Vkládání a přidání položek na doklad

Obsah:

A) Vkládání položek typu Produkt, Zboží, Sada a Služby (pro jejich nákup či prodej)

A1. Výběrem, zápisem a kopírováním poznámky
  • Z rozbalovacího seznamu ComboBox - Nabídka pole sloupce Produkt vyberete požadovaný identifikátor produktu.

Pro zadání produktu a případně jeho varianty se používají rozbalovací seznamy Produkt a Varianta.

  • Změnou (tažením) šířky sloupců „Produkt”, „Varianta” a „Popis” v tabulce položek dokladu se změní šířky sloupců „Produkt”, „Varianta” a „Popis” také v rozbalovacích seznamech „Produkt” a „Varianta”.
  • Pokud nastavíte příliš malou šířku některého z těchto sloupců, šířky v seznamech se automaticky upraví na výchozí hodnotu.
Související informace viz dokument Popis karty Položky – Doklad.
  • Postupným zapisováním části názvu produktu do pole sloupce Produkt.

Zkopírujte identifikátor z pole Produkt (Ctrl+C) z jednoho dokladu a vložíte (Ctrl+V) jej do pole Produkt druhého dokladu.

  • Při vkládání záznamů ze schránky do tabulky položek se hodnoty vkládají v závislosti na pořadí.
  • Pokud je pořadí sloupců jiné, než ve zdrojovém dokladu, dojde ke zpřeházení nebo posunu vkládaných údajů.
  • Při kopírování položek pomocí schránky je proto potřeba kopírovat jen ty sloupce, jejichž hodnoty chcete přenést.
Alternativou je použití příkazu místní nabídky Vložit položky z dokladu...
  • V určitých případech můžete ale také zadat položku tím, že vyplníte údaje ve sloupcích Popis, Množství a Cena za jednotku ručně.

V položkách dokladu lze vložit produkt také vložením katalogového čísla varianty do pole Produkt. Pokud vložíte do pole „Produkt” hodnotu, která není nalezena v katalogu ve sloupci „Produkt”, pokusí se Vario najít produkt podle následujících údajů:

  • Čárový kód (hodnota musí být delší než 6 znaků)
  • Katalogové číslo
  • Objednací číslo (tj. katalogové číslo dodavatele z nákupního ceníku)
  • Katalogové číslo varianty (produkt musí používat katalog variant)
Pokud varianta obsahuje nepodporované znaky, kontrola v položkách dokladů zobrazí upozornění na nepovolený znak. Jestliže jste u některých variant v minulosti znak * # ? ! " ' zadali a produkty naskladnili, můžete je i nadále vyskladňovat a pracovat s nimi.

S pomocí funkce „automatické dokončení” zapište část popisu produktu do pole sloupce Popis a stisknete klávesy Ctrl+Mezerník.

  • Systém nabídne buď „seznam k dokončení výběru”, nebo poté doplní zbylé informace z katalogu (včetně ceny z vybraného ceníku nebo aplikace slevy definovanéné na kartě Obecné dokladu).
Produkty podle katalogového čísla můžete vkládat do položek dokladu také pomocí seznamu nad polem Katalogové číslo v položkách dokladu.
  • Ve sloupci Katalogové číslo (v položkách dokladu) stisknete klávesu F4. Otevře se seznam katalogových čísel včetně čísel z katalogu variant.
  • Do sloupce Katalogové číslo zapíšete několik počátečních znaků hledaného čísla. Stiskem klávesové zkratky Ctrl+Mezerník (funkce automatického dokončení) se buďto vyhledá a vloží číslo, nebo se otevře seznam čísel, která začínají na zadané znaky (poté funkce doplní zbylé informace z katalogu včetně ceny z vybraného ceníku nebo aplikace slevy definované na kartě Obecné dokladu).
Nastavení šířek sloupců v rozbalovacích seznamech ve sloupcích „Popis” a „Katalogové číslo” viz výše Adaptivní seznamy Produkt a Varianta k dokončení výběru.

Vložení produktu do pole sloupce Produkt lze provést prostřednictvím čárového kódu (EAN, UPC a ostatní), katalogového čísla a objednacího čísla.

