Zaúčtování dokladů

Doklady, které evidujete v systému, se účtují pomocí funkce, kterou spustíte z menu agendy Účetnictví

 

  • Doklady k zaúčtování se vybírají podle data. Platí, že datum účetního případu má přednost před datem zdanitelného plnění a to má přednost před datem dokladu.
  • Doklady, které obsahují položky ve stavu K úhradě, není možné zaúčtovat. Pokud Vario na takový doklad v průběhu zaúčtování narazí, zobrazí hlášku "Na dokladu ... jsou neuhrazené položky. Nelze zaúčtovat." Průběh zaúčtování se ukončí. Položky ve stavu K úhradě je třeba před zaúčtováním uhradit nebo změnit jejich způsob zaúčtování.
  • Daňové doklady lze účtovat až po vyplnění data zdanitelného plnění. Pokud se pokusíte zaúčtovat daňový doklad, který nemá vyplněné datum uskutečnění zdanitelného plnění, zobrazí se chybová hláška a doklad nebude zaúčtován. Výjimkou jsou vydané dobropisy.
  • Dobropisy vydané lze účtovat i pokud nemají zadané Datum zdanitelného plnění. Při zaúčtování se účtuje i o DPH. U zaúčtovaných dobropisů vydaných lze zadat dodatečně Datum zdanitelného plnění, a to bez nutnosti jejich odúčtování.
  • Konto podle sazby DPH: pokud je v předkontaci DPH uveden účet, jehož analytika končí číslem 05, 09, 10, 19, 20, 22, předpokládá se, že analytické členění odpovídá sazbě DPH. Při zaúčtování se Vario pokusí vyhledat stejný účet, jehož analytika končí číslem, které odpovídá sazbě použité na účtovaném řádku. Pokud takové číslo účtu nalezne, použije jej namísto účtu uvedeného v předkontaci.

Poznámka

U ostatních typů dokladů nelze zaúčtovat doklad bez zadaného Data zdanitelného plnění ani datum dodatečně měnit u již zaúčtovaných dokladů. Je potřeba mít na paměti, že dodatečným zadáním Data zdanitelného plnění u vydaného dobropisu (předpokládá se potvrzené datum přijetí dobropisu zákazníkem) se může lišit účetní období odvodu a zaúčtování DPH.

Příklad postupu (obr. 1)

  1. Zvolte datum, ke kterému se mají doklady zaúčtovat (datum vzniku dokladů). Jestliže například vyberete volbu do konkrétního data Dialog Kalendář, k zaúčtování se pak budou nabízet doklady stejného a staršího data.
  2. Ze seznamu můžete pomocí CheckBox - Zatržítko vybrat  jednu či více knih se všemi doklady, nebo pouze jednotlivé doklady, ze kterých chcete účtovat (pro kontrolu je u každé knihy uveden i počet nezaúčtovaných dokladů). Klepnutím na Plus zobrazíte vnořené doklady.
  3. Po klepnutí na tlačítko Zaúčtovat... systém zaúčtuje doklady podle nastavených požadavků a zobrazí se dialog zobrazující průběh zaúčtování. Zpracovávané prvotní doklady se v systému označí jako zaúčtované a zabrání se tak jejich nechtěným úpravám. Použitím tlačítka Storno akci zaúčtování zrušíte (zaúčtování nebude provedeno). K právě zaúčtovaným dokladům (pokud jste zaškrtli volbu Zobrazit jen nové doklady) můžete vytisknout předkontace, které připojíte k prvotním dokladům.

Dialog Zaúčtování, výběr dokladů

Obrázek 1: Dialog Zaúčtování (dokladů).

 

→ Funkce tlačítka Kontrola zaúčtováno...

Kontrola vyhledává prvotní doklady, které mají příznak Zaúčtováno, ale nejsou v účetním deníku. Kontrola umožňuje uvést příznak dokladu do souladu s účetnictvím. Kontrolní funkce řeší i opačný problém, kdy je doklad zaúčtován v deníku, ale příznak není nastaven na "Zaúčtováno".

Funkce tlačítka "Kontrola zaúčtováno" doklad s rozdílnou informací o zaúčtování vždy rovnou odúčtuje. Pokud je tedy doklad označený jako "Zaúčtovaný", ale v účetním deníku chybí, nebo naopak je doklad ve stavu "Účtovat", ale v deníku již je, vždy se případný existující záznam v účetnictví zruší a doklad připraví k novému zaúčtování.

 

→ Funkce tlačítka Možnosti zaúčtování...

  • V dialogu (obr. 2) nastavíte, jakým způsobem chcete kontrolovat doklady během zpracování (tab. 1).
  • Změny v nastavení potvrďte tlačítkem  OK 

Dialog Možnosti zaúčtování

Obrázek 2: Dialog Možnosti zaúčtování.

