Výměna dat iBox

Obsah:

Doplněk Varia „Výměna dat iBox”

Doplněk Výměna dat iBox slouží:

  • k odeslání vybraných dokladů (z agendy Varia Vydané doklady) ve formátu ISDOCX do webové služby iBox.
  • ke stažení a importu došlých dokladů do Varia (do agendy Varia Přijaté doklady).

Aktivace doplňku „Výměna dat iBox”

Aktivace doplňku Výměna dat iBox

Registrace do webové aplikace Altus „iBox”

  • Webová aplikace iBox je schránka na dokumenty, dostupná všude, kde máte připojení k internetu.
  • Funguje podobně jako datové schránky.
  • Registraci je nutné potvrdit autoritou, jejíž ID se zapisuje při registračním procesu do pole Požadované ID.
  • Jakmile se zaregistrujete do iBoxu, získáte přístup do své schránky s oprávněními pro čtení odeslaných a přijatých zpráv a pro odesílání zpráv do jiných schránek.

Úvodní obrazovka webové aplikace Altus iBox

Altus provozuje iBox na adrese ibox.altus.cz

Registrovat nový účet do webové aplikace Altus iBox

Koncepce práce s doplňkem „Výměna dat iBox” a nastavení

1. Před použitím doplňku určitě zkontrolujte, zda se v Adresáři nevyskytují duplicitní IČO a DIČ. Pokud ano, a kontakty (firmy) spadají do okruhu těch, které se mají aplikovat, je třeba duplicity vyřešit. K odhalení duplicitních IČO a DIČ vám poslouží funkce Varia:

2. Pokud máte splněn bod 1, ze seznamu doplňků vyberte položku Výměna dat iBox – Nastavení. V dialogu Nastavení – Výměna dat iBox je třeba nastavit parametry pro exportní a importní funkce (viz níže). 

Seznam doplňků instalovaných do Varia (příklad)

 

3. V agendě Vydané doklady přibyla po instalaci doplňku v menu Nástroje agendy volba Výměna dat iBox – Export.

  • Doplněk řízený zadaným dotazem na kartě Export načte seznam vydaných faktur a pro každou fakturu vytvoří *.ISDOCX soubor. Do něj vloží vlastní soubor *.isdoc faktury a *.pdf faktury (podle tiskového formuláře zadaného v nastavení).
  • Kontejner *.ISDOCX doplněk odešle do iBox schránky odběratele.
  • Odběratel stáhne přijaté soubory a importuje je do agendy přijatých dokladů – do knih podle nastavení.
  • Doplněk lze nastavit tak, aby se spouštěl automaticky naplánovanou úlohou.

Volba agendy Vydané doklady Výměna dat iBox – Export

 

4. V agendě Přijaté doklady přibyla po instalaci doplňku v menu Nástroje agendy volba Výměna dat iBox – Import.

  • Podmínkou úspěšného importu je, aby ISDOCX u odběratele obsahoval stejné IČO jako je IČO v naší firmě (s jejímiž daty aktuálně pracujete ve Variu), ve které se doklad importuje.
  • V opačném případě se ISDOCX nenaimportuje.

Volba agendy Přijaté doklady Výměna dat iBox – Import

Nastavení iBox kontaktů pro kontakty v adresáři

Pro každý kontakt, na který se má faktura odeslat, vytvořte nový kontaktní údaj (viz tabulka a obrázek).

typ název hodnota
Vario Vario <url adresa iboxu>/<id partnera>
 Tento údaj je třeba zjistit od partnera.

Nastavení iBox kontaktů na kartě „Ostatní” je vyžadováno pouze pro export.

Nastavení iBox kontaktů na kartě Ostatní v detailu záznamu Kontakt

Nastavení exportní funkce

Pokud export nepoužíváte, nemusíte kartu Export vyplňovat.

Aby exportní funkce plnila své poslání, vyplňte:

  • Tiskový formulář, který funkce doplňku použije pro vytvoření PDF souboru.
    • Pokud tiskový formulář nevyplníte, bude exportován pouze soubor ISDOCX (bez PDF přílohy).
  • SQL dotaz, který provede výběr dokladů určených k exportu.

Jako vzor je možno použít SQL dotaz:

SELECT * from doklady INNER JOIN Firmy_kontaktni_udaje ON Doklady.Firma = Firmy_kontaktni_udaje.Kontakt Where Typ_dokladu in ('FV','DV','ZV') And Kategorie like '*Odeslat iBox*' and not Kategorie Like '*Odesláno iBox*'   and Firmy_kontaktni_udaje.Typ_KU = 'ibox' and Firmy_kontaktni_udaje.Nazev_KU = 'vario' and not Firmy_kontaktni_udaje.Hodnota_KU Is null

Poznámky

  • Dotaz musí vracet pole Cislo_dokladu, Firma, Typ_dokladu, Doklad.
  • Po úspěšném exportu se do exportovaného dokladu zapíše do pole Kategorie „Odesláno iBox;”
    • Toho lze využít v podmínce dotazu, aby se doklad neodesílal vícekrát.
  • Vlastní dotaz si každý může napsat jak chce, ale je vhodné, aby se odesílal vydaný doklad (ISDOCX jiný typ neumí) a firma příjemce měla definovanou iBox schránku.

Nastavení exportu v doplňku Výměna dat iBox

Nastavení importní funkce

Pro import (i export) je třeba nastavit přístup k vlastní schránce v iBoxu. Můžete si nastavit přístup do více iBoxů.

iBox url Login Heslo
Adresa, kde je iBox spuštěn. Přihlašovací jméno do iBoxu. Heslo pro přihlášení do iBoxu.

Poznámky

  • Pro každý iBox musíte nastavit knihu, do které se jednotlivý typ dokladu má při importu uložit.
  • Doplněk Výměna dat iBox se přihlásí k definované schránce (pokud je jich více, tak se postupně přihlásí ke všem), zjistí všechny dosud nestažené zprávy od poslední stažené, stáhne je a naimportuje.
  • Po stažení je zpráva označená příznakem přečtená.
    • Přečtené zprávy se nestahují. Přečíst zprávu si můžete i z webového rozhraní aplikace iBox.

Pokud po stažení zprávy dojde k chybě během importu ISDOCX souboru, je tato zpráva označena jako přečtená a při dalším spuštění se přeskočí.

Nastavení importu v doplňku Výměna dat iBox

 

 

Související dokumenty