Průvodce nastavením nové firmy

Průvodce nastavením nové firmy vám pomůže jednoduše nastavit základní údaje o vaší firmě (nebo další účetní jednotce, jejíž data budete spravovat). Díky tomu můžete používat systém Vario téměř okamžitě, hned po dokončení průvodce můžete začít nakupovat a prodávat.

Při aktivaci Varia se ověřuje kontakt na základě zadaného IČ. Při této příležitosti se stáhnou základní informace o firmě (obchodní název, adresa, DIČ) z rejstříku ARES. Abychom vám ušetřili vyplňování, zapíší se tyto údaje v průvodci nastavením nové firmy (obr. 1).

Průvodce nastavením nové firmy - identifikační údaje firmy

Obrázek 1: Průvodce nastavením nové firmy – identifikační údaje o účetní jednotce, jejíž data budete spravovat.

 

Tabulka k obrázku 1

Vyplňte identifikační údaje kontaktu, jehož data budete ve Variu spravovat
Jsme ComboBox - Nabídka Ze seznamu pole vyberte typ kontaktu: Organizace nebo Podnikající osoba.
Název Obchodní název (obvykle jméno a příjmení živnostníka nebo Firma s.r.o., a.s. apod.).
Zařadit jako Buď ponechte bez úprav, nebo text změňte. Údaj je interní, netiskne se na vystavované doklady.
ADRESA
Ulice Ulice a číslo popisné. Adresa se vkládá (tiskne) na doklad (pokud je totožná s místem podnikání).
PSČ Poštovní směrovací číslo bez mezer mezi čísly.
Město Název města, případně název rozšířený o městskou část.
Okres Okresy České republiky podle samosprávných krajů.
Stát ComboBox - Nabídka Obvykle Česká republika.
Zapište platné identifikační číslo.
DIČ Zapište platné daňové identifikační číslo.
Obchodní rejstřík Dle typu kontaktu zapište údaje o spisové značce vedené u rejstříkového soudu.
KONTAKTNÍ ÚDAJE
Telefon 1 Telefonní číslo na vás nebo spojovatelku firmy (nejlépe s předvolbou, např. +420 pro ČR a s mezerou za každým trojčíslím).
Telefon 2 Alternativní telefonní číslo.
Fax (Tele)faxové číslo ve formátu dle předchozího popisu. Jestliže využíváte služby "fax v PC", "fax přes Internet", řiďte se při zápisu čísla pokyny poskytovatele.
E-mail Primární e-mailová adresa (například info@altus.cz).
Internet Adresa webových stránek (například www.altus.cz).
Doména Internetová doména (doménové jméno) je jednoznačné jméno (identifikátor) počítače nebo počítačové sítě, které jsou připojené do internetu. Například altus.cz (zapisujte bez http a www).

Pokud se později chcete dozvědět více o právě vyplněných datech, je pro vás připravena nápověda k programu Altus Vario.

 

→ Pokračujte klepnutím na tlačítko Další. Zobrazí se okno Bankovní spojení (obr. 2).

Průvodce nastavením nové firmy - seznam bankovních účtů kontaktu

Obrázek 2: Průvodce nastavením nové firmy – seznam bankovních účtů kontaktu v zobrazení podřízené záložky Seznam.

 

Tabulka k obrázku 2

Bankovní spojení
Banka ComboBox - Nabídka Ze seznamu vyberte název vaší banky (nebo banky jiné firmy, jejíž data budete spravovat).
Číslo účtu nebo IBAN
  • Každé bankovní spojení zapište na jeden řádek.
  • Jde o maximálně 16 číslic ve dvou částech nazvaných předčíslí (max 6 číslic) a základní část čísla účtu (max 10 číslic). Pokud vám banka přidělila číslo bankovního účtu včetně předčíslí, je nutné, aby bylo v mezibankovním platebním styku používáno číslo kompletní, tj. včetně tohoto předčíslí.
  • IBAN (International Bank Account Number) je mezinárodní číslo bankovního účtu umožňující provádět platby DO a ZE zahraničí. IBAN je nutný pro jakékoliv zahraniční platby v rámci EU.
  • Jestliže používáte jeden účet zároveň pro tuzemský a zahraniční platební styk, máte k němu jedno číslo v tuzemském formátu a druhé v IBAN formátu. Pokud potřebujete evidovat číslo v obou formátech, vytvoříte dva záznamy (řádky): jeden s tuzemským číslem a druhý s IBANem. Pokud jeden z formátů nepoužijete, zbytečně jej nezapisujte.
Kód banky / BIC
  • Kód banky pro tuzemské účty nebo BIC pro zahraniční účty.
  • BIC (Bank Identifier Code) je mezinárodní kód banky definovaný formátem SWIFT.
Specifický symbol Specifický symbol byl dříve součástí bankovního spojení, dnes se používá zřídka a proto jej pravděpodobně necháte prázdný.
Výchozí bankovní spojení CheckBox - Zatržítko Používáte-li ke kontaktu více bankovních účtů, zvolte v poli Výchozí bank. spojení zatržením CheckBox - Zatržítko to bankovní spojení, které se bude v dokladech ke zvolenému kontaktu nabízet jako první.
Měna ComboBox - Nabídka Označení cizí měny, v níž je veden účet.
Podrobnosti k vyplňování informací o bankovních účtech ke kontaktu čtěte v dokumentu Karta Banky.

