Vystavení rezervace pomocí průvodce v agendě Půjčovna

Průvodce zjednodušuje poskytovali služby proces zápůjčky. Umožňuje v adresáři vyhledat nájemce (zákazníka), opravit jeho obchodní údaje, případně založit jeho data jako nový kontakt, a zadat data zapůjčení a vrácení. V souběžně vystaveném záznamu zápůjčky pak poskytoval služby může ihned dohledat požadovanou položku k zapůjčení. Okamžitě se dozví, zda ji lze na daný čas rezervovat a pokud ne, ze seznamu zdrojů k zapůjčení nabídne alternativu. Zápůjčku může dočasně odložit jejím uložením ve stavu Rezervováno, nebo ji rovnou zapůjčí. Zákazníci tak mohou kdykoliv telefonicky nebo mailem zarezervovat jednotku k zapůjčení a poskytovatl služby jim v ideálním případě pouze potvrdí rezervaci.

Obsah:

Popis průvodce zapůjčením

  • Klepnutím na tlačítko Nový záznam v sekci Záznamy otevřete detail nového dokladu Zápůjčka na kartě Obecné.
  • Pokud jste v možnostech knihy Půjčovna zatržítkem vybrali funkci CheckBox - Zatržítko Používat průvodce založením zápůjčky, souběžně s dokladem se otevře dialog průvodce Vystavení rezervace (obr. 1).

Dialog průvodce lze automaticky otevřít také volbou Vytvořit novou zápůjčku… z prostředí Rezervační tabule.

  • Jestliže nepoužíváte funkci CheckBox - Zatržítko Používat průvodce založením zápůjčky a chcete v agendě Půjčovna vytvořit nový záznam Zápůjčka, pokračujte dokumentem Karta Zápůjčka – Zápůjčka.

Nájemce

1. Kontakt je uložený v adresáři Varia

K zadání kontaktu můžete použít několik postupů:

Varianta 1

  • Do pole Nájemce (obr. 1) vložíte kontakt tak, že jej vyhledáte ze seznamu ComboBox - Nabídka pole.

Varianta 2

  • Do pole zapíšete buď jméno kontaktu, rodné číslo, adresu nebo jinou textovou/číselnou hodnotu, podle které se průvodce pokusí vyhledat totožný nebo podobný kontakt uložený v adresáři Varia. Pokud je nalezena shoda, zobrazí se identifikační údaje (někdy je potřeba stisknout klávesu Tabulátor).

Varianta 3

  • Do pole stačí zapsat první písmeno příjmení nebo názvu kontaktu a v rozbaleném seznamu uvidíte nabídku omezenou na všechny kontakty začínající tímto písmenem.

Varianta 4

  • Dvojitým poklepáním nad polem Nájemce otevřete dialog Najít.
  • K již zvolenému kontaktu zobrazíte detail kontaktu klepnutím na .

Vkládání kontaktu do zápůjčky se řídí stejnými pravidly, které popisujeme například v dokumentu Karta Obecné – Doklad.

Dialog průvodce Vystavení rezervace

Obrázek 1: Dialog průvodce Vystavení rezervace.

 

  • Pokud je při hledání kontaktu nalezena jen částečná shoda např. v názvu kontaktu, otevře se okno Kontakty v databázi (obr. 2).
  • Správný kontakt vyberete CheckBox - Zatržítko a volbu potvrdíte tlačítkem  OK .

Dialog Kontakty v databázi

Obrázek 2: Dialog Kontakty v databázi.

 

  • Po výběru kontaktu se do dialogu průvodce Vystavení rezervace automaticky doplní údaje o kontaktu z adresáře Varia (obr. 3). (Někdy je potřeba stisknout klávesu Tabulátor.)
  • Při zobrazení kontaktu se může objevit upozornění (žlutý pruh) na případné dluhy kontaktu, neplatné IČO apod.
  • Zkontrolujte zobrazené údaje společně se zákazníkem (nájemcem).
  • Pokračujte tlačítkem  Další .

Dialog průvodce Vystavení rezervace s údaji kontaktu doplněnými z adresáře Varia

Obrázek 3: Dialog průvodce Vystavení rezervace s údaji kontaktu doplněnými z adresáře Varia.

Kontroly kontaktu

  • Pokud nebyla nalezena shoda hledaného textového/číselného řetězce s kontakty v adresáři, otevře se okno Kontakt nebyl nalezen (obr. 4).
  • Rozhodněte se, zda vyplníte nový kontakt nebo začnete v adresáři znovu hledat.

Dialog Kontakt nebyl nalezen

Obrázek 4: Dialog Kontakt nebyl nalezen.

