Karta Obecné – Typy kontaktu

 Založení nového záznamu Kontakt

V dialogu Kontakt, na kartě Obecné (obr. 1) je výběr Výběr z nabídky ze čtyř typů kontaktu:

Nový záznam vytvoří a typ kontaktu nastavuje buď průvodce a nebo uživatel. Záleží na situaci:

  • Pro zakládání nových kontaktů je primárně určena funkce Údaje kontaktu z rejstříků MFČR (Nový záznam). V průvodci stačí vyplnit údaj, podle kterého se má kontakt vyhledat a následovat pokynů průvodce.
  • Nový kontakt lze založit i klasickou cestou, vytvořením nového záznamu.
  • V ručně založeném záznamu vyberete typ kontaktu a vyplníte na kartě Obecné (obr. 1) například jen pole Název. Načíst údaje k existujícímu kontaktu vám pomůže opět průvodce Údaje kontaktu z rejstříků MFČR (Nový záznam), kterého otevřete klepnutím na boční uvozovku Boční uvozovka vedle pole IČO (obr. 1). 
  • Jestliže údaje ke kontaktu nenačtete z rejstříku, zapište je ručně a záznam uložte.
  • Pamatujte na to, že již vyplněná pole na kartě Obecné mohou být přepsána (aktualizována) vybranými údaji (hodnotami) z živnostenského a obchodního rejstříku.

Pro každý typ kontaktu jsou zobrazena jen relevantní pole. Ke každému kontaktu můžete evidovat neomezený počet adres a kontaktních údajů (telefony, e-maily, komunikátory a další).

Tlačítkem QR kód v poli Název otevřete okno s QR kódem, který obsahuje kontaktní informace daného kontaktu. Pomocí vhodné mobilní aplikace je lze načíst a uložit přímo do adresáře chytrého telefonu.

Dialog Kontakt, karta Obecné a typy kontaktu

Obrázek 1: Dialog Kontakt, karta Obecné a typy kontaktu.

 

Příklady

Organizace

Zadáváte do adresáře firmu?

  • Vyberte typ kontaktu Organizace (obr. 2).
  • Vyplňte název, například Altus software s.r.o.
  • Automaticky se vyplní primární klíč (textový identifikátor) v poli Zařadit jako (text můžete změnit).
  • Jestliže v adresáři existuje firma se stejným jménem, doplní systém do závorky za jmenný identifikátor pořadové číslo (číslo můžete změnit). Například Altus software (1).
  • Klepnutím na tlačítko Vyvolá dialog Hledat záznam (vedle pole Skupina) vyberete mateřskou firmu nebo kontakt sjednocující kontakty do skupiny firem (holding, společný majitel), tzn. vyberete kontakt, ke kterému má Altus software příslušet.
    • V detailu kontaktu se přepněte na kartu Ostatní a v zobrazení Skupiny uvidíte všechny kmenové kontakty.
  • Záznam uložte tlačítkem Uložit a zavřít nebo zvolte Uložit a nový.
  • TIP: Jestliže kontakt typu Organizace figuruje v adresáři jako centrála pro pobočky, na kartě Ostatní zobrazíte veškeré pobočky pro tuto centrálu.

Dialog Kontakt, karta Obecné a hledání kontaktu

Obrázek 2: Dialog Kontakt, karta Obecné a hledání kontaktu.

Pobočka

Zadáváte firmu jako pobočku? Přejete si zadat organizaci, která souvisí s již existující organizací zadanou v adresáři? Typicky to může být pobočka v jiném městě.

  • Za typ kontaktu zvolte Pobočka (obr. 3).
  • Například Altus software s.r.o. zapíšete do pole Název jako Altus software Ostrava.
  • Klepnutím na tlačítko Vyvolá dialog Hledat záznam (vedle pole Centrála) vyberete nadřízený kontakt pobočky.
  • Typ kontaktu Pobočka má tu vlastnost, že kopíruje vybraná pole , DIČ, Adresa sídlo a údaje z Obchodního rejstříku z kontaktu zvoleného v poli Centrála.
  • U Altus software Ostrava se automaticky vyplní adresa sídla centrály včetně IČ, DIČ a údajů z Obchodního rejstříku.
  • Záznam uložte tlačítkem Uložit a zavřít nebo zvolte Uložit a nový.
  • Kontaktu zobrazíte, přidáváte a editujete veškeré kontakty typu Pobočka na kartě Ostatní.
  • TIP: Když později změníte údaje o centrále, automaticky se aktualizují informace i v záznamech poboček.

Dialog Kontakt, karta Obecné a centrála k pobočce

Obrázek 3: Dialog Kontakt, karta Obecné a centrála k pobočce.

Osoba v detailu záznamu Organizace

Chcete k organizaci v adresáři vytvořit osobu patřící do této organizace?

