Doporučení pro práci s agendou Přijaté doklady

Agenda Přijaté doklady je důležitým nástrojem pro evidenci a zpracování faktur od dodavatelů ve Variu. Aby byla práce s ní efektivní a přehledná, doporučujeme následující postupy:

Zadávání dokladů

Aby se kontakt (firma) z agendy Adresář nabízel(a) v přijaté faktuře (v sekci Dodavatel, v nabídce pole Kontakt), je třeba tuto volbu aktivovat zatržítkem na kartě Obecné detailu záznamu Kontakt (Dodavatel Přijaté doklady).
V agendě Přijaté doklady založte pro každý typ dokladu vlastní knihu. Nezapomínejte však na to, že čísla dokladů musí být v rámci celého systému jedinečná.
Využívejte automatické doplňování údajů z adresáře dodavatelů (např. IČO, DIČ, způsob úhrady).
Při zadávání nového dokladu doporučujeme nejprve vybrat dodavatele, čímž se předejde chybám v sazbách DPH nebo měně.
Pokud doklad obsahuje více položek, je vhodné využít funkci kopírování řádků z předchozího dokladu.

Kontrola správnosti DPH

Vario automaticky kontroluje sazby DPH podle nastavení v číselníku. Doporučujeme pravidelně kontrolovat, zda číselník odpovídá aktuální legislativě.
U dokladů s režimem přenesení daňové povinnosti je nutné správně nastavit typ dokladu a příznak přenesení.

Práce s přílohami

Doporučuje se přikládat skeny faktur přímo k dokladu – usnadní to pozdější kontrolu a audit.
Přílohy lze připojit pomocí drag & drop nebo pomocí funkce Připojení záznamu dokument.

Zpětná kontrola a opravy

Pokud je faktura zaplacena nebo zaúčtována, nelze ji vyřadit z účetní evidence (stornováním dokladu). Můžete na ni vystavit Dobropis (storno fakturu), aby zůstala zachována auditní stopa.
Pokud je doklad součástí uzavřeného období, je nutné postupovat podle interních pravidel účetní uzávěrky.
V možnostech agendy Přijaté doklady zaškrtněte volbu Kontrolovat duplicitní zadání VS přijatých dokladů.

Import dokladů

Při importu z XML (např. ISDOC) je vhodné kontrolovat, zda se správně načetly všechny položky a sazby DPH.
Usnadněte si práci díky importu prvotních dokladů k zaúčtování.

Filtrování, zobrazení a vyhledávání

Doporučujeme využívat vlastní filtry pro rychlé dohledání dokladů podle období, dodavatele nebo stavu úhrady.
Užitečné je také uložení filtru jako výchozího, pokud často pracujete s konkrétními typy dokladů.
Využívejte předdefinovaná nebo uživatelská zobrazení, která mění pohled na data v tabulce každé agendy.

Napojení na další agendy

Využívejte propojení s katalogem a skladem při práci s přijatými doklady.
V agendě Účetnictví doporučujeme kontrolovat, zda jsou doklady správně zaúčtovány.
V případě více měn je nutné ověřit správné nastavení kurzů a měnových polí.

Videa „best practices” na vzdělávacím portálu

Rádi bychom vás upozornili na možnost navštívit náš vzdělávací portál, kde najdete mnoho užitečných videí, která vám pomohou lépe pochopit a využít software Vario.

Související dokumenty

Platba zálohových faktur v Daňové evidenci (doporučujeme)
Vložení položek do přijatého dokladu z tabulky MS Excel
Tipy a triky
Rušení vazeb
Časové rozlišení (volitelný doplněk)

Vario