.

Filtr vyhledáním záznamů

Funkce spustí dialog pro hledání záznamů a výsledný výběr použije jako filtr pro tabulku agendy.

Filtr podle formuláře

Poznámka

Funkce je dostupná pouze ve Variu provozovaném na plné verzi Accessu. Runtime verze Accessu 2003, 2007 i 2010 podporována není.

Pro pohodlné zadání kritérií přímo do jednotlivých polí použijte funkci Filtr podle formuláře. Jediným nedostatkem oproti funkci Rozšířený filtr či řazení je, že nelze nastavit řazení jednotlivých polí.

Nastavte kritéria přímo do polí:

  • Na panelu nástrojů klepněte na tlačítko Filtrovat podle formuláře
    • Datový list se přepne do zobrazení s prázdnými poli.
  • Zadejte kritéria pro jednotlivá pole:
    • Umístěte kursor do pole, podle kterého chcete filtrovat.
  • Zadejte nebo vyberte z vytvořeného seznamu kritérium pro pole (ve výrazu můžete použít i zástupné znaky).
  • Klepnutím na záložku Nebo v dolní části okna a zapsáním kritéria do pole jsou výrazy na záložce Hledat a na záložkách Nebo spojeny logickou spojkou nebo
    • (v návrhové mřížce definice "Rozšířeného filtru či řazení" jsou kritéria spojená spojkou nebo rozdělena do více řádek, zde jsou rozdělená do více záložek).
  • Sestavený filtr aplikujete klepnutím na tlačítko Použít filtr na panelu nástrojů.

Rozšířený filtr či řazení

V případě řazení podle více polí nebo určení více kritérií, použijte funkci Rozšířený filtr či řazení.

  • V hlavní nabídce vyberte příkaz Záznamy/Filtr/Rozšířený filtr či řazení... (nebo tlačítkem z panelu nástrojů), objeví se okno s mřížkou pro sestavení návrhu filtru (obr. 3).
  • Do mřížky návrhu přidejte jedno nebo více polí, pomocí nichž chcete určit hodnoty nebo jiná kritéria, která filtr použije k nalezení záznamů = vyplníte POLE

Jak?

  • V mřížce návrhu v buňkách řádku Pole vyberte postupně ze seznamu požadovaná pole.
  • V tabulce nad mřížkou poklepejte na názvu požadovaného pole.
  • Z tabulky nad mřížkou přetáhněte pole do mřížky.
  • Pořadí řazení určíte tak, že klepnete na buňku Řadit odpovídajícího pole a ze seznamu vyberete požadovaný druh řazení.
  • Program MS Access seřadí záznamy nejprve podle pole nacházejícího se v mřížce návrhu nejvíce vlevo, pak podle sousedního pole vpravo atd.
  • V buňce Kritéria zadejte pro vybraná pole hledanou hodnotu nebo výraz. O tom, jak vytvářet výraz si přečtěte v části Vytváření kritérií.
  • Klepnutím na tlačítko Použít filtr na panelu nástrojů použijte filtr.

Rozšířený filtr či řazení

Obrázek 3: Dialog pro zadání kritérií rozšířeného filtru či řazení.

 

Filtry, které budete používat častěji, si uložte pod vhodně zvoleným názvem.

Klepněte na tlačítko Uložit filtr Uložit filtr... (obr. 4).

Uložit filtr

Obrázek 4: Správa filtrů.

 

  • V dialogu Filtr na kartě Obecné zadejte název filtru.
  • Pomocí tlačítka Oprávnění můžete nastavit pro tento filtr oprávnění.
  • Na kartě Detaily naleznete výraz ukládaného filtru.
  • V poli Řadit podle lze vytvořit seznam polí, podle kterých se řadí záznamy.
  • Nastavené hodnoty uložte tlačítkem OK (obr. 5 a 6).

 

Dialog Filtr, karta Obecné Dialog Filtr, karta Detaily

Obrázek 5 a 6: Dialog Filtr, karty Obecné a Detaily.

 

  • Uložený filtr můžete příště aplikovat pomocí výběru názvu filtru z panelu nástrojů Filtr (obr. 7).

Aplikovat uložený filtr

Obrázek 7: Použití uloženého filtru.

 

K vyvolání dialogu pro opakované zadání parametrů filtru je nutné stisknout kombinaci kláves Shift+F9 nebo klepnout na tlačítko Znovu načíst záznamy na panelu nástrojů.

 

Navazující dokumenty

 

Související dokumenty