Práce s agendou Dokumenty

Zjednodušené připojení dokumentů

Nový záznam Dokument je možné vytvářet přímo v zobrazení tabulky agendy (tlačítkem Nový záznam), ale především v detailech záznamů Vario na kartě Dokumenty tlačítkem Nový dokument (např. v detailech záznamů Doklad, Kontakt a dalších). K záznamu agendy, na kartě Dokumenty, následně připojíte dokument různých souborových formátů. K otevření souboru je použit výchozí program operačního systému.

Založení nového záznamu Dokument

  • Otevřete agendu Dokumenty a založte nový záznam.
  • V detailu nového záznamu (obr. 1) vyplňte minimálně pole: Předmět a Typ položky.
  • Cestu k souboru vložíte výběrem z lokálního nebo síťového umístění.
  • Ke každému dokumentu můžete připsat popis, komentář či kategorii. Podle toho pak (v případě většího počtu připojených dokumentů) můžete dokument vyhledávat.
  • Uložením záznamu je nový záznam Dokument vytvořen a uložen v agendě.
  • Z panelu nástrojů můžete pomocí nabídky Zobrazení zvolit v tabulce agendy různé pohledy na záznamy typu dokument.

Dialog Dokument, karta Obecné

Obrázek 1: Dialog Dokument, karta Obecné.

Vystavování nových dokumentů na základě šablon

Další možností je propojení dokumentů s exporty. Přímo z karty Dokumenty lze vytvořit nový dokument na základě exportu. Nový dokument se uloží do sdílené složky a vytvoří se záznam do seznamu dokumentů.

  • Například v exportech můžete mít šablonu smlouvy (třeba jako dokument Wordu). Ze seznamu Nový dokument ComboBox - Nabídka, na kartě Dokumenty (obr. 2), vyberete název tohoto exportu. Vario vytvoří nový dokument Wordu, vyplní údaje klienta (z Varia, podle šablony exportu) a nový dokument uloží do sdílené složky. Kromě toho připojí záznam do seznamu dokumentů k příslušnému klientovi.

Díky tomu lze snadno a rychle vytvářet dokumenty podle firemních šablon. Vario navíc zajistí přehledné ukládání dokumentů, které nezatěžuje uživatele.

Dialog Kontakt, karta Dokumenty

Obrázek 2: Dialog Kontakt, karta Dokumenty.

Možnosti tisku

Konkrétní záznam můžete tisknout přímo z detailu záznamu Dokument.

 

Navazující dokumenty

 

Související dokumenty