Doporučení pro práci s agendou Pokladna

Agenda Pokladna slouží k evidenci hotovostních dokladů a práci s jednotlivými pokladnami. Pro přehlednou a bezpečnou práci doporučujeme následující postupy.

Samostatná kniha pro každou pokladnu

Pro každou pokladnu založte vlastní knihu. Díky tomu můžete samostatně nastavit číselné řady, výchozí hodnoty nových dokladů i související knihy pro další návazné činnosti.

Při nastavení nové knihy doporučujeme:

  • nastavit vhodnou číselnou řadu,
  • zvážit oddělené číslování příjmových a výdajových pokladních dokladů,
  • zkontrolovat výchozí hodnoty nových záznamů a povolené typy dokladů.

Čísla dokladů musí být v rámci celého systému jedinečná. Pokud vedete více pokladen, je vhodné tuto skutečnost promítnout i do číslování dokladů.

Nastavení souvisejících knih

V nastavení knihy můžete definovat související knihy pro návazné zpracování dokladů. To je užitečné zejména při hotovostních úhradách vydaných a přijatých faktur.

Při práci s úhradami pak průvodce výběrem dokladů k úhradě automaticky nastavuje související pokladnu.

 Pokladní doklady s místem plnění EU

V agendě Pokladna lze účtovat pokladní doklady s místem plnění EU, které obsahují Reverse-charge pro DPH.

Pravidelná kontrola zůstatku pokladny

Při běžné práci průběžně kontrolujte zůstatek vybrané pokladny. Zůstatek zjistíte příkazem z nabídky Nástroje agendy(Agenda)/Zůstatek. Pokud vedete devizovou pokladnu, můžete zobrazit také zůstatek v cizí měně.

Pravidelná kontrola zůstatku pomáhá ověřit správnost zaevidovaných hotovostních pohybů a rychleji odhalit nesrovnalosti.

Vhodný způsob vystavení pokladního dokladu

Pokladní doklad můžete vytvořit několika způsoby podle situace:

  • jako samostatný nový doklad,
  • jako úhradu k již existujícímu skladovému nebo obchodnímu dokladu,
  • na základě objednávky nebo zakázky.

Při zakládání nového dokladu systém doplní typ dokladu, číslo dokladu a další výchozí hodnoty podle nastavení knihy. Po založení dokladu doplňte údaje na kartě Obecné, vložte položky na kartě Položky a zkontrolujte částky na kartě Součet.

 Úhrady neuhrazených dokladů provádějte přes průvodce

Pokud vystavujete pokladní doklad k dosud neuhrazenému dokladu, používejte Průvodce úhradou dokladů. Průvodce je dostupný z menu Nástroje agendy(Agenda) i z místní nabídky na kartě Obecné nebo Součet.

Tento postup usnadňuje výběr neuhrazených dokladů nebo jejich splátek a jejich vložení do položek nově vytvořeného pokladního dokladu.

Sledujte upozornění na vysoké hotovostní částky

Pokud je pokladní doklad vystaven na částku vyšší než 270 000 Kč, zobrazí se ve Variu varování. U dokladů v jiné měně se částka přepočítává podle kursovního lístku.

Upozornění pracuje s částkou na aktuálním dokladu. Při zadávání vyšších hotovostních částek proto věnujte zvýšenou pozornost kontrole dokladu ještě před jeho uložením.

Devizovou pokladnu pravidelně vyrovnávejte

Vedete-li pokladnu v cizí měně, používejte Průvodce kursovým vyrovnáním. V průvodci nejprve zadáte datum, ke kterému chcete vyrovnání provést, a poté měnu a kurs.

Na základě zadaných údajů Vario vypočítá kursový rozdíl a vystaví doklad pro jeho zaúčtování.

Využívejte související informace u dokladu

Na kartě Souvislosti můžete zobrazit návazné doklady. Pro doplnění informací k záznamu můžete využít také Deník událostí, Dokumenty a Úkoly.

Tím zůstávají důležité informace k pokladnímu dokladu pohromadě.

Export a import používejte z nabídky Externí data (Soubor)

Potřebujete-li data z agendy Pokladna exportovat nebo importovat, použijte funkce Externí data(Soubor)/Export dat a /Import dat.

Před spuštěním těchto funkcí doporučujeme ověřit, že pracujete ve správné knize a s odpovídajícím výběrem záznamů.

 Videa „best practices” na vzdělávacím portálu

Rádi bychom vás upozornili na možnost navštívit náš vzdělávací portál, kde najdete mnoho užitečných videí, která vám pomohou lépe pochopit a využít software Vario.

 

Související dokumenty