  • Pokud do pole Produkt v položkách dokladu vložíte (zapíšete) platný kód EAN, katalogové číslo nebo objednací číslo (uvedené v nákupním nebo prodejním ceníku), Vario nalezne a vloží produkt.
  • Pokud jsou při vkládání produktu do dokladu pomocí katalogového nebo objednacího čísla nalezeny produkty s duplicitním objednacím číslem, zobrazí se dialog Vyberte produkt. Identifikátor „Dodavatel” se načítá z nákupního ceníku, případně z Katalogu.
  1. Toho lze využít, pokud máte například excelovou tabulku od dodavatele, která obsahuje: číslo, množství a cenu dodaného zboží. V položkách dokladu se uspořádají sloupce shodně s tabulkou v Excelu (Produkt, Množství, Cena), vybere se nový řádek a tabulka se vloží. Vario vyhledá a vloží produkt nalezený podle identifikátoru dodavatele.
  2. Použijte funkci místní nabídky nad položkou Vložit položky ze schránky… (viz níže).

Funkce místní nabídky nad položkou dokladu Vložit položky ze schránky… přenese aktivní obsah schránky, který je například zkopírován z MS Excel, do tabulky a zobrazí jej v okně Vkládání položek ze schránky.

  • Funkce umožňuje vložit následující pole: Produkt, Varianta, Sklad, Popis, Číslo, Množství, Cena za jednotku, Cena bez DPH, Cena s DPH, Poznámka položky.
  • Názvy jednotlivých polí vkládaných ze schránky se funkce snaží odhadnout podle prvního řádku.
  • Pokud se funkci nepodaří některá pole namapovat na pole Varia, můžete si je propojit kliknutím levého tlačítka na název daného sloupce. Z nabídky názvů sloupců vyberete název odpovídajícího pole.
  • Po klepnutí na tlačítko  OK  funkce vloží položky do dokladu.
  • Pokud je obsahem schránky produkt typu Sada, vloží se jako sada na obchodní a účetní doklady a jako materiál na skladové doklady.
  • Jestliže nebude produkt nalezen, vloží se do popisu položky hodnota z pole Produkt, Popis a Sklad.
Vkládání položek ze schránky

Vložením čárového kódu do pole Produkt v položkách dokladu se vloží příslušné balení.

 

A2. Vyhledáním ze systému poznámky
V místní nabídce je k dispozici několik funkcí pro vyhledání a vložení produktu (nebo dokladu) ze systému Vario.
  • Výběrem příkazu Hledat produkt zobrazíte dialog pro vyhledání a vložení produktu z agendy Katalog.
  • Výběrem příkazu Katalog a sklad zobrazíte dialog pro zadání či výběr produktu přímo ze skladu, výběr produktu podle popisu nebo čárového kódu (EAN, UPC a ostatní) nebo zadání produktu pomocí čtečky.
Pokud je cena pro jeden produkt definována ve dvou cenících, které mají stejnou kategorii cen a je otevřeno dialogové okno Katalog a sklad nad dokladem s danou kategorií cen, produkt s duplicitní cenou bude ve výsledcích hledání zobrazen 2krát.

 

A3. Zadáním produktu nenalezeného v katalogu poznámky
  • Pokud do pole sloupce Produkt vložíte neznámý identifikátor, můžete z něj vytvořit nový Produkt (nový záznam).
  • Položkou místní nabídky Přidat nový produkt můžete vytvořit nový záznam do katalogu přímo z dokladu. Funkci oceníte například tehdy, pokud potřebujete přidat produkt z vydané faktury, kde se nenabízí přidání nového produktu při zapsání neznámého identifikátoru do pole Produkt.

 

A4. Přidáním položek na otevřený doklad z jiného dokladu poznámky
  • Pokud potřebujete přidat položky na doklad z jiného dokladu, můžete použít příkaz Vložit položky z dokladu... místní nabídky nad položkami dokladu.

Nad vydanou fakturou se nabídnou tyto možnosti: Nad výdejkou se nabídnou tyto možnosti:
Nad fakturou se nabídnou možnosti... Nad výdejkou se nabídnou možnosti...
  • Analogicky se tyto možnosti (viz obrázky) nabízejí i nad pokladními doklady, přijatými fakturami a příjemkami. Volby „Fakturovat…” a „Vydat…” zkopírují položky z dokladu a vytvoří vazby mezi položkami, které odpovídají dané funkci (fakturace zakázek, výdej atd).
  • Volba „Pouze zkopírovat…” nevytváří vazby, pouze kopíruje položky (pomocí dialogu Najít).
  • Nad zakázkami a objednávkami se příkazem místní nabídky Vložit položky z dokladu… spustí rovnou funkce Pouze zkopírovat položky (pomocí dialogu Najít).
  • Nad dobropisy příkazem místní nabídky Vložit položky z dokladu… lze vložit položky z faktury (ekvivalent dobropisování), nebo položky z již vystavené vratky.

