Tisk adres na obálky z agendy Adresář

Tiskový formulář Obálka slouží k tisku adres na dopisní obálku. Před tiskem je zobrazen dialog Možnosti obálky pro nastavení voleb: velikost obálky, zpáteční adresa, doplňující texty a možnost tisku loga firmy.

Postup:

→ Nejprve v tabulce agendy Adresář vyberete adresáty (kontakty) pomocí filtru, nejlépe podle pole Zasílat nebo Kategorie.

  • Pokud jmenovaná pole v tabulce agendy nevidíte, zobrazte je pomocí funkce Formát/Zobrazit skryté sloupce...
  • Důležitá je též volba typu zobrazení dat v tabulce agendy. Na konci tohoto dokumentu naleznete příklad, jak zobrazení dat v tabulce souvisí s tiskem.

 

→ Z menu Soubor otevřete dialog Tisk klepnutím na položku:

 

→ Ze seznamu tiskových formulářů vyberte položku Obálka.

  • V části dialogu Tisk – Rozsah tisku vyberete například položku Radio button - Přepínač Podle filtru tabulky.
  • V části Výstup do označte například Radio button - Přepínač Zobrazit náhled.
  • Volby potvrďte tlačítkem OK.
  • Zobrazí se dialog Možnosti obálky (obr. 1). Tento dialog se zobrazí i v případě, že v nabídce Výstup do zvolíte libovolný jiný výstup.

Popis dialogu Možnosti obálky

Karta Obecné (obr. 1)

Pole/Funkce Popis
Obálka Ze seznamu pole ComboBox - Nabídka můžete vybírat z předdefinovaných typů (rozměrů) obálek.
Pokud v seznamu nenaleznete požadovaný rozměr, můžete navrhnout vlastní pomocí tlačítka
V dialogu Druh obálky zapište do volného řádku název a rozměr v milimetrech ve formátu (Š x V). Pokud použijete tlačítko Vložit hodnotu, dialog se zavře a vytvořená (nebo vybraná) položka se vloží do pole Obálka.
Rozměry dle formátu v tiskárně Pokud není funkce zaškrtnuta, vytiskne se obálka dle velikosti nastavené v poli Obálka.
Jestliže funkci zaškrtnutím CheckBox - Zatržítko povolíte, vytiskne se obálka podle velikosti nastavené v Předvolbách tisku operačního systému pro aktuální tiskárnu. Například: pro obálku B5, která je v nabídce pole Obálka "Obálka B5 (176 x 250 mm)", definujete v Předvolbách tisku příslušné tiskárny rozměr odlišný, např. "Obálka B5 (180 x 260 mm)". Ten bude ve skutečnosti použit.
Druh dopisu Výběr ze ComboBox - Nabídka seznamu předdefinovaných druhů listovní služby.
Nový druh doručení listovní zásilky zadáte pomocí tlačítka
V dialogu Druh dopisu zapište název do volného řádku. Pokud použijete tlačítko Vložit hodnotu, dialog se zavře a vytvořená (nebo vybraná) položka se vloží do pole Druh dopisu.
Text Pole pro zápis textové informace. Pokud bude pole prázdné, nebude tisknuto.
Nadpis obálky Pole pro zápis textové informace. Pokud bude pole prázdné, nebude tisknuto.
Náhled Grafické zobrazení polohy pole na obálce.

Dialog Možnosti obálky, karta Obecné

Obrázek 1: Dialog Možnosti obálky, karta Obecné.

 

Karta Adresy (obr. 2) 

Pole/Funkce Popis
(Zpáteční) Adresa Výběr ze ComboBox - Nabídka seznamu položek Adresa, Adresa 2, Adresa sídlo firmy. Zde vybíráte adresu firmy, se kterou ve Variu aktuálně pracujete. Typicky to bude vaše firma. Více informací naleznete v dokumentu Naše firma.
(Cílová) Adresa A; B A) Výběr ze ComboBox - Nabídka seznamu položek Adresa, Adresa 2, Adresa sídlo, Adresa zboží doručit. Zvolená cílová adresa A se týká primárního kontaktu a měla by být vyplněna v dialogu Kontakt na kartě Obecné.
B) Výběr ze ComboBox - Nabídka seznamu položek Adresa, Adresa 2, Adresa sídlo, Adresa zboží doručit. Zvolená cílová adresa B se týká i nadřízeného kontaktu a měla by být vyplněna v dialogu Kontakt na kartě Obecné.
Vlastní text Pole určené k vložení vlastního textu (například oslovení: Vážená paní, K rukám ředitele, Ekonomické oddělení). Tento text se vytiskne nad adresou příjemce.
Sekce Náhled Grafické zobrazení polohy pole na obálce.

Dialog Možnosti obálky, karta Adresy

Obrázek 2: Dialog Možnosti obálky, karta Adresy.

