Karty dialogu Doklad a základní operace s dokladem

Dialog Doklad slouží k evidenci různých typů dokladů (např. interních, přijatých, vydaných, pokladních). V závislosti na vybraném typu dokladu se přizpůsobí vzhled dokladu, některá pole se skryjí či znepřístupní. Na dokladu "Faktura" se zobrazují všechna pole, proto je v následujícím textu popsáno, jak vyplnit fakturu.

Podobně samozřejmě vyplníte i ostatní doklady, pouze některá pole budou na těchto dokladech chybět nebo budou mít jiný titulek. Specifické vlastnosti jednotlivých dokladů jsou popsané v příslušných modulech a nebo v sekci Dialogy.

Základní operace s dokladem jsou popsány níže.

 

Doklady v systému Vario
objednávka dobropis
zakázka bankovní výpis
faktura pokladní příjmový
příjemka pokladní výdajový
převodka doklad o použití
výdejka interní doklad

 

Doklad v knize nelze upravit přímo, ale pouze prostřednictvím dialogu Doklad. Jak založíte nový doklad se dočtete v článku Nový záznam v tabulce agendy. Typ dokladu můžete pro nové záznamy předvolit v Možnostech knihy.

Pokud vystavujete doklad pomocí funkce "Vystavit/Fakturovat/Vydat..." do knihy, která používá samostatné číselné řady pro každý typ dokladu a navíc obsahuje více různých dokladů stejného typu, zobrazí se při vystavení dokladu dotaz, který doklad daného typu se má použít.

Detail záznamu Doklad, karta Obecné

Obrázek 1: Detail záznamu Doklad, karta Obecné. Skryté nabídky a související funkce vyvoláte pomocí tlačítek Přepínač polí a výběr z nabídky Boční uvozovka Vyvolá dialog Spustí dialog Najít a pomocí místní nabídky.

 

→ Dialog Doklad je rozdělen na karty:

Obecné

Na kartě jsou zobrazovány důležité informace o dokladu – typ dokladu, číslo, z jaké je knihy, kdo ho vystavil, pro koho je určen... Tyto údaje se tisknou v záhlaví tiskových formulářů. Některé hodnoty zvolené v polích jsou platné pro všechny položky dokladu.

Jednoznačný identifikátor je modrá textová nebo číselná hodnota, na kterou lze poklepat a otevřít tak detail záznamu. Typickým příkladem textového identifikátoru jsou záznamy v zobrazeních tabulek agend Adresář a Produkt, ve kterých identifikátor zadává uživatel. Pokud není zvolena výchozí hodnota pole, systém automaticky vygeneruje náhradní textový identifikátor. Předpokládá se však, že tento text nahradíte. Výhody identifikátorů oceníte například při výběru produktu do dokladu, dále třeba kontaktu v ostatních modulech Varia, třeba při vystavování faktury nabízí systém seznam pouze těchto identifikátorů (text je modrý, poklepáním na text otevřete detail záznamu).

Naopak s číselným identifikátorem se setkáte v záznamech typu Doklad. Identifikátor uživatel nezadává, je generován systémem na základě nastavení číselné řady v dialogu Možnosti Altus Vario. Následně tak můžete poklepáním na identifikátory otevírat například související doklady k vystaveným dokladům.

Především při zadávání textových identifikátorů je třeba věnovat pozornost tzv. nepovoleným znakům. Tyto (nepovolené) znaky * # ? ! ' „ nesmí být obsaženy v jakémkoliv jednoznačném identifikátoru u jakékoliv agendy.

Položky

Na kartě jsou vedeny jednotlivé položky dokladu – položky faktury, položky bankovního výpisu, položky objednávky...

 

Součet

Na kartě Součet se zobrazuje součtový "řádek" dokladu (celková cena bez DPH a s DPH, celková částka dokladu, částka, která je již uhrazena, kolik zbývá uhradit ...) a doplňující informace k dokladu.

 

Souvislosti

Zde je možné ze seznamu zobrazit vybrané typu dokladů nebo součty vybraného druhu (celkové nákupy, prodeje, výdeje atd.) viz Související doklady.

 

Vlastní

Karta Vlastní je určena výhradně pro zobrazení uživatelských polí (údajů). Ve výchozím nastavení Varia je skryta.

 

Deník událostí

Seznam událostí deníku. Podle zvoleného typu je možné zobrazit systémové události (vytvoření a úpravy záznamu) nebo události zaznamenané uživatelem.

 

Dokumenty

Funkce Propojené dokumenty – umožňuje připojit k libovolnému záznamu Varia propojené (nebo vložené) OLE dokumenty (například dopis ve Wordu, kalkulaci v Excelu k zakázce, obrázek nebo naskenovaný doklad, fax, nebo libovolný jiný objekt).

 

Úkoly

Správa úkolů pořízených uživatelem nebo systémem (můžete kontrolovat stav delegovaných, splněných a ostatních úkolů). Úkoly je možné třídit do kategorií.

Základní operace s dokladem

Příklad Místní nabídky nad přijatým dokladem Příklad Místní nabídky nad zakázkou

Obrázek 2: Příklad místní nabídky nad přijatým dokladem a zakázkou.