 

Tabulka 1, obr. 2: Dialog Možnosti zaúčtování.

Při zaúčtování zobrazovat doklady

Radio button - Přepínač Všechny zpracovávané doklady Při zpracování se zobrazí každý doklad pro zkontrolování či úpravu konta, střediska apod. Po zavření tohoto dokladu (dialogu) bude systém pokračovat v zaúčtování dalších dokladů.
Radio button - Přepínač Při nejasnostech (např. neznámé předkontaci) Při zpracování dokladu, který není předkontován, vám systém nabídne, jak pokračovat:
  • Zobrazit doklad  pro okamžitou kontrolu a úpravu zápisu: klepnete na tlačítko Ano, systém zobrazí prvotní doklad a po jeho uzavření bude pokračovat v účtování
  • Nezobrazovat doklad, pokračovat v účtování, chybný doklad přeskočit, klepnete na tlačítko Ne.
  • Ukončit účtování dokladů: klepnete na tlačítko Storno systém nebude pokračovat v účtování dokladů (můžete je zaúčtovat později), všechny dosud zpracovávané doklady zaúčtovány budou.
Radio button - Přepínač Nezobrazovat (při nejasnostech přejít na další) Rychlé zaúčtování. Při zpracování se doklady, které nejsou předkontovány automaticky vynechají.

 Možnosti

CheckBox - Zatržítko Po zaúčtování zobrazit jen nové doklady  Po zaúčtování se zobrazí jen nově vytvořené účetní zápisy (bude použit filtr na záznamy). Tak můžete jednoduše zkontrolovat nově zaúčtované doklady nebo k nim vytisknout předkontace (rozsah tisku podle filtru tabulky).
CheckBox - Zatržítko Účtovat dobropisy kladnou částkou Nastavení způsobu účtování dobropisů - se zatržítkem na opačnou stranu než faktur, bez zatržítka minusem na stejnou stranu jako faktury.
CheckBox - Zatržítko Analytický účet DPH vyhledat podle sazby DPH

Při zaúčtování DPH se kontroluje, zda k účtu nastavenému pomocí předkontace pro dané zdanitelné plnění existuje analytický účet, který končí číslem shodným se sazbou DPH. Pokud ano, použije se pro danou částku DPH. Například, jestliže předkontace určuje účet 343 019 a sazba je 21 %, bude se hledat účet 343 020.

  • Automatické vyhledávání účtů podle sazby DPH lze zrušením zatržítka vypnout.

U konta lze v analytice použít masku SS a NN. Maska SS se při zaúčtování nahradí sazbou DPH z položky. Maska NN se při zaúčtování nahradí aktuální sazbou podle sazby z položky (viz Karta Zdanitelná plnění).

 

→ Funkce tlačítka Další možnosti zaúčtování...

V dialogu (obr. 3) nastavujete možnosti zaúčtování platné pro celé Vario (výchozí stav Globální nastavení).

  • Pomocí nabídky ComboBox - Nabídka pole Kniha nastavte chování účtovací funkce pro konkrétní knihu. Pokud je po výběru knihy zaškrtávací pole jednotlivých položek zaškrtnuté, znamená to, že pro danou hodnotu platí Globální nastavení. Jestliže je odškrtnete, můžete zadat hodnotu platnou pouze pro tuto knihu.
  • Zaškrtnutím pole Seskupovat položky dokladů můžete položky dokladu, které se účtují stejně, seskupit na jeden řádek deníku. V opačném případě bude každá položka dokladu na zvláštním řádku deníku.
  • Změny v nastavení potvrďte tlačítkem  OK 

Další možnosti zaúčtování

Obrázek 3: Dialog Možnosti zaúčtování (další volby).

Tiskový formulář Košilky a datum zaúčtování

V tiskovém formuláři Košilky se v sekci Zaúčtoval tiskne datum tisku a pokud je doklad zaúčtovaný, tak také datum zaúčtování.

Výskyt tiskového formuláře Košilky v dokumentaci:

Příklad

V tabulce agendy naleznete zaúčtovanou fakturu. V menu tiskových formulářů vedle tlačítka Náhled na panelu nástrojů zvolíte tiskový formulář Košilky. Zobrazí se náhled na rozúčtování dokladu. V pravém dolním rohu vidíte dvě data: Datum tisku: <Dnes> a Datum zaúčtování: <Datum zaúčtování z účetního deníku>. Zavřete náhled a opakujete pro nezaúčtovanou fakturu. Zobrazuje se pouze Datum tisku: <Dnes> a Datum zaúčtování není vyplněn.

 

Související dokumenty