Export prvotních dokladů k zaúčtování

V seznamu exportů agend prvotních účetních dokladů:

naleznete export Průvodce exportem dokladů.

Účel výměny

Export slouží k vytvoření exportní databáze MDB obsahující prvotní doklady Varia – 1) k zaúčtování při externím vedení účetnictví, nebo 2) k předání dokladů z pobočky na centrálu. Export načítá pouze údaje potřebné k zaúčtování. Přenášené doklady obsahují jen nejnutnější souvislosti týkající se úhrad a záloh dokladu, ovšem už neobsahují další vazby na příjmy, výdeje atd. Použití Exportu/Importu k jiným účelům není doporučeno.

 Jak načíst vytvořený export naleznete v dokumentu Import prvotních dokladů k zaúčtování.

Celkový průběh exportu je následující:

Pomocí příkazu z menu Soubor/Export dat... otevřete dialogové okno Export dat. Zde označte položku Průvodce exportem dokladů. Popisy jednotlivých dialogů v průvodcích exportů jsou ve Variu podobné. V následujícím textu naleznete základní postup pro exportování prvotních dokladů k zaúčtování z výše jmenovaných agend. K doplnění informací prosím použijte odkazovaný dokument Průvodce exportem dat.

Spouštíme průvodce Export prvotních dokladů nebo uložený export

Příklad: 1. spuštění Průvodce exportem dokladů v agendě Vydané doklady. 2. vytvořený a uložený export spustíte (i opakovaně) tak, že jej zde vyberete a klepnete na tlačítko OK.

 

1.   Zadejte umístění exportovaného souboru, nebo přepište poslední uložený.

Umístění exportovaného souboru

Klepněte na tlačítko Další.

 

2. Vyberte agendu nebo knihu k exportu

Agendy a knihy jsou seřazené do přehledné stromové struktury, kterou otevíráte a zavíráte pomocí tlačítek Plus a Minus. Celou agendu včetně jejích knih vyberete zatržením CheckBox - Zatržítko pole vedle názvu agendy. Vybrat "zatržítkem" můžete samozřejmě i jen jednu knihu. Klepnutím na CheckBox - Zatržítko jej z pole odeberete a tak zrušíte výběr.

Výběr agendy nebo knihy k exportu

Klepněte na tlačítko Další.

 

3. Nastavení exportu

Nastavení exportu

Datum od Dialog Datum - Datum do Dialog Datum

Zvolte časové rozmezí pomocí dialogů dat. Rozmezí, ze kterého chcete exportovat vystavené doklady.

 

CheckBox - Zatržítko Automaticky posouvat

Vytvoříte export například do 31. 1.  Příští (uložený) export bude automaticky od 1. 2.
Pokud je volba aktivní, nelze zadat hodnoty do polí Datum od – Datum do.

POZOR: jestliže je tato volba aktivní, změněné doklady z předchozích období se do exportního souboru nenačtou.

 

CheckBox - Zatržítko Exportovat vždy jen nezaúčtované doklady

Exportují se výhradně jen nezaúčtované doklady pro dané období.

 

CheckBox - Zatržítko Neexportovat doklady označené "neúčtovat"

Pro zvolené období se neexportují doklady, které mají na kartě Obecné, v poli Účtování, nastaven příznak Neúčtovat.

 

Vyexportované doklady CheckBox - Zatržítko Označit jako zaúčtované

Po ukončení exportu (ze zvolených agend a období) mají všechny zdrojové doklady, na kartě Obecné, v poli Stav (dokladu) příznak Zaúčtováno.

Poznámka

Při zaúčtování dokladů se kromě příznaku "zaúčtováno" zapíše do Stav dokladu text "Zaúčtováno". Průvodce exportem nastaví kromě příznaku také textový stav dokladu, stejně, jako to dělá funkce pro zaúčtování.

 

Vyexportované doklady CheckBox - Zatržítko Uzamknout

Po ukončení exportu (ze zvolených agend a období) mají všechny zdrojové doklady, na kartě Obecné, v poli Stav (dokladu) příznak Uzamčeno.

 

Příklad nastavení zajistí export jen těch dokladů, u kterých proběhla změna. Po zaúčtování se označí jako zaúčtované. Příště se vyexportují zase jen nezaúčtované doklady, což znamená, že nezaúčtované doklady budou nové doklady, které od té doby vznikly, nebo doklady, které se změnily a proto se musí odúčtovat.
Datum od Dialog Datum - Datum do Dialog Datum Nastavte dostatečně velké rozmezí, nejlépe od začátku zúčtovacího období do "dnes".
Automaticky posouvat Nezaškrtávat
Exportovat vždy jen nezaúčtované doklady CheckBox - Zatržítko
Neexportovat doklady označené "neúčtovat" Nezaškrtávat
Vyexportované doklady Označit jako zaúčtované CheckBox - Zatržítko
Vyexportované doklady Uzamknout Nezaškrtávat

 

Klepněte na tlačítko Další.

Nastavení exportu a Uložit jako export

K dokladům připojit CheckBox - Zatržítko Firmy CheckBox - Zatržítko Produkty

S doklady lze zároveň přenášet i adresář s kontakty uvedenými na dokladech a katalog s produkty uvedenými na položkách dokladů. Export adresáře nebo katalogu lze povolit/zakázat pomocí voleb v dialogu (výchoze zaškrtnuté pokud jsou k dispozici).

 

Deník událostí CheckBox - Zatržítko Zapsat údaj o provedeném exportu do deníku

Údaj o provedeném exportu je zapsán automaticky, v tomto případě není třeba předchozích nastavení v Možnostech Altus Vario (viz odkaz Deník událostí).

 

Tlačítko Uložit jako export

Pojmenujte export a potvrďte OK.

Pokud si nepřejete vytvořený export ukládat, nemusíte používat volbu Uložit jako export. Pokud naopak chcete jen vytvořit uložený export a nepřejete si ho provádět, použijte volbu Uložit jako export a průvodce pak zavřete tlačítkem Storno. Opětovným spuštěním průvodce (v totožné agendě) vytvořený a uložený export spustíte (i opakovaně) tak, že jej vyberete a klepnete na tlačítko OK.

 

Průvodce ukončíte a data exportujete klepnutím na tlačítko Dokončit.

Exportní soubor již existuje

 Pokud již exportní soubor pod stejným názvem existuje, potvrďte jeho přepsání nebo export stornujte.

 

4. Systém vytvoří exportní databázi MDB na základě voleb zadaných v průvodci a soubor uloží do umístění zvoleného v kroku 1.

Pokud systém nenalezne ve zvoleném období žádné doklady k exportu, informuje uživatele dialogovým oknem a průvodce Export prvotních dokladů k zaúčtování ukončí.

Záznam průběhu exportu dat

 

Navazující dokumenty

 

Související dokumenty