Dialog Dokument

Obsah:

Založení nového záznamu Dokument

Popis dialogu Dokument

Karta Obecné 

Dialog Dokument, karta Obecné

Obrázek 1: Dialog Dokument, karta Obecné.

 

Tabulka 1, obr. 1: Popis polí karty Obecné.

Předmět  Stručný a výstižný název záznamu.
Typ položky  Typ záznamu výběrem ze ComboBox - Nabídka seznamu číselníku, nebo zápisem do pole. 
Autor Autor záznamu. Výběr ze ComboBox - Nabídka seznamu oprávněných uživatelů Varia.
Agenda Systémem vložený název agendy, ve které je uložen záznam.
Záznam
  • Klepnutím na otevřete okno Najít, pomocí kterého vyhledáte k odkazovanému souboru související záznam agendy Vario.
  • Poklepáním na identifikátor v poli Záznam, nebo klepnutím na vedle vyplněného pole zobrazíte detail záznamu Vario. 
Agenda a Záznam jsou vyplněny u dokumentů, které jste vytvořili na kartě Dokumenty v detailu nějakého záznamu Varia (nebo je dokument generovaný systémem). V případě, že jste vytvořili dokument přímo v tabulce agendy Dokumenty a chcete doplnit záznam, ke kterému se dokument vztahuje, klikněte na tlačítko  Otevřít/Najít záznam, daný záznam vyhledejte a vyberte.
Dokumenty, které mají vyplněné údaje Agenda a Záznam se zobrazují na kartě Dokumenty u příslušného záznamu (všem uživatelům bez ohledu na stav).
Formát 
 
 

Radio button - Přepínač Odkaz

  • Můžete používat libovolnou URL – odkaz na webovou stránku, na stránku v intranetu, cestu k souboru nebo složce.
  • Soubor je vhodné umístit do složky záznamu, nebo do sdílené složky dokumentů. Vario nabídne zkopírování souboru do složky záznamu (dokumentů) vždy, když připojíte soubor, který se nenachází ve sdílené složce.
  • Stačí tedy vybrat soubor (nebo vložit cestu k souboru), který se nachází na lokálním disku a Vario zkopíruje soubor do sdílené složky a změní cestu odkazu na umístění ve sdílené složce. Lokální kopie souboru zůstane v tomto případě zachovaná, soubor se jen zkopíruje.

Souborový server (MDB data)

  • Doporučujeme soubory ukládat na souborový server. Vario vytváří adresářovou strukturu, ve které jsou dokumenty uspořádány. Kromě toho je můžete vyhledat díky agendě Dokumenty.
  • Soubor je uložen na souborovém serveru (kořenový adresář by měl být sdílený tak, aby k souboru měli přístup všichni uživatelé). V záznamu Dokument je uložena pouze cesta (URL) k souboru.

Radio button - Přepínač Dokument OLE

  • Doporučujeme používat formát Odkaz namísto formátu OLE, protože typ OLE je příliš závislý na aplikaci, která je přidružena k danému typu souboru na konkrétním počítači. To vede k problémům s kompatibilitou.
  • Dokumenty OLE však mají jednu přednost: soubor nemusí být umístěn na disku, ale vložen do databáze.
Vložený nebo propojený OLE dokument

Volby v okně MS Office Access:

Radio button - Přepínač Vytvořit nový

  • vyberte Typ objektu
  • Typ objektu lze CheckBox - Zatržítko zobrazit jako ikonu

Radio button - Přepínač Vytvořit ze souboru

  • bez propojení (vloží obsah souboru do dokumentu jako objekt, takže může být aktivován pomocí aplikace, která ho vytvořila).
  • s propojením (vloží obraz obsahu souboru do dokumentu. Obraz je propojen se souborem, takže změny ve zdrojovém dokumentu se promítnou v tomto dokumentu).

Radio button - Přepínač Záznam Varia

  • Kromě souborů můžete na kartu Dokumenty vkládat odkazy na záznamy z libovolné agendy Varia. Této funkce využijte tehdy, chcete-li evidovat vazbu na záznamy, které spolu nesouvisí žádným obvyklým způsobem. Například pokud si chcete k detailu majetku v agendě Evidence majetku připojit odkaz na objednávku, kterou objednáváte opravu daného předmětu.
  • Klepnutím na otevřete okno Najít.
  • Poklepáním na "modrém" identifikátoru v poli Záznam Varia, nebo klepnutím na vedle vyplněného pole Záznam Varia, zobrazíte detail záznamu. 

Radio button - Přepínač Verzovaný dokument

Umožňuje řízení verzí přiloženého dokumentu. Viz níže Verzované dokumenty.

Odkaz, Záznam, Soubor

Cesta (URL) dokumentu.

  • Aby ostatní oprávnění uživatelé měli možnost tento soubor otevřít, je nutné jej uložit na síti (serveru), nikoliv lokálně.