Související dokumenty

 

B) Vkládání dokladů (pro jejich uhrazení)

B1. Vyhledáním dokladu ze systému nad polem sloupce „Variabilní symbol” poznámky

S použitím příkazů místní nabídky nad položkou dokladu:

  • Výběrem příkazu Hledat doklad... (Ctrl+F) zobrazíte dialog Najít pro vyhledání dokladu v systému.
  • Dialog Najít pro vyhledání dokladu v systému lze zobrazit stiskem klávesy F4 nad prázdným řádkem položky (pole Variabilní symbol).
  • Naopak nad vloženou položkou (pole Variabilní symbol) klávesa F4 otevře detail dokladu.
  • Výběrem příkazu Doklady k úhradě… zobrazíte dialog pro výběr neuhrazených dokladů, popřípadě splátek podle platebního kalendáře. K dispozici vám jsou příkazy na definování splátkového kalendáře k dokladu, zobrazení dokladu pro kontrolu či dodatečnou úpravu.
Systém doplní některé hodnoty polí (záleží na použité funkci). Doklad můžete poté zobrazit výběrem příkazu Otevřít doklad (Ctrl+O)místní nabídky pro položku dokladu.

 

B2. Zadáním variabilního symbolu do pole sloupce „Variabilní symbol” poznámky

Zapište variabilní symbol do pole sloupce „Variabilní symbol”.

  • Funkce Varia se pokusí vyhledat doklad.

 

Změna množství a výchozí stav položky

  • Při dodatečném navýšení množství nad položkou dokladu, který má v knize nastavený výchozí stav položky, se stav pro přidané množství nastaví dle volby v Možnostech Altus Vario (například REZERVOVÁNO).
  • Při snížení množství položky, která má vazbu na jiné doklady, dojde k částečnému plnění. Před potvrzením částečného plnění se zobrazuje informace, že dojde k částečnému plnění svázané položky.

Rezervace při změně množství

  • Na položkách dokladu je v některých případech možné změnit množství položky, která je rezervovaná. Po změně množství se nastaví stav tak, aby odpovídal stavu požadovanému před změnou množství (tzn., že nedochází ke zrušení rezervace po změně množství).

Aktualizace produktu v položce dokladu

  • Pokud otevřete produkt z položky dokladu a provedete změny v detailu produktu, zobrazí se při zavření produktu dotaz, zda si přejete aktualizovat položku dokladu. Dotaz se zobrazí pouze v případě, že stav položky nebo dokladu nebrání aktualizaci produktu. Aktualizace zajistí promítnutí změn pouze do aktuální položky dokladu.
  • Aktualizaci v jiných položkách lze vynutit jakoukoli úpravou v poli Produkt. Pokud se jedná pouze o aktualizaci cen, slouží k tomu samostatná funkce v místní nabídce nad položkami dokladu.

Příklad

  • V detailu zakázky přidáte novou položku výběrem produktu v seznamu Produkt.
  • Poklepáním na produktu otevřete jeho detail.
  • Upravíte popis produktu.
  • Klepnete na Uložit a zavřít.
  • Zobrazí se dotaz „Aktualizovat produkt v položce dokladu?” (obr. 3).
  • Vyberete Ano a popis v položce se aktualizuje.

Aktualizovat produkt v položce dokladu

Obrázek 3: Dialog Aktualizovat produkt v položce dokladu.

Aktualizace jiné položky

  • Umístěte kursor do pole Produkt (klepnutím myši, nebo přechodem na pole pomocí klávesy TAB a následně stiskem F2).
  • Zapište mezeru stiskem klávesy mezerník a vzápětí jí smažte stiskem klávesy BACK SPACE.
  • Při přechodu na jiné pole (TAB nebo ENTER) se vyvolá aktualizace produktu v položce.

 

Navazující dokumenty

 

Související dokumenty