 

Na kartách dialogu Doklad vyvoláte z místní nabídky pravého tlačítka myši kontextové menu s volbami:

Přehled stavů... Otevře okno s přehledem všech položek dokladu a jejich stavů (dialog Množství produktu v zobrazení Stav položek).
Zaúčtovat doklad

Možnost zaúčtovat jednotlivý doklad přímo přes místní nabídku nad prvotním dokladem, jestliže nechcete využít dialog Zaúčtování.

Uzamknout doklad V poli stav nastaví "Uzamčeno" pro jednotlivý doklad.
Uzamknout pro náklady Příkazem se zakázka "uzamkne" pro výběr na přijaté faktury (a výdajové pokladní doklady).

Při pokusu o vložení čísla zakázky, která je uzamčená pro náklady, do položky přijaté faktury, se zobrazí chybová hláška "Zadané číslo nelze použít protože zakázka je uzamčená pro náklady.".

Kontrola uzamčení má některá omezení:

  • Kontroluje se pouze přiřazení zakázky na položku přijaté faktury a výdajového pokladního dokladu.
  • Nekontroluje se úprava částky na položce přijaté faktury nebo její odstranění v případě, že obsahuje vazbu na zakázku uzamčenou pro náklady.
  • Nekontroluje se existence čísla uzamčené zakázky při vytvoření faktury na základě jiného dokladu (například při vytvoření přijaté faktury na základě objednávky).
  • Nekontroluje se vytvoření nákladu pomocí interního dokladu nebo zápisem do účetního deníku v účetnictví.
  • Uzamčením pro náklady se nenastaví textový stav dokladu tak, jako při uzamčení dokladu. Nastaví se pouze hodnota pole Uzamčení na hodnotu 2 (případně 3, když je zároveň doklad uzamčen).
Stornovat doklad Stornování dokladu. Částky a některé další údaje stornovaných dokladů nelze měnit.
  • Doklad je možné stornovat pouze v případě, že nemá žádnou položku ve stavu OK, VYDÁNO nebo PŘIJATO a nemá žádnou položku s vazbou na jiný doklad (vydává se, přijímá se, FAKTUROVÁNO).
  • Položky, které mají stav DODAT, rezervovat, přijmout, REZERVOVÁNO, objednat a podobně, se nastaví při stornování dokladu do stavu koncept. V případě, že se jedná o zakázku, nastaví se stav těchto položek na STORNOVÁNO.
  • Viz také Tisk stornovaného dokladu.
Uhradit doklad...  Spustí funkci (dialog) Průvodce výberem dokladů k úhradě
Vystavit dobropis k faktuře...  Po výběru knihy agendy se otevře dialog Výběr položek pro dobropis k dokladu (bod č. 2 odkazovaného dokumentu).
Kopírovat
Vyjmout
Vložit
Označenou oblast pole kopíruje (Ctrl+C) nebo ji vyjme (Ctrl+X) do schránky Windows. Funkce "Vložit" (Ctrl+V) vloží obsah schránky na určenou pozici kursoru.
Podrobnosti dokladu Okno s informacemi o dokladu uloženými v době pořízení dokladu. Popis jednotlivých polí naleznete ve stavovém řádku Varia.
  • Pole Číslo platebního kalendáře se zobrazí pouze na dokladu faktura vydaná.
    • Pole "Číslo platebního kalendáře" je přítomno v zobrazeních Vydané doklady, Vydané doklady po položkách, Vydané doklady po položkách podrobné.
    • Pole "Číslo platebního kalendáře" naleznete v tiskovém formuláři Košilky. Zobrazí se ale jen v případě, že je vyplněné.
    • Viz také dialog Více dat (karta Splátky). 

 

Další příkazy, které jsou ekvivalentní k příkazům z menu Agenda, lze podobně vyvolat i pro další typy dokladů:
 

  • Zálohové faktury: Vystavit fakturu k záloze – vystaví fakturu k zálohové faktuře.
  • Vydané zálohové faktury: Vystavit daňový doklad o přijetí platby – vystaví daňový doklad k uhrazené zálohové faktuře.
  • Skladové doklady: Vystavit vratku – vystaví vratku (u příjemek a výdejek k vybraným položkám).
  • Zakázka: Hodiny k zakázce... – otevře okno hodin k zakázce.

 

Klávesa F4 nebo Alt + DOWN v dialogu Doklad

V dialogovém okně dokladu můžete otevírat číselníky klávesou F4 (resp. Alt+DOWN). V prvcích typu pole se seznamem tato klávesa rozbalí seznam, v prvcích typu textového pole buďto otevře připojený číselník nebo zobrazí seznam hodnot relevantní pro dané pole.

→ Pole typu datum: zobrazí se kalendář.
→ Číselná pole: otevře se kalkulačka.
→ Textová pole s evidenční hodnotou: otevře se připojený číselník nebo se nabídne jeho připojení.
→ Textová pole systémová (Číslo dokladu, Variabilní symbol, Kniha, Stav dokladu): nestane se nic.
→ Textová pole s tlačítkem [...] (Zakázka, Vracená položka, Měna): provede se stejná akce jako při klepnutí na tlačítko vedle prvku.
→ Telefon, E-mail: otevře se seznam kontaktních údajů vybraného kontaktu.
→ Popis, Katalogové číslo: zobrazí se seznam produktů.
→ Stav: zobrazí se místní nabídka stav.

 

Související dokumenty