Práce s agendou Dokumenty
Zjednodušené připojení dokumentů
Nový záznam Dokument je možné vytvářet přímo v zobrazení tabulky agendy (tlačítkem Nový záznam), ale především v detailech záznamů Vario na kartě Dokumenty tlačítkem Nový dokument (např. v detailech záznamů Doklad, Kontakt a dalších). K záznamu agendy, na kartě Dokumenty, následně připojíte dokument různých souborových formátů. K otevření souboru je použit výchozí program operačního systému.
Založení nového záznamu Dokument
- Otevřete agendu Dokumenty a založte nový záznam.
- V detailu nového záznamu (obr. 1) vyplňte minimálně pole: Předmět a Typ položky.
- Cestu k souboru vložíte výběrem z lokálního nebo síťového umístění.
- Ke každému dokumentu můžete připsat popis, komentář či kategorii. Podle toho pak (v případě většího počtu připojených dokumentů) můžete dokument vyhledávat.
- Uložením záznamu je nový záznam Dokument vytvořen a uložen v agendě.
- Z panelu nástrojů můžete pomocí nabídky Zobrazení zvolit v tabulce agendy různé pohledy na záznamy typu dokument.
Obrázek 1: Dialog Dokument, karta Obecné.
Vystavování nových dokumentů na základě šablon
Další možností je propojení dokumentů s exporty. Přímo z karty Dokumenty lze vytvořit nový dokument na základě exportu. Nový dokument se uloží do sdílené složky a vytvoří se záznam do seznamu dokumentů.
- Například v exportech můžete mít šablonu smlouvy (třeba jako dokument Wordu). Ze seznamu Nový dokument
, na kartě Dokumenty (obr. 2), vyberete název tohoto exportu. Vario vytvoří nový dokument Wordu, vyplní údaje klienta (z Varia, podle šablony exportu) a nový dokument uloží do sdílené složky. Kromě toho připojí záznam do seznamu dokumentů k příslušnému klientovi.
Díky tomu lze snadno a rychle vytvářet dokumenty podle firemních šablon. Vario navíc zajistí přehledné ukládání dokumentů, které nezatěžuje uživatele.
Obrázek 2: Dialog Kontakt, karta Dokumenty.
Možnosti tisku
Konkrétní záznam můžete tisknout přímo z detailu záznamu Dokument.
Navazující dokumenty
Související dokumenty