  • Pro nový záznam osoby lze předem nastavit v knize organizace související knihu osob (viz Zařazení osoby do zvolené knihy). Pokud byste v agendě měli knih definovaných více, nemusíte je, díky této funkci, pokaždé vybírat ručně.
  • V adresáři vyberte typ záznamu Organizace a otevřete jeho detail.
  • Na kartě Osoby, v režimu spodní záložky Seznam (obr. 4), můžete jednoduše zapsat příslušné osoby včetně doplňujících údajů (funkce, referent osoby a další).
  • Záznam uložte tlačítkem Uložit a zavřít nebo zvolte Uložit a nový.
  • TIP: Kontakt Osoba lze pohodlně editovat v režimu Detail (viz Karta Osoby - Kontakt).

Dialog Kontakt, karta Osoby, podřízená záložka Seznam

Obrázek 4: Dialog Kontakt, karta Osoby, podřízená záložka Seznam.

Osoba s nadřízeným kontaktem

Další možností, jak přiřadit osobu k organizaci, je založení nového záznamu typu Osoba a vyplnění organizace do pole Nadřízený kontakt (obr. 5).

  • Vyplňte jméno a příjmení osoby.
  • Upravte požadovaná pole v dialogu Podrobnosti ke jménu (tlačítko Jméno...).
  • Automaticky se vyplní primární klíč (textový identifikátor) v poli Zařadit jako (text můžete změnit).
  • Jestliže v adresáři existuje osoba se stejným jménem, doplní systém do závorky za jmenný identifikátor pořadové číslo (číslo můžete změnit).
  • Klepnutím na tlačítko Vyvolá dialog Hledat záznam (vedle pole Nadřízený kontakt) vyberete nadřízený kontakt osoby.
  • Záznam uložte tlačítkem Uložit a zavřít nebo zvolte Uložit a nový.
  • TIP: Na typ kontaktu Osoba, která vyplněný nadřízený kontakt, nemůžete vystavovat účetní doklady (viz též Karta Obecné - Nabízet kontakt v dokladech).

Dialog Kontakt, karta Obecné a hledání kontaktu

Obrázek 5: Dialog Kontakt, karta Obecné a hledání kontaktu.

Osoba bez nadřízeného kontaktu

Chcete do adresáře založit osobu nepatřící k žádné organizaci v adresáři?

  • Vytvořte nový záznam typu Osoba.
  • Vyplňte jméno a příjmení osoby.
  • Upravte požadovaná pole v dialogu Podrobnosti ke jménu (tlačítko Jméno...).
  • Automaticky se vyplní primární klíč (textový identifikátor) v poli Zařadit jako (text můžete změnit).
  • Jestliže v adresáři existuje osoba se stejným jménem, doplní systém do závorky za jmenný identifikátor pořadové číslo (číslo můžete změnit).
  • Nevyplňujte organizaci do pole Nadřízený kontakt.
  • Záznam uložte tlačítkem Uložit a zavřít nebo zvolte Uložit a nový.
  • TIP: Na Typ kontaktu Osoba, která nemá vyplněný nadřízený kontakt, můžete vystavovat účetní doklady.

Podnikající osoba

Zadáváte do adresáře podnikající osobu?

Osobu, která podniká, nemůžete zařadit jako Organizaci, protože u ní potřebujete vyplnit jméno, příjmení, rodné číslo, IČ a DIČ. Zapisovat budete údaje týkající se osoby s živnostenským listem.

  • Vytvořte nový záznam typu Podnikající osoba (obr. 6).
  • Vyplňte jméno a příjmení osoby.
  • Upravte požadovaná pole v dialogu Podrobnosti ke jménu (tlačítko Jméno...).
  • Automaticky se vyplní primární klíč (textový identifikátor) v poli Zařadit jako (text můžete změnit).
  • Jestliže v adresáři existuje osoba se stejným jménem, doplní systém do závorky za jmenný identifikátor pořadové číslo (číslo můžete změnit).
  • Klepnutím na tlačítko Vyvolá dialog Hledat záznam (vedle pole Skupina) můžete vybrat mateřskou firmu nebo kontakt sjednocující kontakty do skupiny firem (holding, společný majitel), tzn. vyberete kontakt, ke kterému má podnikající osoba příslušet.
    • V detailu kontaktu se přepněte na kartu Ostatní a v zobrazení Skupiny uvidíte všechny kmenové kontakty.
  • Záznam uložte tlačítkem Uložit a zavřít nebo zvolte Uložit a nový.

Dialog Kontakt, karta Obecné a podrobnosti ke jménu podnikající osoby 

Obrázek 6: Dialog Kontakt, karta Obecné a podrobnosti ke jménu podnikající osoby.

 

Navazující dokumenty

 

Související dokumenty