 

→ Pomocí podřízené záložky Detail (obr. 2.1) zobrazíte podrobnosti o vybraném účtu.

Průvodce nastavením nové firmy - seznam bankovních účtů kontaktu v zobrazení podřízené záložky Detail

Obrázek 2.1: Průvodce nastavením nové firmy – seznam bankovních účtů kontaktu v zobrazení podřízené záložky Detail.

 

→ Pokračujte klepnutím na tlačítko Další. Zobrazí se okno Základní nastavení (obr. 3). Vaše odpovědi ovlivní základní předvolby pro vytvoření knih dokladů, nastavení účetnictví a skladu.

Průvodce nastavením nové firmy - základní nastavení vaší firmy nebo účetní jednotky, jejíž data budete spravovat

Obrázek 3: Průvodce nastavením nové firmy – základní nastavení vaší firmy nebo účetní jednotky, jejíž data budete spravovat.

 

Tabulka k obrázku 3

Základní nastavení
  • Výběr položky proveďte buď CheckBox - Zatržítko nebo Radio button - Přepínač
  • Nápovědu vyvoláte klepnutím na "?" nebo na odkaz
 PŘIJATÉ DOKLADY
Přijímáme zálohové faktury Zaškrtnutím se vytvoří samostatná kniha pro zálohové faktury.
Přijímáme Daňové doklady o přijetí platby Zaškrtnutím se vytvoří samostatná kniha pro daňové doklady o přijetí platby.
 VYDANÉ DOKLADY
Vystavujeme zálohové faktury Zaškrtnutím se vytvoří samostatná kniha pro zálohové faktury.
Vystavujeme Daňové doklady o přijetí platby Zaškrtnutím se vytvoří samostatná kniha pro daňové doklady o přijetí platby.
Vystavujeme faktury do zahraničí Zaškrtnutím se vytvoří samostatná kniha pro zahraniční faktury.
 POKLADNY
Počet pokladen  Ze seznamu ComboBox - Nabídka vyberte počet vašich existujících pokladen.
   ÚČETNICTVÍ  
Měna dokladů a účetnictví  Ze seznamu ComboBox - Nabídka vyberte typ měny. Výchozí nastavení je CZK.
Účetnictví (podvojné) pro Ze seznamu ComboBox - Nabídka vyberte typ organizace. Nastavení má vliv na podrobnost účetního rozvrhu, který Vario posléze navrhne. Pokud používáte výkazy rozvaha a "výsledovka" v plném rozsahu, zvolíte "velká".
 
  • Nestátní nezisková organizace, někdy také jako nevládní nezisková organizace, je organizace nezřizovaná státem a na státu nezávislá, která je určena k obecně prospěšné činnosti nebo k neziskové činnosti pro soukromý prospěch.
  • Mezi státní neziskové organizace se řadí například veřejné vysoké školy a nevýdělečné organizace.
Daňová evidence (jednoduché)  Daňová evidence je určena pro ty subjekty, které nejsou účetní jednotkou ve smyslu Zákona o účetnictví č. 563/91 Sb.
Plátce DPH Zvolte, pokud jste plátce daně z přidané hodnoty.
 KATALOG 
Máme katalog (ceník) zboží Zaškrtnutím se vytvoří samostatná kniha pro evidenci zboží. Tato volba je povinná, pokud vedete sklad.
Máme katalog (ceník) služeb  Zaškrtnutím se vytvoří samostatná kniha pro evidenci služeb.
 SKLAD
Počet skladů Ze seznamu ComboBox - Nabídka vyberte počet vašich existujících skladů.
Metoda oceňování skladu Vyberte metodu oceňování skladu.
Metoda účtování skladu Zvolte metodu účtování skladu.