 

  • Jestliže v datech nalezeného kontaktu z adresáře změníte nějakou hodnotu, otevře se okno Data kontaktu byla změněna (obr. 5).
  • Rozhodněte se, zda změněné údaje o kontaktu uložíte do adresáře – nebo zda upravené údaje vložíte jen do zápůjčky.

Dialog Data kontaktu byla změněna

Obrázek 5: Dialog Data kontaktu byla změněna.

2. Vytvoření nového kontaktu nájemce do adresáře Varia

K zadání kontaktu můžete použít několik postupů:

Varianta 1

  • Do pole Nájemce zapište název kontaktu a zatržítkem CheckBox - Zatržítko jej označíte jako nový kontakt (obr. 6).
  • Nový kontakt přiřaďte k typu kontaktu ComboBox - Nabídka Organizace, Osoba nebo Podnikající osoba.
  • Vyplňte kontaktní údaje.
  • Pokračujte tlačítkem Další.

Varianta 2

  • Pokud nebyla nalezena shoda hledaného textového/číselného řetězce s kontakty v adresáři, založíte nový kontakt volbou dialogu Kontakt nebyl nalezen (obr. 4).

Varianta 3

  • Také kontakt nalezený v adresáři můžete označit CheckBox - Zatržítko jako nový. V takovém případě:
    • K údajům, které již obsahuje, můžete vytvořit nový identifikátor a to tak, že zapíšete textovou hodnotu do pole Zařadit jako.
    • Nový kontakt přiřaďte k typu kontaktu ComboBox - Nabídka Organizace, Osoba nebo Podnikající osoba.
  • U totožných názvů identifikátorů hlídá duplicitu systém a k názvu připojí (1) číslo v závorce. Text však můžete upravit. V identifikátoru nepoužívejte nedovolené znaky.
  • Změňte další požadované údaje dle typu kontaktu (IČO, DIČ apod.)
  • Pokračujte tlačítkem  Další .

Dialog průvodce Vystavení rezervace s údaji nového kontaktu

Obrázek 6: Dialog průvodce Vystavení rezervace s údaji nového kontaktu.

Kontakt není v adresáři

  • Jestliže nezadáte všechny požadované kontaktní údaje nájemce, může se zobrazit upozornění Kontakt není v adresáři, některá propojení nemusí být funkční. (obr. 7). V takovém případě můžete na své riziko pokračovat (i bez zadaného kontaktu), nebo se vrátíte na předchozí kartu průvodce a doplníte údaje (zahájíte nový proces výběru/zadání nájemce).
  • Rozmezí dat zápůjčky je výchoze nastaveno na „aktuální den a čas + 24 hodin”.
  • Po klepnutí na tlačítko Dokončit se vytvoří doklad Zápůjčka, v případě nezadání kontaktu bude pole Kontakt/IČO prázdné, vyplní se pouze pole Název (v sekci Odběratel).

Dialog průvodce s upozorněním na neexistující kontakt nájemce

Obrázek 7: Dialog průvodce s upozorněním na neexistující kontakt nájemce.

Dokončení průvodce zápůjčkou

  • Pokud jste korektně založili nový kontakt, po klepnutí na tlačítko Další (obr. 6) je do adresáře Varia vystaven nový kontakt a otevře se detail kontaktu.
  • V detailu kontaktu můžete doplnit další požadované údaje a záznam uložte.
  • Na kartě průvodce zadáte datum zapůjčení a datum vrácení (obr. 8). Výchozí hodnoty změníte tak, že poklepete na pole data a nebo času.
  • Klepnutím na tlačítko Dokončit průvodce zapůjčením ukončíte a založíte doklad Zápůjčka.

Dialog Vystavení rezervace s daty zapůjčení a vrácení

Obrázek 8: Dialog Vystavení rezervace s daty zapůjčení a vrácení.

Vystavení dokladu Zápůjčka

  • Do dokladu Zápůjčka (obr. 9) se přenesou údaje zadané v průvodci rezervací. Pokud je třeba, do dokladu Zápůjčka doplňte další údaje.
  • Na kartě Zápůjčka vyhledejte požadovanou položku k zapůjčení.
  • Systém hlídá, zda lze položku na daný čas rezervovat a pokud ne, oznámí to.
  • Ze seznamu zdrojů k zapůjčení nabídnete zákazníkovi jinou.
  • Zápůjčku pak můžete ihned realizovat klepnutím na tlačítko Zapůjčit, nebo ji prostě uložit ve stavu Rezervováno.

Stavy zápůjčky v dialogu Zápůjčka, na kartě Zápůjčka a podřízené záložce Položky

Obrázek 9: Stavy zápůjčky v dialogu Zápůjčka, na kartě Zápůjčka a podřízené záložce Položky.

 

Obrázky v dokumentu jsou ilustrační, neslouží jako závazný příklad nastavení.

 

Navazující dokument

 

Související dokumenty