Nastavení modulu (agendy) Adresář

Obsah:

Zobrazení informací o kontaktu při vložení

V Možnostech modulu Adresář (obr. 1a) lze nastavit, aby při vložení kontaktu do dokladu (platí i pro modul Prodejna) se zobrazila libovolná hodnota z detailu kontaktu (obr. 1b).

Nastavení pro Adresář umožňuje zadat více než jedno pole. Pokud požadujete zobrazení více údajů naráz, zadejte do pole Při vložení zobrazit pole (obr. 1a) názvy těchto polí oddělené středníkem.

Dialog Možnosti Altus Vario pro modul Adresář

Obrázek 1a: Dialog Možnosti Altus Vario pro modul Adresář.

 

Dialog Doklad, karta Obecné a zobrazení informace o indexu platební morálky při vložení kontaktu

Obrázek 1b: Dialog Doklad, karta Obecné a zobrazení informace o indexu platební morálky při vložení kontaktu.

Seznam kontaktů rozšířený o sloupec Název

V detailu dokladu lze vybírat odběratele nebo dodavatele z rozbalovacího seznamu Kontakt. Seznam obsahuje jeden sloupec s identifikátorem kontaktu. Většina uživatelů používá jako identifikátor název firmy nebo jméno osoby. V některých případech se používá jako identifikátor číslo nebo nějaký kód, který uživateli "nic neříká". Stejný princip platí pro seznam výběru kontaktu u adresy pro doručení zboží.

Pro snadnější orientaci v uvedených seznamech lze v nastavení agendy Adresář (obr. 2a) zapnout funkci CheckBox - Zatržítko Zobrazovat název kontaktu v seznamech na dokladu, která aktivuje zobrazení sloupce Název kontaktu. Po zvolení této možnosti budou výše uvedené seznamy (včetně Prodejny) obsahovat druhý sloupec s názvem kontaktu (obr. 2b).

Dialog Možnosti Altus Vario a funkce Zobrazovat název kontaktu v seznamech na dokladu

Obrázek 2a: Dialog Možnosti Altus Vario a funkce Zobrazovat název kontaktu v seznamech na dokladu.

 

Dialog Doklad, seznam Kontakt a seznam výběru kontaktu u adresy pro doručení zboží

Obrázek 2b: Dialog Doklad, seznam Kontakt a seznam výběru kontaktu u adresy pro doručení zboží.

Upozorňovat na dluhy v dokladech

Při vložení kontaktu (firmy) do dokladu se zobrazí „žluté” upozornění na dluhy kontaktu (pokud existují). Toto upozornění se nezobrazuje při otevření dokladu, ve kterém už kontakt vyplněný je (výchozí nastavení).

Dlužné částky se zjišťují jak za daný kontakt, tak za související pobočky, osoby, za centrálu a za skupinu firem. Kontrola dluhů kontaktu zahrnuje:

  • i nesplacené splátky z platebního kalendáře (také na detailu dokladu),
  • též neuhrazené přijaté dobropisy.

Změnit výchozí nastavení zobrazení upozornění na dluhy lze v možnostech modulu Adresář (obr. 3).

K dispozici jsou tyto volby:

Radio button - Přepínač Při vložení firmy do dokladu
(toto nastavení je výchozí, stejné jako dosud, tzn., že upozornění se nezobrazuje při otevření dokladu, ve kterém už kontakt vyplněný je).

Radio button - Přepínač Při otevření dokladu a vložení firmy
(volba bude zobrazovat upozornění při každém otevření dokladu).

Radio button - Přepínač Neupozorňovat na dluhy
(kontroly dluhu zcela vypnete, což se hodí například pro zrychlení práce s doklady. Upozornění na výši kreditu a neplatné IČO se při vložení kontaktu na doklad nadále zobrazuje).