 

→ Pokračujte klepnutím na tlačítko Další. Zobrazí se okno Nastavení knih (obr. 4). Na základě zadaných údajů průvodce zobrazí návrh podrobného nastavení knih jednotlivých agend. Abyste rozuměli, v celém systému má každý doklad jedinečné číslo (ať se jedná o vydaný doklad, přijatý doklad, zakázku, objednávku apod.). Proto, jakmile byly vytvořeny nové knihy dokladů, jsou odlišeny pomocí nastavení číselné řady tak, aby nedošlo k duplicitě v rámci celého systému.

Průvodce nastavením nové firmy - upravte názvy a číselné řady knih

Obrázek 4: Průvodce nastavením nové firmy – upravte názvy a číselné řady knih.

 

Poklepáním na "modrý identifikátor" ve sloupci Kniha otevřete dialog Možnosti Knihy z konkrétní agendy (obr. 4.1).

Detail knihy - okno Možnosti knihy Vydané doklady

Obrázek 4.1: Detail knihy – okno Možnosti knihy Přijaté doklady.

 

Tabulka k obrázku 4.1

Prefix Libovolná předpona musí být ohraničená uvozovkami. Může naznačit, o jaký doklad jde: například prefix pro fakturu přijatou vypadá takto "PD-F-"yyyy\-
  • PD je označením agendy Přijaté doklady,
  • F označuje faktury,
  • Znaky yyyy\-  jsou maskou, která je při vygenerování čísla nahrazena aktuálním rokem, zobrazeným na čtyři místa.
  • Jednotlivé hodnoty prefixu oddělujte pro přehlednost pomlčkou (-).

Pro skladovou výdejku může prefix vypadat např. takto "SD-V-"yyyy\-
Pro Vydané doklady používejte pouze čísla, například prefix yyyy. Včetně čísla 00000 bude identifikátor vytvořeného dokladu vypadat takto: 201200001
Číslo dokladu Do pole nastavíte masku pro číslo. Tento tzv. předpis tvaru čísla usnadňuje řazení dokladů v systému Vario. Například požadujete, aby za prefixem systém doplňoval pořadové číslo dokladu na pět míst: 00000. Číslo dokladu připojíte k prefixu faktury přijaté, takže zápis prefixu včetně čísla bude vypadat takto "PD-F-"yyyy\-00000). Vytvořený doklad v systému bude mít jedinečné číslo: PD-F-2012-00001 (obr. 4.1).
Suffix Libovolná přípona (stejné jako předpona).
Podrobnosti o nastavení číselných řad dokladů naleznete v dokumentu Přidání a nastavení knihy.

 

→ Doporučujeme nic neměnit a okno průvodce Nastavení knih potvrdit klepnutím na tlačítko Dokončit.

 

Zobrazí se úvodní obrazovka systému Altus Vario (obr. 5) s načtenými daty (název firmy je zobrazen v liště Nástrojů). Od této chvíle můžete plnohodnotně nakupovat a prodávat...

Klasický vzhled programu Altus Vario rozšířený o firemní logo

Obrázek 5: Klasický vzhled programu Altus Vario rozšířený o firemní logo.

 

Poznámka

  • Vše, co nastavíte v systému Vario, lze dodatečně změnit v dialogu Možnosti Altus Vario. Nebudete-li si jisti s vyplňováním údajů během práce s průvodci, kontaktujte naši zákaznickou linku.
  • Jestliže pomocí Průvodce nastavením nové firmy nastavujete organizaci s počtem pracovníků vyšším než jeden, mělo by vás zajímat nastavení Oprávnění. A to z toho důvodu, že po dokončení nastavení pomocí průvodce je správci systému povoleno otevírat firmy i v případě, že mu oprávnění k datům nebylo "výslovně" přiděleno.
  • Doporučujeme, aby nastavení realizoval:
    • Administrátor Varia.
    • Specialista dodavatele systému Altus Vario.
    • AVP – naši partneři.

 

Související dokumenty