 

Karta Osoby s nadřazeným kontaktem (obr. 3)

Pole/Funkce Popis
U osob s nadřízeným kontaktem tisknout
Cílovou adresu A Radio button - Přepínač Vytiskne adresu osoby zvolenou v nabídce Cílová adresa A.
"Cílovou adresu B nadřazeného kontaktu" v případě nevyplněné "Cílové adresy A" CheckBox - Zatržítko Vytiskne Cílovou adresu B nadřízeného kontaktu" v případě nevyplněné "Cílové adresy A" v detailu Kontaktu.
Cílovou adresu B nadřazeného kontaktu Radio button - Přepínač U osob s nadřízeným kontaktem vytiskne adresu nadřízeného kontaktu zvolenou v nabídce Cílová adresa B.
Název nadřazeného kontaktu CheckBox - Zatržítko Ke jménu nebo názvu kontaktu vytiskne Název nadřízeného kontaktu.
Sekce Náhled Grafické zobrazení polohy pole na obálce.

Dialog Možnosti obálky, karta Osoby s nadřazeným kontaktem

Obrázek 3: Dialog Možnosti obálky, karta Osoby s nadřazeným kontaktem.

 

Karta Logo (obr. 4 a 5)

  • Klepněte na tlačítko Vybrat logo... a z umístění vyberte požadovaný soubor s logem.
  • Zatržítkem CheckBox - Zatržítko aktivujte funkci Zobrazit logo.
  • Rozměry loga (mm) zvolte s ohledem na velikost obálky (a možnosti tiskové sestavy). Jestliže rozměry nebudou definovány a nebo budou definovány mimo rozsah, logo se nevytiskne.

Podporované grafické formáty v desktopovém Variu

Formát obrázku loga, který lze použít, záleží na grafických filtrech, které jsou nainstalované v systému daného počítače. Grafické filtry jsou součástí Microsoft Office. Jedná se o volitelnou komponentu, a proto se může lišit množství podporovaných grafických formátů. Vizte Systémové požadavky.

Obecně lze říci, že platí následující:

  • Na počítači, v jehož systému je nainstalován MS Office, lze použít obrázky ve formátu PNG, GIF, BMP a JPG.
  • Pro správnou funkci Accessu 2010 je potřeba mít nainstalovaný opravný balíček (Service Pack) 2. Pro vyšší verzi MS Access 2013 Runtime je třeba instalovat opravné balíčky pro Microsoft Access 2013.
  • V případě, že na počítači, v jehož systému je nainstalován pouze MS Access Runtime 2003 Externí odkaz a není nainstalován Office Converter (Compatibility) Pack, je možné použít obrázky pouze ve formátu BMP. Office Converter Pack (2003) lze nainstalovat ze složky Servis\Hotfixy_MSAccess instalačního média – poklepáním na soubor OCONVPCK.EXE (1,69 MB).

Dialog Možnosti obálky, karta Logo

Obrázek 4: Dialog Možnosti obálky, karta Logo.

 

Uložení nastavení, náhled a tisk

Tlačítkem OK, přítomným na všech kartách dialogu, potvrdíte nastavení a dle volby v dialogu Tisk (Výstup do) Vario dokončí úlohu.

Pokud kontakt nemá vyplněnou požadovanou adresu, na obálku se tiskne pouze jméno nebo název kontaktu, případně název nadřazeného kontaktu.

Náhled tiskového formuláře Obálka s definovaným logem

Obrázek 5: Náhled tiskového formuláře Obálka s definovaným logem.

 

Příklad: Nastavení tisku jmen osob s adresou nadřazeného kontaktu a názvu nadřazeného kontaktu.

→ Nastavení Vario: Naše firma – Testovací data.

1. Pro tabulku agendy Adresář zvolte z nabídky Zobrazení položku Podřízené kontakty (Lidé).

  • Vybraný (aktuální) záznam v zobrazení tabulky agendy Adresář je zleva označený symbolem šipky (Adámek Michal).

2. Vyvolejte dialog Tisk z menu Soubor klepnutím na položku Náhled... (doporučujeme).

  • V dialogu Tisk označte položku Obálka a ponechte nastavení vpravo (Rozsah tisku: Aktuální záznam; Výstup do: Zobrazit náhled).
  • Klepněte na tlačítko OK.

3. V dialogu Možnosti obálky na kartě Adresy vyberte z nabídky zpáteční adresu (Naše firma) a cílovou adresu B (adresa A nebude použita, protože kontakt Osoba Michal Adámek používá adresu Nadřazeného kontaktu).

  • Na kartě a v sekci U osob s nadřazeným kontaktem tisknout označte volbu Radio button - Přepínač Cílovou adresu B nadřazeného kontaktu.
  • Zatržítkem CheckBox - Zatržítko označte volbu Název nadřazeného kontaktu.

4. Klepněte na tlačítko OK. Vario zobrazí okno s náhledem obálky (obr. 6).

 

Náhled tiskového formuláře Obálka

Obrázek 6: Náhled tiskového formuláře Obálka (Vlevo: Naše firma a zpáteční adresa; Vpravo: Název nadřazeného kontaktu, Jméno kontaktu Osoba, Adresa nadřazeného kontaktu). 

 

Související dokumenty