Boční uvozovka  (Vyhledat složku)

 (Procházet)

Umožňuje vybrat složku odkazu.

Nalistování příslušného dokumentu (souboru). Otevře dialogové okno k zadání cesty k cílové složce nebo k souboru. 

 (Otevřít, Najít záznam)

Otevře typ souboru (složku), v umístění definovaném v poli Odkaz (Záznam, Soubor). Stejného výsledku dosáhnete poklepáním na identifikátor cesty ke složce nebo souboru.

  • K otevření různých typů souborů je nutné v počítači mít instalovanou příslušnou aplikaci, např. *.pdf = Adobe Reader; *.doc(x) = MS Word apod.). 
Popis a poznámky Detailní popis, libovolná poznámka k dokumentu. 
Kategorie...

Kategorie záznamu Dokument.

 

Verzované dokumenty

Formát Verzovaný dokument umožňuje řízení verzí přiloženého dokumentu. Do pole Soubor se vloží cesta k souboru. Vario nahraje soubor do databáze a přiřadí mu verzi 1. Uživatelé mohou otevřít kopii souboru, která je určena pouze pro čtení.

Verzovaný dokument

Obrázek 2: Verzovaný dokument.

 

Jestliže chce někdo upravit soubor, musí jej nejprve vyzvednout pro úpravy (obr. 2 tlačítko Vyzvednout pro úpravy). Tato akce zkopíruje soubor na místo určené uživatelem (lokální disk) a označí soubor jako vyzvednutý. Ostatní uživatelé mohou stále číst kopii souboru, ale nemohou soubor vyzvednout pro úpravy. Tím je zajištěno, aby dva uživatelé nemohli upravovat dokument zároveň.

Po úpravách se vyzvednutý soubor nahraje zpět do Varia (tlačítko Vrátit upravený dokument)

Obrázek 3: Vyzvednutý dokument.

 

Po úpravách se vyzvednutý soubor nahraje zpět do Varia (obr. 3 tlačítko Vrátit upravený dokument). Vario přidělí dokumentu nové číslo verze (v tomto případě 2) a nahraje dokument zpět. Předchozí verze dokumentu zůstane zachována. Všechny verze dokumentů jsou dostupné na kartě Dokumenty v detailu verzovaného Dokumentu.

Poznámka

  • Pouze uživatel, který dokument vyzvedl, jej může vrátit zpět nebo zrušit vyzvednutí.
  • Předchozí verze dokumentu lze odstranit standardním způsobem na kartě Dokumenty.
  • Soubor dokumentu je uložený v databázi.

 

Karta Souvislosti

Pomocí nabídky Zobrazit ComboBox - Nabídka získáte přehled buď o všech dokumentech nadřízeného záznamu, nebo zobrazíte identifikátor nadřízeného záznamu včetně agendy původu (obr. 4). 

Dialog Dokumenty, karta Souvislosti

Obrázek 4: Dialog Dokumenty, karta Souvislosti. Pomocí místní nabídky lze záznamy například filtrovat, řadit, v okně skrývat nebo zobrazovat skryté sloupce.

 

Karty Deník událostí a Úkoly

Karty Deník událostíÚkoly dialogu Dokument mají stejnou funkci, jako v ostatních modulech Varia.

 

Karta Dokumenty

Karta slouží k přehlednému zobrazení dokumentů, dále k vytváření nových dokumentů a nebo k mazání záznamů typu Dokument (obr. 5).

  • Pomocí nabídky Zobrazit dokumenty typu ComboBox - Nabídka získáte přehled buď o všech záznamech k nadřízenému záznamu, nebo lze zobrazení omezit pouze na: Dopis, Fax, Obrázek, Projekt, Příloha nebo Smlouva.
  • Klepnutím na prvek Složka záznamu otevřete složku konkrétního záznamu, která je umístěna dle nastavení centrální složky a šablony cesty. Složka může být umístěna i jinde, například C:\Program Files\Vario12\Data\Dokumenty\Dokumenty. Šablony cest k dokumentům můžete změnit v dialogu Možnosti Altus Vario, v nastavení příslušné agendy Složka záznamů ComboBox - Nabídka.
  • Vytvořit nový, prázdný záznam Dokument, k otevřenému záznamu Dokument, je možné pomocí tlačítka Nový dokument.
  • Vystavování nových dokumentů na základě šablon je popsáno v článku Práce s agendou Dokumenty.
  • Vybraný dokument smažete po klepnutí na tlačítko Odstranit dokument... a potvrzením rozhodnutí.

Dialog Dokumenty, karta Dokumenty

Obrázek 5: Dialog Dokumenty, karta Dokumenty. Pomocí místní nabídky lze záznamy například filtrovat, řadit, v okně skrývat nebo zobrazovat skryté sloupce.

 

Navazující dokumenty

 

Související dokumenty