Práce s agendou Dokumenty

Obsah:

Připojení dokumentu k záznamu přetažením (drag & drop)

K záznamům Varia můžete jednoduše připojovat dokumenty různých typů. Nad kartu Dokumenty přetáhnete soubor, který chcete připojit jako dokument.

Celé to funguje následovně:

  • Pokud záznam nemá ještě žádné připojené dokumenty, zobrazí se plocha pro přetažení souboru místo prázdné tabulky dokumentů (obr. 1).
  • Soubor, který chcete připojit jako dokument, přetáhnete myší (Drag & Drop) například z průzkumníka Windows a „upustíte” jej na prázdnou plochu.
  • Totožně pojmenované soubory ukládané do složky záznamu Vario čísluje, nepřepisuje jejich názvy.

Přetažením souboru na kartu Dokumenty jednoduše připojíte dokument k záznamu Varia

Obrázek 1: Přetažením souboru na kartu Dokumenty jednoduše připojíte dokument k záznamu Varia.

 

  • Připojením souboru se vytvoří nový dokument (obr. 2).
  • Typ dokumentu Vario vyhodnotí podle zvoleného typu v seznamu „Zobrazit dokumenty typu” – nebo „Příloha”, pokud jsou zobrazeny „všechny” typy dokumentů.
  • Do pole Předmět se vloží název souboru.
  • Pole Soubor bude obsahovat cesta k dokumentu. Jestliže byl vložen soubor, který se nachází ve Složce záznamu nebo ve Složce dokumentů Varia, vloží se jen daná cesta. Pokud se soubor ve složce dokumentů nenachází, zkopíruje se do Složky záznamu a vloží se cesta ke zkopírovanému souboru.
  • Kromě souborů lze přetáhnout také celou složku. V případě vložení složky se připojí všechny soubory, které složka obsahuje.

Po vložení se zobrazí tabulka dokumentů a plocha pro přetažení souboru se přesune pod tabulku

Obrázek 2: Po vložení se zobrazí tabulka dokumentů a plocha pro přetažení souboru se přesune pod tabulku.

Odstranění dokumentu (včetně propojeného souboru)

  • Vybraný dokument z tabulky karty „Dokumenty” smažete po klepnutí na tlačítko Odstranit dokument… (obr. 3).

Primární dotaz na odstranění dokumentu z tabulky karty Dokumenty

Obrázek 3: Primární dotaz na odstranění dokumentu z tabulky karty Dokumenty.

 

  • Pokud záznam na kartě „Dokumenty” obsahuje odkaz na propojený soubor (přílohu) a na tento soubor nevede odkaz z karty „Dokumenty” jiného záznamu, funkce se vás ještě zeptá, jestli se má smazat i soubor ze složky záznamu (obr. 4).
    • Adjudication První volbou smažete ze složky záznamu i propojený soubor.
    • Adjudication Druhou volbou propojený soubor ve složce zůstane zachován (dokument z tabulky karty „Dokumenty” byl odebrán v předchozím kroku).

Následuje sekundární dotaz na odstranění či ponechání propojeného souboru

Obrázek 4: Následuje sekundární dotaz na odstranění či ponechání propojeného souboru.

Zjednodušené připojení dokumentů

Nový záznam Dokument je možné vytvářet přímo v zobrazení tabulky agendy (tlačítkem Nový záznam), ale především v detailech záznamů Vario na kartě Dokumenty tlačítkem Nový dokument (např. v detailech záznamů Doklad, Kontakt a dalších). K záznamu agendy, na kartě Dokumenty, následně připojíte dokument různých souborových formátů. K otevření souboru je použit výchozí program operačního systému.

Vytvoření nového záznamu Dokument

  • Otevřete agendu Dokumenty a založte nový záznam.
  • V detailu nového záznamu (obr. 5) vyplňte minimálně pole: Předmět a Typ položky.
  • Cestu k souboru vložíte výběrem z lokálního nebo síťového umístění.
  • Ke každému dokumentu můžete připsat popis, komentář či kategorii. Podle toho pak (v případě většího počtu připojených dokumentů) můžete dokument vyhledávat.
  • Uložením záznamu je nový záznam Dokument vytvořen a uložen v agendě.
  • Z panelu nástrojů můžete pomocí nabídky Zobrazení zvolit v tabulce agendy různé pohledy na záznamy typu dokument.

Dialog Dokument, karta Obecné

Obrázek 5: Dialog Dokument, karta Obecné.

Vytvoření nových dokumentů na základě šablon

Další možností je propojení dokumentů s exporty. Přímo z karty Dokumenty lze vytvořit nový dokument na základě exportu. Nový dokument se uloží do sdílené složky a vytvoří se záznam do seznamu dokumentů.

  • Například v exportech můžete mít šablonu smlouvy (třeba jako dokument Wordu). Ze seznamu Nový dokument ComboBox - Nabídka, na kartě Dokumenty (obr. 6), vyberete název tohoto exportu. Vario vytvoří nový dokument Wordu, vyplní údaje klienta (z Varia, podle šablony exportu) a nový dokument uloží do sdílené složky. Kromě toho připojí záznam do seznamu dokumentů k příslušnému klientovi.

Díky tomu lze snadno a rychle vytvářet dokumenty podle firemních šablon. Vario navíc zajistí přehledné ukládání dokumentů, které nezatěžuje uživatele.

Dialog Kontakt, karta Dokumenty

Obrázek 6: Dialog Kontakt, karta Dokumenty.

Možnosti tisku

Konkrétní záznam můžete tisknout přímo z detailu záznamu Dokument.

 

Navazující dokumenty

 

Související dokumenty