Dialog Možnosti Altus Vario a nastavení zobrazení upozornění na dluhy kontaktu

Obrázek 3: Dialog Možnosti Altus Vario a nastavení zobrazení upozornění na dluhy kontaktu.

Zařazení osoby do zvolené knihy

Přejete-li si každý nový kontakt na kartě Osoby automaticky umístit do určité knihy, lze ji předem zvolit. Podrobnosti k nastavení naleznete v dokumentu Karta Osoby - Kontakt.

Nastavení složky záznamů agendy Adresář

V dialogu Možnosti Altus Vario, v poli Složka záznamů vyberte přednastavenou cestu nebo zapište vlastní cestu ke složce záznamů (viz dokument Složka pro ukládání dokumentů/záznamů).

Zakázat duplicitní IČO

Kontrola se zapíná pro každou knihu agendy Adresář zvlášť. Abyste zamezili vytvoření záznamu Kontakt se stejným IČO, jako má jiný záznam v knize agendy Adresář, zaškrtněte tuto volbu. Při pokusu uložit záznam Kontakt s duplicitním identifikačním číslem vás systém o této skutečnosti informuje a dokud identifikační číslo nezměníte (nesmažete), nelze nový záznam Kontakt uložit. Tuto funkci lze využít i při zakládání nových záznamů do knih adresáře pomocí průvodce Údaje kontaktu z rejstříků MFČR (Nový záznam).

Jestliže nebude kontrola duplicity IČO zapnutá, záznam s duplicitním IČO systém vytvoří a do názvu kontaktu v poli Zařadit jako zapíše pořadové číslo, například Altus software (1).

Kontrolovat správnost DIČ

V nastavení agendy Adresář (obr. 4) můžete zapnout ověřování správnosti zadaného daňového identifikačního čísla (pro každou účetní jednotku samostatně). Kontrolu využijete:

  • v detailu kontaktu při zadávání DIČ (včetně dialogu Naše firma),
  • v dialogu Doklad při vložení kontaktu,
  • při ruční editaci DIČ.

Při špatně zadaném DIČ nebo při neúspěšném pokusu o ověření se zobrazí varování „Zkontrolujte si správnost DIČ” v podobě žlutého řádku v záhlaví dokladu nebo kontaktu.

Zkontrolujte si správnost DIČ

Kontrola využívá dat z českého rejstříku plátců DPH a evropského rejstříku plátců DPH VIES. Ověření DIČ subjektů z jiných zemí není možné kvůli absenci centrálního rejstříku.

Dialog Možnosti Altus Vario a nastavení kontroly správnosti DIČ v agendě Adresář

Obrázek 4: Dialog Možnosti Altus Vario a nastavení kontroly správnosti DIČ v agendě Adresář.

Nastavit autorizační klíč Merk

Použití služby Merk (obr. 2a) uvádíme v dokumentu Karta Obecné – Registrace Merk.

Oprávnění k agendě Adresář

Jestliže necháte oprávnění nenastavené, rozumí se, že přístup je povolen v plném rozsahu. Odepření oprávnění používejte zcela výjimečně. Uvědomte si, že jakmile u objektu nastavíte jakékoli oprávnění, mají k němu přístup pouze uživatelé s nastaveným oprávněním. Podrobnosti o tématu popisujeme v článku nápovědy Nastavení oprávnění.

Za zmínku stojí oprávnění na změnu bankovních spojení (obr. 5). Toto oprávnění povoluje/zakazuje editaci všech údajů na kartě Banky v detailu kontaktu, ale také v dialogu Naše firma.

  • Pokud chcete omezit oprávnění některým uživatelům na úpravy bankovních spojení u vašich zákazníků, můžete přidělit oprávnění pouze vybraným důvěryhodným uživatelům.

Dialog Možnosti Altus Vario a nastavení oprávnění k agendě Adresář

Obrázek 5: Dialog Možnosti Altus Vario a nastavení oprávnění k agendě Adresář.

 

Související dokumenty